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Effizientes Dokumentenmanagement (DM)

In modernen Organisationen sind das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten unverzichtbare Prozessschritte im täglichen Geschäftsleben. Doch oft führt die zeitaufwändige Suche nach bereits archivierten Dokumenten zu unnötigen Verzögerungen und Frustrationen. Eine Lösung, die hier Abhilfe schafft, ist das digitale Dokumentenmanagement, beispielsweise in Form eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Dieses optimiert nicht nur die Prozesse und Workflows, sondern führt auch zu einem deutlich effizienteren Arbeitsalltag. Im Folgenden erfahren Sie, wie Unternehmen durch den Einsatz von elektronischer Archivierung von den Vorteilen eines effizienten Dokumentenmanagements profitieren können und welche grundlegenden Funktionen das Dokumentenmanagement erfüllt.
Dokumentenmanagement wird veranschaulicht, indem Person auf Laptoptastatur tippt und Symbole schwebend in 3D über der Tastatur angezeigt werden.
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Was ist Dokumenten­management (DM)?

  • Dokumentenmanagement (DM) bezieht sich auf die systematische Verwaltung von Informationen in Form von Dokumenten innerhalb einer Organisation. Dies umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von seiner Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Speicherung, Verteilung und Archivierung.
  • Digitales Dokumentenmanagement erweitert diesen Ansatz, indem es den Fokus auf die elektronische Verarbeitung von Dokumenten legt. Hierbei werden analoge Dokumente digitalisiert, und die gesamte Dokumentenverwaltung erfolgt elektronisch. Dies ermöglicht eine effizientere Bearbeitung, schnellere Suche nach Informationen sowie eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
  • Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind spezielle Softwarelösungen, die die Umsetzung des Dokumentenmanagements, insbesondere im digitalen Kontext, unterstützen. Ein DMS bietet Funktionen wie die elektronische Archivierung, Versionskontrolle, Zugriffssteuerung und Workflow-Automatisierung. Es dient als zentrale Plattform zur Organisation, Verwaltung und Sicherung von Dokumenten, um die Effizienz und Produktivität in Unternehmen zu steigern.
 

Im Kontext des modernen Geschäftsumfelds ist die Bedeutung effizienter Informationsverwaltung entscheidender denn je. Im Folgenden wird genauer auf zeitgemäßes digitales, softwaregestütztes Dokumentenmanagement eingegangen, um die Vorteile und Innovationen dieses Ansatzes näher zu beleuchten.

Definition: Dokumente im Kontext des Dokumenten­managements

Im Kontext des Dokumentenmanagements bezeichnet ein Dokument eine elektronische Datei, die Informationen enthält. Dies können Textdokumente, Tabellen, Bilder oder andere digitale Formate sein. Ein in einem Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, abgelegtes Dokument enthält jedoch nicht nur den reinen Inhalt, sondern auch zusätzliche Informationen, die als Metadaten bezeichnet werden. Metadaten sind zusätzliche Informationen, die ein Dokument im DMS begleiten. Diese Informationen sind dem Dokument zugeordnet und erleichtern die gezielte Suche, Organisation und Verwaltung. Beispiele für Metadaten sind Projektnummer, Erstelldatum, Version, Status, Kostenstelle, Prüfer usw. Die Verwendung von Metadaten erhöht die Effizienz im Dokumentenmanagement erheblich.

Dokumenten­verwaltung und ihr Unterschied zum Dokumenten­management:

Die Dokumentenverwaltung bezieht sich typischerweise auf die geordnete Ablage von zuvor erhaltenen oder erstellten Dokumenten, um sie später leicht wiederfinden zu können. Obwohl dies die Grundlage eines strukturierten Dokumentenmanagements bildet, deckt es nur einen begrenzten Teilbereich ab.

Im Gegensatz dazu unterscheidet sich ein umfassendes Dokumentenmanagement erheblich von einer simplen Dokumentenverwaltung und -ablage. Es zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es Informationen in Dokumenten aktiv nutzt, um Geschäftsprozesse aktiv zu überwachen und zu beeinflussen. Ein effektives Dokumentenmanagement bietet umfassende Unterstützung in verschiedenen Geschäftsbereichen.

