Rechnungseingang automatisieren
Der Rechnungseingang, also der physische oder elektronische Empfang von Rechnungen sowie die anschließende Überprüfung, ist ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Es bietet sich an, diese Arbeitsschritte zu automatisieren. Das heißt: Anstatt Rechnungen manuell zu sortieren, zu prüfen und einzubuchen, können diese durch fortschrittliche Technologien automatisch verarbeitet werden.
Erfahren Sie in unserem Video, wie ExB Ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen kann.
In 99 Sekunden erklären wir, welche Vorteile KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bieten, wie die IDP-Technologie von ExB funktioniert, welche unterschiedlichen Lösungen wir anbieten und welche Dokumentenarten ExB verarbeiten kann.
Typische Anwendungsfälle unserer KI-Software
Ob Schadensfall, Beschaffungsprozess oder Rechnungsverarbeitung – unsere KI-basierte IDP-Plattform löst eine Vielzahl von Anwendungsfällen und hilft so Unternehmen dabei, Ihre Effizienz zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und Risiken zu reduzieren.
Lieferscheine
Können auch Lieferscheine verarbeitet werden? Ja, das ist kein Problem. Lieferscheine begleiten die gelieferten Waren und bestätigen, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden. Sie sind wichtig für den Abgleich mit der Rechnung, um sicherzustellen, dass die gelieferten Artikel mit den in Rechnung gestellten Artikeln übereinstimmen.
Ihre Vorteile mit KI Lösungen von ExB
Zahlen, die überzeugen: Diese vier Vorteile machen deutlich, wie unsere IDP-Plattform Ihr Unternehmen verbessert.
Die Automatisierung des Rechnungseingangs erfordert den Einsatz von Softwarelösungen, um den Prozess der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung eingehender Rechnungen zu digitalisieren und zu automatisieren.
Gerade Unternehmen, die regelmäßig oder wiederkehrend eine große Anzahl an Rechnungen verarbeiten, sollten darüber nachdenken, ihren Rechnungseingang zu automatisieren. Einige konkrete Beispiele für Rechnungen, für die sich eine automatische Verarbeitung insbesondere anbietet, sind:
- Rechnungen für Waren und Dienstleistungen: Unternehmen in Handel, Automotive und Fertigung erhalten und versenden Rechnungen für gekaufte oder verkaufte Waren und Dienstleistungen. Diese Rechnungen enthalten Details zu Produkten, Preisen, Mengen und Zahlungsbedingungen.
- Lieferantenrechnungen: Diese Rechnungen werden von Lieferanten ausgestellt und enthalten Details zu gelieferten Produkten oder erbrachten Dienstleistungen.
- Rechnungen von ärztlichen Behandlungen oder Versicherungen: Dazu gehören Routineuntersuchungen, Notfallbehandlungen, Arztrechnungen, chirurgische Eingriffe, Medikamentenkosten, Apothekenrechnungen und weitere medizinische Dienstleistungen.
- Werkstattrechnungen: Hierzu gehören unter anderem Rechnungen im KFZ-Versicherungsbereich.
Vorteile einer Automatisierung des Rechnungseingangs
Unternehmen stehen weiterhin vor der Herausforderung, manuelle und zeitaufwändige Prozesse zu bewältigen. Die Automatisierung des Rechnungseingangs ist eine Lösung, um die Effizienz und Genauigkeit zu verbessern. Indem Unternehmen ihren Rechnungseingang automatisieren, erlangen sie folgende Vorteile:
- Fehlerminimierung: Automatisierte Systeme reduzieren menschliche Fehler, die bei manuellen Prozessen auftreten können. Dadurch wird die Rechnungsverarbeitung genauer.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben werden Arbeitszeiten und somit Kosten minimiert.
- Schnellere Rechnungsverarbeitung: Automatisierte Systeme ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Zahlungen und somit eine bessere Liquiditätsplanung für Unternehmen.
- Höhere Compliance und Nachverfolgbarkeit: Automatisierte Systeme bieten eine bessere Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess hinweg, von der Erfassung bis zur Zahlung.
- Gesteigerte Kunden- und Lieferantenzufriedenheit: Eine schnellere und genauere Rechnungsverarbeitung kann die Beziehung zu Kunden und Lieferanten verbessern.
Automatisierung des Rechnungseingangs: So funktionierts
Die eingehenden Rechnungen werden zunächst erfasst und gegebenenfalls digitalisiert. Die eingescannten oder digitalen Rechnungen werden mittels einer auf OCR-basierten Technologie verarbeitet. Durch die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) werden die relevanten Daten von der Rechnung (wie z. B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferanteninformationen etc.) automatisch extrahiert, geprüft und in das Buchhaltungssystem eingebucht. So wird der Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe verringert und die Effizienz gesteigert. OCR ist eine bewährte Methode zur Automatisierung der Dateneingabe.
