Die Basis dieser gesteigerten Effizienz bildet der Einsatz regelbasierter Logiken, wie beispielsweise „wenn-dann“-Regeln, mit denen Abläufe und Aufgaben automatisiert werden können. Ein anschauliches Beispiel findet sich im Kundenservice: Wenn eine Kundenanfrage per E-Mail eingeht, dann wird ein Ticket im System erstellt und an den entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen. Ein weiteres entscheidendes Werkzeug ist die bedingte Verzweigung: Hierbei werden basierend auf unterschiedlichen Bedingungen, wie zum Beispiel spezifischen Kundensegmenten oder Produktkategorien, verschiedene Aktionen ausgeführt. Dies führt zu maßgeschneiderten Lösungsansätzen.
Die Workflow Automation ermöglicht es, Produktivität zu steigern, Fehler zu minimieren und Ressourcen optimal zu nutzen. Durch die präzise Steuerung von Aufgaben wird die Grundlage für ein agiles und effizientes Unternehmensmanagement geschaffen.
Arten der Workflow Automatisierung
Es kann zwischen statischer und dynamischer Workflow Automatisierung unterschieden werden: Statische Automatisierung bezieht sich auf vordefinierte Prozesse, die in wiederkehrenden Situationen eingesetzt werden. Hierbei werden keine externen Variablen berücksichtigt, sondern lediglich „wenn-dann“-Regeln befolgt. Bei der dynamischen Automatisierung werden flexible und anpassbare Automatisierungsregeln eingesetzt. So kann auf sich ändernde Bedingungen und komplexe Szenarien eingegangen werden.
Die dynamische Automatisierung reagiert nicht nur auf bestimmte Wörter oder Daten, sondern kann auch Kontext und Semantik erfassen, um maßgeschneiderte Aktionen auszulösen. Dies verdeutlicht folgendes Beispiel: Ein Unternehmen, das Verträge verschiedener Lieferanten verwaltet, kann durch Dynamische Workflow Automatisierung unter Berücksichtigung von Echtzeitdaten und sich ändernden Bedingungen eine flexible Verarbeitung sicherstellen: Anstatt nur auf festgelegte Lieferzeitpunkte zu reagieren, kann die Workflow Automation variable Faktoren wie den aktuellen Lagerbestand berücksichtigen.
Vorteile der Workflow Automatisierung
Die Automatisierung von Workflows bietet eine Vielzahl an Vorteilen:
- Zeitersparnis: Durch die automatische Ausführung von Aufgaben werden zeitraubende manuelle Schritte eliminiert und somit Arbeitszeiten verkürzt.
- Fehlerminimierung: Durch die Automatisierung (repetitiver) Tasks werden menschliche Fehler reduziert.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Arbeitsabläufe laufen reibungsloser und ohne Verzögerung. Die nahtlose Abfolge von Schritten gewährleistet eine effiziente Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit.
- Skalierbarkeit: Workflow Automation kann flexibel an wachsende Anforderungen angepasst werden: Neue Aufgaben können problemlos in bestehende Abläufe integriert und zusätzliche Schritte hinzugefügt werden.
- Kostensenkung: Die Automatisierung von Aufgaben führt zu einer Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands. Dadurch können Personalkosten reduziert werden.
- Transparenz: Die Workflow Automation ermöglicht eine klare Nachverfolgung von Aufgaben und Prozessen.
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Anwendungsbereiche der Workflow Automatisierung
Die Einsatzgebiete der Workflow-Automatisierung sind vielfältig und keineswegs branchenspezifisch. Im täglichen Betriebsgeschäft kann die Workflow-Automatisierung das Verteilen von Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter je nach Fälligkeit, Workload und anderen Kriterien unterstützen.
Im Finanzwesen beispielsweise kann die Workflow-Automatisierung die Verarbeitung von Rechnungen sowie die Freigabe von Zahlungen optimieren. Sie übernimmt eine entscheidende Rolle, da durch die Automatisierung des gesamten Prozesses (von der Erfassung von Rechnungsdaten bis hin zur finalen Freigabe der Zahlung) Fehler reduziert und Verzögerungen vermieden werden.
Auch im Gesundheitswesen eröffnet die Automatisierung von Workflows vielfältige Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen: So kann beispielsweise die Automatisierung von Abrechnungsprozessen die korrekte Abrechnung von medizinischen Leistungen mit Krankenkassen erleichtern. Somit wird der bürokratische Aufwand für Krankenhäuser und Arztpraxen reduziert.
Ein weiteres Anwendungsbeispiel der (statischen) Workflow Automatisierung findet sich in der Dokumentenverarbeitung: Eingehende Anfragen, die das Wort „Beschwerde“ enthalten, können automatisch an den Kundendienstleister oder das Qualitätsmanagement weitergeleitet werden.
In der Logistikbranche bietet die Lieferkettenoptimierung (Supply Chain) ein anschauliches Beispiel für dynamische Workflow Optimierung. Hierbei werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, um auf sich ändernde Bedingungen (z. B. Lagerbestände, Transportrouten) schnell zu reagieren.
In allen Branchen bzw. Unternehmen mit Buchführungspflicht ist die Automatisierung der Buchhaltung ein sehr rentables Automatisierungsbeispiel.
RPA vs. Workflow Automatisierung
Robotic Process Automation (RPA) ist darauf ausgelegt, einzelne Aufgaben und Tasks zu automatisieren. RPA-Systeme zielen darauf ab, bestimmte wiederkehrende Handlungen, die ansonsten manuell durchgeführt werden müssten, zu übernehmen. Hierunter fällt zum Beispiel das Aktualisieren von Informationen in Datenbanken.
Die Workflow-Automatisierung hingegen kümmert sich um eine ganze Reihe an Aufgaben und übernimmt nicht nur einzelne, isolierte Tasks, sondern berücksichtigt die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Schritten eines Prozesses. Workflow Automation ermöglicht eine nahtlose Abwicklung von komplexen Prozessen und kann Entscheidungspunkte miteinander verbinden.
Workflow Automatisierung mit KI & ExB
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