In Unternehmen ohne ein systemgestütztes Dokumentenmanagement gestaltet sich die Aktualisierung und Bereitstellung von Informationen für alle relevanten Mitarbeiter oft als Herausforderung. Daten sind in diversen Medien (E-Mails, Briefe, Notizen usw.) verstreut und erreichen nicht immer alle zuständigen Mitarbeiter zeitnah und vollständig. Daher verdeutlicht sich die Notwendigkeit eines fortschrittlichen Dokumentenmanagements, das nicht nur die Ablage, sondern auch die aktive Nutzung von Informationen für Geschäftsprozesse ermöglicht. Ein solches Dokumentenmanagement automatisiert die Dokumentenverwaltung, optimiert die Archivierung und fördert die reibungslose Integration von Metadaten, was letztendlich zu einer effizienten Workflow-Lösung führt.

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Anforderungen an ein effektives Dokumenten­management:

Um Dokumente optimal zu managen, sind umfassende Funktionen notwendig, die über die reine Ablage hinausgehen. Ein effektives, systemgestütztes Dokumentenmanagement sollte bestenfalls die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Erfassung: Die nahtlose Erfassung von Dokumenten und Informationen aus verschiedenen Quellen ist entscheidend. Ein effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht eine schnelle und präzise Aufnahme von digitalen Dokumenten, Formularen, Bescheinigungen und vielem mehr.
  • Verwaltung: Die systematische Organisation und Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus ist unerlässlich. Dies beinhaltet die Zuordnung von Metadaten, um eine gezielte Suche und eine klare Strukturierung zu ermöglichen.
  • Speicherung und Bewahrung: Ein sicheres und zugängliches Speichersystem ist essenziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte die Möglichkeit bieten, Dokumente revisionssicher zu speichern und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
  • Ausgabe: Das gezielte Abrufen und die sichere Bereitstellung von Dokumenten sind Schlüsselelemente. Ein effektives Dokumentenmanagement ermöglicht eine schnelle Ausgabe von relevanten Informationen und trägt so zur Effizienzsteigerung bei.
 

Ein ganzheitliches digitales Dokumentenmanagement schafft somit die geeignete Grundlage für die Realisierung eines papierlosen Büros, da es die genannten Anforderungen im gesamten Dokumentenlebenszyklus abdeckt.

Arten von systemgestütztem Dokumenten­management

Je nach Anwendungsfall und Verwendungsart gibt es mehrere Arten von Dokumentenmanagementsystemen, die auf dem Markt verfügbar sind. Hierzu gehören:

Content-Management-Systeme (CMS)

  • Ein Content-Management-System ist eine Software oder Plattform, die es einem Benutzer ermöglicht, ihre digitalen Inhalte an einem einzigen Ort zu erstellen, zu aktualisieren, zu veröffentlichen, zu sortieren und zu speichern. Diese Systeme können für verschiedene Anwendungsfälle wie öffentliche Websites, mobile Anwendungen, Intranet, Microsites, HR-Portale usw. verwendet werden. Ein Beispiel für ein CMS ist WordPress.
 

Enterprise Content-Management (ECM)

  • Enterprise Content-Management (ECM) ist eine Art von Content-Management-System, das die Zeit als Parameter einbezieht und sich auf verschiedene Aspekte wie Workflow, Geschäftsregeln usw. konzentriert. Anwendungsfälle, für die ECMs genutzt werden, sind die Digitalisierung, Prozessmanagement, Workflow-Zentralisierung, Big Data usw
 

Records-Management-System (RMS)

  • Record-Management-Systeme werden häufig verwendet, um Aufzeichnungen regelmäßig zu pflegen, zu aktualisieren und zu vernichten, wenn es notwendig ist. Es handelt sich dabei um ein Werkzeug, das von Organisationen während des gesamten Lebenszyklus der Aufzeichnungspflege eingesetzt wird. Anwendungsfälle für ein Record-Management-System sind E-Mail-Archivierung, Verwaltung von sozialen Aufzeichnungen, rechtliche Aufbewahrungspflichten usw.
 

Workflow-Management-System (WMS)

  • Workflow-Management-Systeme sind Arten von Software oder Plattformen, die den Workflow in einer Organisation standardisieren, um eine optimale Effizienz zu erreichen. Sie bieten eine Infrastruktur, mit der die Organisation Aufgaben einrichten und deren Leistung messen kann. Anwendungsfälle für Workflow-Management-Systeme umfassen die Verwaltung von Verbindlichkeiten, die Erstellung von Bestellungen, die Generierung von Rechnungen usw. Ein Beispiel für ein WMS ist Asana.
 