Nachdem die Rechnungen mittels OCR-basierter Technologie verarbeitet wurden, eröffnen der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Intelligent Document Processing (IDP) weitere Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung des Rechnungseingangsprozesses. Diese fortschrittlichen Technologien ermöglichen nicht nur die Digitalisierung und Klassifizierung der Rechnungen, sondern auch eine tiefergehende Analyse. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Intelligent Document Processing (IDP) kann der Rechnungseingang noch weiter automatisiert werden: Durch den Einsatz dieser Technologien können die eingehenden Rechnung nicht nur digitalisiert, sondern auch klassifiziert und auf Plausibilität geprüft werden, sowie Ausnahmen und Unstimmigkeiten erkannt werden.
KI-basierte Automation des Rechnungseingangs
Gerade ab rund 20.000 zu verarbeitenden Rechnungen pro Jahr bietet sich eine solche KI-basierte Dokumentenverarbeitung an. Intelligente Lösungen, wie die IDP-Plattform von ExB ermöglichen eine Automatisierung des Rechnungseingangs. ExB kombiniert verschiedene fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen (ML) miteinander. Die extrahierten Daten können im Anschluss nahtlos via API in bestehende Systeme integriert und so beispielsweise in bestehende Buchhaltungssysteme eingespeist werden.
Automatisierung des Rechnungseingangs mit IDP
Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht eine effiziente, genaue und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, die traditionell manuell und zeitaufwendig ist. Die Automatisierung des Rechnungseingangs mit IDP umfasst folgende Schritte:
Schritt 1: Rechnungsempfang und Datenextraktion
Digitale Erfassung und Datenextraktion: Rechnungen werden in digitaler Form empfangen, beispielsweise per E-Mail, und direkt erfasst. Physische Rechnungen werden gescannt und in ein digitales Format umgewandelt. Anschließend erfolgt die Datenextraktion mittels OCR, um Texte und Zahlen von der digitalen Rechnung zu erfassen.
Schritt 2: Datenverarbeitung und -erkennung
KI und ML-Verarbeitung: Die erfassten Daten werden mittels KI und Machine Learning (ML) analysiert. Dabei lernt das System, bestimmte Muster, Layouts und Schlüsselelemente von Rechnungen zu erkennen und zu interpretieren, wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerinformationen und Lieferantendaten. Die IDP-Plattform validiert und prüft die extrahierten Daten auf Vollständigkeit und Genauigkeit.
Schritt 3: Datenklassifizierung und -integration
Strukturierung und Klassifizierung: Die validierten Daten werden strukturiert und in das erforderliche Format für die weitere Verarbeitung umgewandelt. Dabei werden die Daten klassifiziert und den entsprechenden Kategorien oder Konten zugeordnet.
Die konvertierten und strukturierten Daten werden automatisch in die bestehenden Finanz- oder ERP-Systeme des Unternehmens integriert. Dies ermöglicht die automatische Verbuchung der Rechnungen und die Aktualisierung von Finanzdaten.
Schritt 4: Workflow und Genehmigungsprozess
Automatisierte Workflows: Basierend auf den integrierten Daten werden automatisierte Workflows ausgelöst, z. B. für die Genehmigung von Rechnungen. Das System kann Regeln anwenden, um zu bestimmen, welche Rechnungen automatisch genehmigt werden können und welche einer manuellen Prüfung bedürfen.
ExB bietet maßgeschneiderte Lösungen für nahezu jeden Anwendungsfall und hebt sich somit von anderen Softwarelösungen zur Automatisierung des Rechnungseingangs ab. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine kostenlose und unverbindliche Produktdemo.
Lohnt sich KI?
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„Dank der Software von ExB konnten wir die Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung in der Logistikbranche meistern. Die automatische Zuordnung von Auftragspapieren und die Generierung von Handlungsanweisungen für unsere Mitarbeiter haben unsere Prozesse signifikant vereinfacht und beschleunigt.“
„Dank der fortschrittlichen Technologie von ExB konnten wir AGILAs Herausforderungen in der Tierkrankenversicherung nicht nur bewältigen, sondern auch einen Mehrwert bieten. Die hohe Präzision und Automatisierung von ExBs KI-Extraktion war dabei ein entscheidender Faktor.“
„Wenn es um Innovation geht, sehen wir ExB als Vordenker im Bereich KI und IDP und als wertvollen Sparringspartner, der in der Lage ist, sich für die strategische Schlüsselrolle von Machine Learning und Automatisierung einzusetzen.”
„Dank der Zusammenarbeit mit ExB konnten wir unsere E-Mail-Prozesse in Verbindung mit unserem Procurement-System enorm optimieren. Es ist, als ob wir eine digitale Verlängerung unseres Teams erhalten hätten, die unermüdlich und präzise arbeitet.”
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