So funktioniert Anna – die virtuelle Sachbearbeiterin
Anna automatisiert Ihre Dokumentenprozesse von Anfang bis Ende: Sie versteht Inhalte im Kontext, prüft gegen Systemdaten und übergibt Ergebnisse strukturiert an ERP, TMS oder DMS. Startklar ab Tag 1 ohne Training und ohne Vorlagen. Mit Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klarer Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI.
Mehr als Felderkennung – Anna denkt mit
Anna versteht Belege im Zusammenhang, prüft übergreifend zwischen Dokumenten und trifft Entscheidungen. Nur bei Unklarheiten bindet sie Ihr Team gezielt ein.
Klassische IDP-Tools lesen Felder. Anna versteht Inhalte. Sie erkennt, was zusammengehört – etwa Bestellung, Lieferschein und Rechnung – und gleicht Werte mit Ihren Stammdaten ab.
Sichere Fälle werden automatisch an ERP, TMS oder DMS übergeben, offene Punkte zeigt sie transparent an. So entsteht ab dem ersten Tag echte Entlastung, ohne Vorlagen oder Trainingsdaten.
So arbeitet Anna
Dokumente empfangen & Datenextraktion
Anna erhält Ihre Dokumente – egal ob eingescannt, per E-Mail, als PDF oder aus einem System.
Eingescannte und handschriftliche Dokumente sind für Anna ohne Probleme verarbeitbar.
Anna liest die Daten von jedem Dokument sorgfältig aus, extrahiert die relevanten Daten und versteht Zusammenhänge wie geübte Sachbearbeiter.
Prüfen & Abgleichen
Was sie liest, prüft sie auch: Anna gleicht die Werte zwischen verschiedenen Dokumenten ab (bspw. Lieferscheine, Rechnungen oder Frachtbriefe).
Anna achtet auf Mengen, Beträge, Adressen, Referenzen und alles, was in ihren Prozessen sonst noch wichtig ist.
Qualitätsprüfung & Entscheidung zur Weiterverarbeitung
Anna entscheidet selbstständig , ob ein Dokument vollständig und korrekt ist, um automatisch verarbeitet zu werden (Dunkelverarbeitung) – oder ob es zur Kontrolle an einen menschlichen Sachbearbeiter übergeben werden sollte (Human-in-the-Loop).
Bei Diskrepanzen, die eine Klärung erfordern (z.B. eine Rechnung, die nicht mit dem Lieferschein übereinstimmt), meldet sich Anna proaktiv und bittet um Klärung.
Dunkelverarbeitung
Anna braucht keine menschliche Unterstützung und übergibt die geprüften Daten automatisch an Ihr ERP-, TMS- oder DMS-System – ohne Medienbruch oder manuelles Eingreifen.
Mitarbeitende werden involviert
Ist sich Anna bei etwas nicht sicher – zum Beispiel bei widersprüchlichen Angaben oder fehlenden Informationen – informiert sie gezielt Ihre Mitarbeiter.
Über eine webbasierte Benutzeroberfläche zeigt Anna genau, um welche Dokumente es sich handelt.
Lernen & Verbessern
Unsere virtuelle Sachbearbeiterin Anna wird nicht müde, nicht ungenau und nicht ungeduldig.
Sie kann Erkenntnisse aus dem laufenden Betrieb nutzen, um die Dunkelverarbeitung auch auf schwierige oder besonders komplexe Dokumente auszuweiten.
Erleben Sie Anna in Aktion
In diesem Demo-Auszug zeigt Holger Trittenbach von ExB, wie unsere KI-Sachbearbeiterin Anna Logistikdokumente verarbeitet: von der Extraktion über TMS-Abgleiche bis zur intelligenten Entscheidung, wann menschliches Zutun nötig ist. Sehen Sie live, wie Anna Zeit spart, Fehler reduziert und Ihre Teams entlastet.
Zusammenarbeit, Daten, Anbindung und Sicherheit auf einen Blick
Wie Anna im Alltag arbeitet, wie sie Ihre Systeme nutzt und warum Sie sich auf ihren Betrieb verlassen können
Gezielte Einbindung, klarer Überblick
Bessere Entscheidungen durch Ihre Daten
Schnell verbunden, produktiv im Alltag
Über APIs und Standardformate lässt sich Anna einfach an SAP, CargoWise, ELO, DATEV, d.velop, Lobster, SharePoint und mehr anbinden. So entsteht Automatisierung ohne Umbau Ihrer IT.
Für sensible Prozesse gebaut
Weniger Last, mehr Wirkung im Tagesgeschäft
