Anna – Ihre virtuelle Sachbearbeiterin für Logistikdokumente
Anna bringt Ordnung in Ihre Papierflut – liest, prüft und verarbeitet Frachtbriefe, Zolldokumente & Co. vollautomatisch.
Rund um die Uhr, in gleichbleibender Qualität – und sofort bereit, Ihr Team spürbar zu entlasten.
Zuverlässigkeit
Verfügbarkeit
3 Vorteile, die Anna in Ihrem Team unverzichtbar machen
Anna liest, versteht und verarbeitet komplexe Logistikdokumente – sie erkennt alle wichtigen Daten und prüft diese automatisch, auch über mehrere Dokumente hinweg. Durch die komplette Automatisierung der Prozesse entlastet Anna Ihr Team nachhaltig.
Mindestens 70 % der Dokumente verarbeitet Anna von Beginn an komplett selbständig – zuverlässig, fehlerfrei und ohne manuelles Eingreifen. Nach den ersten Wochen im Einsatz lassen sich Automatisierungsraten von bis zu über 95% erreichen. So steigern Sie das Tempo und die Effizienz im Tagesgeschäft spürbar.
Anna erkennt, welche Dokumente sicher automatisiert verarbeitet werden können – und leitet nur unklare Fälle gezielt an Ihr Team weiter. So kombinieren Sie maximale Automatisierung mit voller Kontrolle.
So arbeitet Anna
Dokumente empfangen & Datenextraktion
Anna erhält Ihre Dokumente – egal ob eingescannt, per E-Mail, als PDF oder aus einem System.
Eingescannte und handschriftliche Dokumente sind für Anna ohne Probleme verarbeitbar.
Anna liest die Daten von jedem Dokument sorgfältig aus, extrahiert die relevanten Daten und versteht Zusammenhänge wie geübte Sachbearbeiter.
Prüfen & Abgleichen
Was sie liest, prüft sie auch: Anna gleicht die Werte zwischen verschiedenen Dokumenten ab (bspw. Lieferscheine, Rechnungen oder Frachtbriefe).
Anna achtet auf Mengen, Beträge, Adressen, Referenzen und alles, was in ihren Prozessen sonst noch wichtig ist.
Qualitätsprüfung & Entscheidung zur Weiterverarbeitung
Anna entscheidet selbstständig , ob ein Dokument vollständig und korrekt ist, um automatisch verarbeitet zu werden (Dunkelverarbeitung) – oder ob es zur Kontrolle an einen menschlichen Sachbearbeiter übergeben werden sollte (Human-in-the-Loop).
Bei Diskrepanzen, die eine Klärung erfordern (z.B. eine Rechnung, die nicht mit dem Lieferschein übereinstimmt), meldet sich Anna proaktiv und bittet um Klärung.
Dunkelverarbeitung
Anna braucht keine menschliche Unterstützung und übergibt die geprüften Daten automatisch an Ihr ERP-, TMS- oder DMS-System – ohne Medienbruch oder manuelles Eingreifen.
Mitarbeitende werden involviert
Ist sich Anna bei etwas nicht sicher – zum Beispiel bei widersprüchlichen Angaben oder fehlenden Informationen – informiert sie gezielt Ihre Mitarbeiter.
Über eine webbasierte Benutzeroberfläche zeigt Anna genau, um welche Dokumente es sich handelt.
Lernen & Verbessern
Unsere virtuelle Sachbearbeiterin Anna wird nicht müde, nicht ungenau und nicht ungeduldig.
Sie kann Erkenntnisse aus dem laufenden Betrieb nutzen, um die Dunkelverarbeitung auch auf schwierige oder besonders komplexe Dokumente auszuweiten.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Anna Ihre Prozesse optimieren kann.
Die passende Lösung für alle Logistikdokumente
Von Anna verarbeitet jede Art von Logistikdokument – unabhängig von Format, Qualität oder Sprache.
Wir verarbeiten alle Ihre Dokumente, inkl. Handelsrechnungen, Packlisten, Ursprungszeugnisse und Exportlizenzen
Beim NeoCargo Innovationstag hat unsere virtuelle Sachbearbeiterin Anna das Publikum begeistert – und wurde zur innovativsten Lösung 2025 gekürt.
Die Auszeichnung ist ein Meilenstein für unser Team – und zeigt, wohin jahrelange Erfahrung und Innovationsgeist in der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung für die Logistik führen können.
Unsere Kunden sprechen für sich
Erfahren Sie, wie Anna bereits heute Unternehmen in der Logistikbranche dabei hilft, ihre Dokumentenverarbeitung zu revolutionieren.