Document Imaging System

  • In der Zeit nach Covid haben zahlreiche Organisationen den Weg in die Digitalisierung eingeschlagen, doch papierbasierte Aufgaben bleiben bestehen. Hierbei spielen Document Imaging Systeme, die beispielsweise mit IDP (Intelligent Document Processing) arbeiten, eine entscheidende Rolle. Diese Systeme scannen, sammeln, organisieren und verwalten Daten aus Papierdokumenten, um sie effizient in digitale Formate zu überführen. Ein fortgeschrittenes System ermöglicht nicht nur die einfache Umwandlung, sondern auch simultanen Zugriff für mehrere Benutzer sowie verbesserte Datenaggregation und -verwaltung aus verschiedenen Quellen.
  •  

Vorteile des digitalen Dokumenten­managements:

Dokumentenverwaltung:

  • Informationen aus verschiedenen Quellen (Papier, mündlich, elektronisch) werden zentral und strukturiert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
 

Archivierung von Dokumenten:

  • Dokumente sind bis zur Vernichtung nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist sicher in einem elektronischen Archiv (z.B., IBM, OpenText, SAP) revisionssicher abgelegt.
  • Änderungen an Dokumenten werden während ihres gesamten Lebenszyklus zuverlässig dokumentiert.
 

Elektronische Akte:

  • Das Herzstück des Dokumentenmanagements enthält alle Dokumente, Verträge, Informationen und Unterlagen übersichtlich zu jedem Vorgang.
  • Die Aktenstruktur ist pro Vorgangstyp definierbar, und Berechtigungen werden bis auf Feldebene geprüft.
 

Effiziente Suche:

  • Ein effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht eine schnelle Wiederauffindbarkeit durch indizierte Dokumente und vielfältige Suchfunktionen.
 

Aufgaben, Termine und Ablagefristen:

  • Automatische Termin- und Fristenüberwachung durch integrierte Workflows entlastet bei Prozessabläufen und Ad-hoc-Abstimmungen.
  • Aufgaben und Termine werden automatisch verwaltet und Benutzer benachrichtigt.
 

Compliance und Datenschutz (DSGVO):

  • Aufgaben und Termine werden automatisch verwaltet und Benutzer benachrichtigt.
  • Systemgestütztes Dokumentenmanagement sichert unternehmenseigene Anforderungen, berücksichtigt externe Compliance-Anforderungen und erfüllt Datenschutzstandards.
  • Die revisionssichere Archivierung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen spielen eine zentrale Rolle.
  • Effizientes Dokumentenmanagement unterstützt bei der Umsetzung der DSGVO, indem es Prozesse optimiert, die Datenverarbeitung transparent macht und Datenschutzanforderungen erfüllt.

Worauf ist zu achten, bevor man ein digitales Dokumenten­managementsystem beschafft?

Hier sind einige Aspekte, die man bei einem digitalen Dokumentenmanagementsystem beachten sollte, bevor man es für die eigene Organisation anschafft. Dazu gehören:

Anwendungsfall: Das digitale Dokumentenmanagementsystem sollte in der Lage sein, Mehrwert für den Anwendungsfall zu bieten, für den es in der Organisation angeschafft wird.

Flexibilität: Das System sollte flexibel genug sein, um den Anforderungen entsprechend angepasst werden zu können.

Skalierbarkeit: Das bereitgestellte System sollte während Spitzenzeiten skalierbar genug sein, um den Bedarf zu decken.

Funktionen: Die Features des digitalen Dokumentenmanagementsystems sollten die Produktivität und Effizienz der Organisation steigern.

SaaS-basiert: Es sollte von einem entfernten Standort aus über das Internet zugänglich sein. Dies ermöglicht es den Benutzern, von überall aus auf das System zuzugreifen und Daten zu aggregieren.

Preis: Der Preis sollte angemessen und im Einklang mit den Features sein, die die Lösung mitbringt. Es sollte in der Lage sein, den notwendigen Return on Investment zu bieten und sollte sicherlich nicht das vorherige Budgetlimit für vorherige Dokumentenverwaltungspraktiken überschreiten.

Branchen, die digitales Dokumenten­management nutzen:

In der modernen Welt profitiert nahezu jede Branche von digitalem Dokumentenmanagement. Ob es nun um Workflows in der „Fertigung & Produktion, die Verwaltung von Personalakten im Bereich Human Resources oder um Prozesse in „Logistik & Transport“ geht, als Faustregel gilt: Überall dort, wo viele Bearbeiter an unterschiedlichen Standorten mit zahlreichen Dokumenten arbeiten, leistet digitales Dokumentenmanagement enorme Unterstützung.

