Mit einem Jahresumsatz von rund 50 Millionen Euro und der Belieferung von über 45 Zentrallagern namhafter Einzelhändler war klar: Ohne digitale Prozesse drohen Engpässe, Zeitverluste – und langfristig ein Wettbewerbsnachteil.
Die Realität vor dem Umbruch: Papierflut, händische Prozesse, wachsender Druck
Woche für Woche stapelten sich Frachtpapiere im Büro. Fahrer lieferten sie persönlich an, Mitarbeitende sortierten, scannten, legten ab. Und suchten später oft stundenlang nach Originalbelegen im Archivkeller.
Die Bearbeitung von Transportaufträgen, Lieferscheinen und Palettenscheinen war ein echter Ressourcenfresser:
Eingehende PDFs mussten manuell ins Transportmanagementsystem übertragen werden
Nach abgeschlossenen Touren wurden Papiere händisch geprüft – auf Vollständigkeit, Unterschriften, Stempel
Palettenbewegungen? Nur durch mühsames Abtippen von Notizen und handschriftlichen Kommentaren dokumentierbar
Parallel verschärfte der Fachkräftemangel die Situation. Die Folgen Überlastete Teams, stockende Prozesse und eine zunehmend unflexible Organisation. Wachstum? Kaum denkbar unter diesen Bedingungen.
Die Wende: Automatisierte Dokumentenverarbeitung von ExB
Die Lösung kam mit einem klaren Ziel: den kompletten Frachtpapierprozess intelligent automatisieren – schnell, zuverlässig und ohne aufwendige Systemwechsel.
Das Unternehmen entschied sich für eine Intelligent-Document-Processing-Lösung (IDP) von ExB. Nach nur drei Monaten war das Projekt live:
🔄 Automatisierte Dokumentenverarbeitung:
Automatische Klassifizierung und Verarbeitung von Artikellisten, Lieferscheinen und Palettenscheinen
Erkennung auch handschriftlicher Inhalte durch trainierte KI-Modelle
Permanente Optimierung durch Feedback-Schleifen
Vollständige Integration in bestehende DMS- und TMS-Systeme
🚛 Optimierter Workflow:
Fahrer scannen Dokumente direkt vor Ort
Die KI übernimmt Klassifizierung, Datenextraktion und Weiterleitung
Alle Informationen stehen am nächsten Morgen digital zur Verfügung – auch für Kunden
📦 Drei-Stufen-Ansatz für maximale Effizienz:
Transportaufträge: Lade- und Entladestellen, Sendungsdaten und Preise werden automatisch ausgelesen
Frachtpapierprüfung: KI erkennt fehlende Unterschriften, prüft Stempel und meldet Unstimmigkeiten
- Palettenverwaltung: Bewegungen werden automatisch erfasst und mit der Buchhaltung abgeglichen
Die Ergebnisse:
Die Einführung der KI-Lösung machte sich schnell bezahlt:
⏱️ 75 % Zeitersparnis: 100 Aufträge benötigen statt 3 Stunden nur noch 30 Minuten
💸 66 % geringere Personalkosten: Nur noch eine statt drei Personen benötigt – bei steigender Kapazität
🚀 Höhere Effizienz: 80–100 Aufträge pro Stunde, voll digital
🔍 Mehr Datenqualität: Automatische Prüfungen minimieren Fehler, manuelle Nacharbeit ist selten nötig
Was das Unternehmen gelernt hat
„Die automatische Zuordnung von Auftragspapieren hat unsere Prozesse signifikant vereinfacht und beschleunigt. Es ist, als hätten wir eine digitale Team-Erweiterung, die nie müde wird“, so der Geschäftsführer.
Wichtige Erfolgsfaktoren:
Iteratives Vorgehen: In nur acht Wochen live – dank schrittweiser Einführung
Mitarbeitereinbindung: Frühzeitige Workshops und Tests sicherten die Akzeptanz
Nahtlose Integration: Kein Systemwechsel nötig, keine Kompromisse
Kontinuierliche Optimierung: Die KI lernt – und wird täglich besser
Fazit: Digitalisierung wird zum Wettbewerbsvorteil
Diese Success Story zeigt, was möglich ist, wenn Technologie und Prozesse Hand in Hand gehen. Die manuelle Bearbeitung von Frachtpapieren? Vergangenheit.
Heute arbeitet das Unternehmen schneller, fehlerfreier und skalierbarer – und ist bereit für weiteres Wachstum.
👉 Für andere Logistikunternehmen mit ähnlichen Herausforderungen gilt:
Die Automatisierung lohnt sich. Weniger Aufwand, geringere Kosten, bessere Daten – und mehr Raum für das, was wirklich zählt: das operative Geschäft und zufriedene Kunden.