„Dank der Zusammenarbeit mit ExB konnten wir unsere E-Mail-Prozesse in Verbindung mit unserem Procurement-System enorm optimieren. Es ist, als ob wir eine digitale Verlängerung unseres Teams erhalten hätten, die unermüdlich und präzise arbeitet.”
„Dank der Software von ExB konnten wir die Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung in der Logistikbranche meistern. Die automatische Zuordnung von Auftragspapieren und die Generierung von Handlungsanweisungen für unsere Mitarbeiter haben unsere Prozesse signifikant vereinfacht und beschleunigt.“
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Anna auch Ihre Dokumentenverarbeitung revolutionieren kann.
Häufig gestellte Fragen
Alles was Sie über Anna wissen müssen – transparent und verständlich erklärt.
Anna nutzt Informationen aus verschiedenen Systemen – ERP, TMS oder DMS. Existierende Systeme lassen sich über APIs schnell anbinden und geben Anna den richtigen Kontext für ihre Arbeit:
Anbindung per REST-API oder über Standardformate (JSON, XML, EDI, CSV, XLSX)
Kompatibel mit SAP, CargoWise, ELO, DATEV, D.velop u. v. m.
Kein Umbau Ihrer Systeme nötig
Integration auch in hybride IT-Umgebungen möglich
So wird Automatisierung zum Teil Ihres Tagesgeschäfts – ohne zusätzliche Tools, ohne Kompromisse.
Anna wurde für sensible, geschäftskritische Prozesse entwickelt – deshalb erfüllt sie höchste Anforderungen an Datenschutz, Betriebssicherheit und Compliance:
100 % DSGVO-konform – Daten werden ausschließlich nach europäischen Standards verarbeitet
Flexible Hosting-Optionen – Cloud oder Private Cloud
Keine Weitergabe an Dritte – volle Kontrolle über alle Daten
Zugriffs-, Lösch- und Protokollierungskonzepte
Stabile Betriebsarchitektur – für hohe Volumina und kontinuierliche Verfügbarkeit
Erprobter Einsatz im produktiven Alltag – auch bei sicherheitskritischen Anwendungen
Mit Anna automatisieren Sie zuverlässig – ohne Risiko und mit voller Transparenz.
Anna verarbeitet selbständig, wo sie sich sicher ist, und fragt gezielt Ihre Mitarbeiter bei Unklarheiten (wie z. B. uneindeutigen handschriftlichen Korrekturen) oder Diskrepanzen. Anna nutzt dazu ihre Systemdaten (z.B. vorhandene Tournummern oder Datenblätter) und sucht proaktiv nach Diskrepanzen. So entsteht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine – ohne Kontrollverlust, ohne Medienbrüche:
Automatisch, wo möglich: Mindestens 70 % der Dokumente verarbeitet Anna komplett selbständig – mit hoher Präzision und validierten Ergebnissen.
Gezielte Übergabe bei Unsicherheiten: fehlende Angaben oder sich widersprechende Werte zeigt Anna in einer webbasierten Oberfläche an.
Intuitives Dashboard für den Überblick: Ihre Mitarbeiter sehen auf einen Blick, was automatisch lief – und wo Eingriffe nötig sind.
Lernfähiger Workflow: Wiederkehrende Sonderfälle können schnell in den Prozess übernommen werden – ohne großen Aufwand.
So entsteht echte Entlastung – und ein verlässliches Zusammenspiel aus KI und Erfahrung.
Anna misst ihren Erfolg in automatisierten Prozessen, nicht in extrahierten Feldern. Während existierende Intelligent Document Processing (IDP) Tools lediglich definierte Felder extrahieren, denkt Anna mit. Sie kennt die Besonderheiten logistischer Dokumente, prüft quer über mehrere Dateien hinweg und entscheidet selbst, wann menschliche Unterstützung gebraucht wird:
Ohne Vorlagen oder Training: Anna Funktioniert ab Tag 1, ganz ohne Setup oder Trainingsdaten.
End-to-End statt Einzellösung: Vom Dokumenteneingang bis zur strukturierten Übergabe an ERP, TMS oder DMS.
Mit Kontrolle & Transparenz: Mit der webbasierten Übersicht über Annas Arbeit bleibt Ihr Team jederzeit im Bild.
Bewährt in der Praxis: Hohe Automatisierungsquote, schnelle Integration, sofort messbarer Mehrwert, geringes Fehlerrisiko.
Kurz gesagt: Anna liefert nicht nur Daten – sie entlastet Ihr Team spürbar.