Fallbeispiel: Effizientes Dokumenten­management

Ein gutes Beispiel, um die Effizienz und Funktionalität des digitalen Dokumentenmanagements zu verdeutlichen, liefert der Blick auf Unternehmen, die bereits vor Ausbruch der Pandemie 2019 Dokumentenmanagementsysteme erfolgreich implementiert hatten. 

Je nach Branche erwies sich diese Entscheidung als besonders zeitgerecht, als Anfang März 2020 die Herausforderungen der weltweiten Pandemie begannen und der erste Lockdown folgte. Durch das fortschrittliche digitale Dokumentenmanagement konnten die Mitarbeiter nahtlos auf Dokumente zugreifen, nicht nur über interne Systeme, sondern auch über ein benutzerfreundliches Kundenportal. 

Die Implementierung des verbesserten Dokumentenmanagements erwies sich als äußerst nützlich, da Kunden und Mitarbeiter aufgrund von Beschränkungen vermehrt von zu Hause aus arbeiten mussten. Unternehmen konnten so nicht nur den Herausforderungen der aktuellen Situation begegnen, sondern auch die Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Wie funktioniert digitales Dokumenten­management?

Innerhalb eines Unternehmens existieren Informationen in verschiedenen Formen: entweder bereits elektronisch vorliegend oder noch in Papierform. Um diese Informationen in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu integrieren und die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu optimieren, sind bestimmte Schritte erforderlich. 

Der erste Schritt besteht im Erfassen der Informationen im DMS. Je nach Medienart erfolgt dies auf unterschiedliche Weise. Moderne Dokumentenmanagement-Software kann elektronische Informationen automatisch in das System übertragen. Bei papierbasierten Dokumenten kommt in der Regel ein Scanner mit Optical-Character-Recognition (OCR) zum Einsatz, um die digitale Erfassung zu ermöglichen. 

Die Erfassung richtet sich nach der Art des Dokuments oder des Informationstyps. Beispiele hierfür sind Informationen, die im Rahmen des Electronic Data Interchange (EDI) übertragen wurden, wie Verkaufsrechnungen, Frachtbriefe, Bestellungen, Versandmitteilungen, Kontoauszüge, Entwurfsspezifikationen, Versicherungsforderungen usw. Zwei weitere Beispiele sind das XRechnung- und das ZUGFeRD-2.0-Format, die strukturierte Daten im Bereich der digitalen Rechnungsformate darstellen, ähnlich wie die EDI-Formate.

Und hier kommen wir ins Spiel:

Mit unserer Lösung sind wir in der Lage, jede Art von Dokument zu verarbeiten, um die relevanten Informationen für Sie bereitzustellen. Intelligent Document Processing (IDP) stellt eine auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierende technologische Fähigkeit dar, komplexe und unstrukturierte Dokumente zu analysieren und zu verarbeiten. Unsere IDP-Lösung setzt auf eine Kombination verschiedener Technologien:

  1. Optical Character Recognition (OCR): Diese Technologie ermöglicht das Scannen und Konvertieren von Texten aus Bildern sowie gescannten Dokumenten in maschinenlesbare Formate.
  2. Natural Language Processing (NLP): NLP wird eingesetzt, um die menschliche Sprache zu verstehen, einschließlich der Grammatik, des Kontexts und der Semantik.
  3. Machine Learning (ML) und Künstliche Intelligenz (KI): Durch den Einsatz von ML und KI werden Muster erkannt und aus früheren Interaktionen gelernt, um zukünftige Anfragen besser verarbeiten zu können.
  4. Computer Vision: Diese Technologie ermöglicht das Verstehen und Interpretieren von visuellen Informationen, die in Form von gescannten Bildern oder Fotos vorliegen.

Warum Dokumenten­management mit IDP von ExB?

Intelligent Document Processing (IDP) ist die geschickte Verknüpfung moderner Softwareanwendungen aus Dokumentenmanagement-System (DMS), Robotic-Process-Automation (RPA) und künstlicher Intelligenz (KI). Bei der Umsetzung stehen wir Ihnen mit unserer Expertise zur Seite, denn: ExB ist die flexible Intelligent Document Processing (IDP) Plattform, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, Dokumente in Sekunden statt in Tagen zu verarbeiten und Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Für weitere Informationen treten Sie gerne mit uns in Kontakt. Wir freuen uns auf Sie!

Inhaltsverzeichnis

Geschrieben von:

Dr. Ramin Assadollahi

CEO & Gründer ExB

Dr. Ramin Assadollahi ist Computerlinguist, Erfinder und klinischer Psychologe und gilt als einer der KI-Vordenker in Deutschland.
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