Relevante Dokumententypen
für die Logistikpraxis
In Logistikprozessen fällt täglich eine Vielzahl verschiedener Dokumente an – von Transportpapieren über Lieferscheine bis zu offiziellen Zolldokumenten. Jedes dieser Dokumente enthält strukturierte Informationen über Waren, Transporte, Empfänger, Absender oder rechtliche Vorgaben, die für nachgelagerte Prozesse wie Abrechnung, Zollanmeldung oder Reporting essenziell sind.
Damit Warenbewegungen korrekt abgewickelt und automatisiert verarbeitet werden können, ist es wichtig, diese Dokumente zunächst zu erkennen und in den richtigen Kontext einzuordnen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht typischer Logistikdokumente, die besonders häufig in der täglichen Praxis auftreten und die Grundlage vieler automatisierter Workflows bilden.
Frachtbriefe und CMR-Dokumente
Was ist das? Der Frachtbrief dokumentiert den Transport von Waren und dient als Vertrag zwischen Versender und Spediteur. Bei grenzüberschreitenden Transporten kommt der CMR-Frachtbrief zum Einsatz – ein standardisiertes europäisches Dokument.
Wichtige Daten:
- Name und Adresse von Absender und Empfänger
- Art und Menge der transportierten Güter
- Transportweg und verwendetes Transportmittel
- Besondere Transporthinweise oder Einschränkungen
Dahinterliegende Prozesse: LKW-Fahrer müssen informiert werden, welche Ladung wohin transportiert wird und was dabei zu beachten ist. Gleichzeitig dient das Dokument als Nachweis für Zoll, Steuer und Haftungsfragen.
Vorteile der Automatisierung
✅Digitale Archivierung statt Papierberge
✅ Automatische Weiterleitung relevanter Informationen
✅ Schnittstelle zwischen Papier- und Digitalprozessen
✅ Sofortige Verfügbarkeit für alle Beteiligten
Lieferscheine und Wiegescheine
Was ist das? Der Frachtbrief dokumentiert den Transport von Waren und dient als Vertrag zwischen Versender und Spediteur. Bei grenzüberschreitenden Transporten kommt der CMR-Frachtbrief zum Einsatz – ein standardisiertes europäisches Dokument.
Wichtige Daten:
- Name und Adresse von Absender und Empfänger
- Art und Menge der transportierten Güter
- Transportweg und verwendetes Transportmittel
- Besondere Transporthinweise oder Einschränkungen
Dahinterliegende Prozesse: LKW-Fahrer müssen informiert werden, welche Ladung wohin transportiert wird und was dabei zu beachten ist. Gleichzeitig dient das Dokument als Nachweis für Zoll, Steuer und Haftungsfragen.
Vorteile der Automatisierung
✅Digitale Archivierung statt Papierberge
✅ Automatische Weiterleitung relevanter Informationen
✅ Schnittstelle zwischen Papier- und Digitalprozessen
✅ Sofortige Verfügbarkeit für alle Beteiligten
Transportaufträge
Was ist das? Der Transportauftrag ist die interne Anweisung an die Logistik, bestimmte Waren von A nach B zu transportieren. Er enthält alle notwendigen Informationen für die Durchführung.
Wichtige Daten:
- Abhol- und Lieferadresse
- Transporttermine
- Ladungsdetails und Gewicht
- Besondere Behandlungshinweise
- Kontaktdaten der Ansprechpartner
Dahinterliegende Prozesse: Koordination zwischen Lager, Transport und Empfänger. Basis für Tourenplanung und Fahrzeugdisposition.
Vorteile der Automatisierung
✅ Automatische Tourenoptimierung
✅ Echtzeitinformationen für alle Beteiligten
✅ Reduzierte Koordinationsaufwände
Seefrachtbriefe
Was ist das? Das wichtigste Dokument im internationalen Seehandel. Es dient gleichzeitig als Frachtvertrag, Empfangsbestätigung und Eigentumsnachweis für die transportierte Ware.
Wichtige Daten:
- Versender und Empfänger (Shipper/Consignee)
- Beschreibung der Waren
- Anzahl Container oder Packstücke
- Verschiffungshafen und Bestimmungshafen
- Schiffsinformationen
Dahinterliegende Prozesse: Zollabwicklung, Dokumentation für Versicherungen, Grundlage für Zahlungen im internationalen Handel.
Vorteile der Automatisierung
✅ Beschleunigte Zollabwicklung
✅ Automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen
✅ Integration in Supply Chain Management
EU-Exportlisten und Zolldokumente
Was ist das? Offizielle Dokumente für den grenzüberschreitenden Warenverkehr innerhalb und außerhalb der EU. Sie dokumentieren, welche Waren das Land verlassen.
Wichtige Daten:
- Warenbeschreibung und Zolltarifnummern
- Wert und Gewicht der Waren
- Ursprungsland und Bestimmungsland
- Exporteur und Empfänger
Dahinterliegende Prozesse: Zollrechtliche Abwicklung, statistische Erfassung des Außenhandels, Basis für Umsatzsteuerbefreiungen.
Vorteile der Automatisierung
✅ Automatische Plausibilitätsprüfungen
✅ Direkte Übermittlung an Zollbehörden
✅ Reduzierte Fehlerquote bei komplexen Zolltarifnummern
Der gemeinsame Nenner:
Zeitersparnis und Fehlerreduktion
Alle diese Dokumente haben eines gemeinsam: Sie enthalten strukturierte Daten, die sich perfekt automatisiert verarbeiten lassen. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis:
Dokumente werden „live“ verarbeitet, statt stundenlang manuell abgetippt zu werden. - Weniger Fehler:
Menschen prüfen nur noch, statt alles neu einzugeben. Flüchtigkeitsfehler gehören der Vergangenheit an. - Bessere Verfügbarkeit:
Digitale Dokumente sind sofort für alle Beteiligten verfügbar. - Nachvollziehbarkeit:
Automatische Archivierung schafft lückenlose Dokumentation.
Die Logistikbranche steht vor einem Wendepunkt: Wer heute noch manuell arbeitet, verliert morgen den Anschluss. Die Technologie ist da – es geht nur noch darum, sie richtig einzusetzen.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung
mit KI
Die fünf gezeigten Dokumenttypen haben eines gemeinsam: Ihre Datenstruktur ist ideal für automatisierte Verarbeitung. Und genau da setzt ExB an – mit sofort einsetzbaren KI-Modellen, speziell für die Logistik.
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