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5 Vorteile von automati­sierter E-Mail-Verar­beitung durch KI

Die moderne Geschäftswelt ist geprägt von einer immensen Menge an Informationen, die in verschiedenen Dokumentenarten – von PDFs über Faxe bis hin zu gescannten Papierdokumenten – übermittelt werden. In vielen Fällen findet der Informationsaustausch per E-Mail statt, wobei relevante, oft unstrukturierte Dokumente als Anhang mitgesendet werden. Die Verwaltung dieser Informationsflut kann für Unternehmen jeder Größe eine Herausforderung sein, da sie viel Zeit beansprucht und zu Produktivitäts- und Umsatzeinbußen führen kann.
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Die moderne Geschäftswelt ist geprägt von einer immensen Menge an Informationen, die in verschiedenen Dokumentenarten – von PDFs über Faxe bis hin zu gescannten Papierdokumenten – übermittelt werden. In vielen Fällen findet der Informationsaustausch per E-Mail statt, wobei relevante, oft unstrukturierte Dokumente als Anhang mitgesendet werden. Die Verwaltung dieser Informationsflut kann für Unternehmen jeder Größe eine Herausforderung sein, da sie viel Zeit beansprucht und zu Produktivitäts- und Umsatzeinbußen führen kann. Hier kommt Intelligent Document Processing (IDP) (auch bekannt als automatisierte Dokumentenverarbeitung) ins Spiel. Mit einer KI-gestützten Software wie ExB können eingehende E-Mails automatisch verarbeitet werden, während gleichzeitig eine effizientere Kommunikation mit Kunden und Partnern gewährleistet wird. 

Wie funktioniert die automatisierte E-Mail-Verarbeitung mit IDP?

Die Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) kombiniert verschiedene Arten von Künstlicher Intelligenz – einschließlich Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) – um typische Aufgaben bei der E-Mail-Verarbeitung erledigen zu können. Konkret heißt das, dass IDP automatisch Dokumente aller Art scanntanalysiert und klassifiziert. Dabei extrahiert die Software auch relevante Informationen aus den Dokumenten, um sie an die entsprechende Abteilung oder den richtigen Sachbearbeiter weiterzuleiten. Beispielsweise könnte eine Rechnung automatisch an die Buchhaltung geleitet werden, während ein Vertragsdokument zum Rechtsberater des Unternehmens geht.

Eine Platt­form,
un­endliche Möglich­­keiten.

ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.

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Welche Vorteile bietet eine automatisierte E-Mail-Verarbeitung?

Die Automatisierung der Posteingangsverwaltung bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:

1. Zeitersparnis

Die automatische Klassifizierung und Weiterleitung von E-Mails reduziert den manuellen Aufwand erheblich, wodurch Zeit gespart wird. Die KI-Software übernimmt die Aufgabe, den Inhalt der eingehenden E-Mails zu analysieren, zu sortieren und an die richtige Person weiterzuleiten. Dadurch können Mitarbeiter ihre Zeit für wertvollere Aufgaben nutzen, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigert. Außerdem kann eine größere Anzahl von E-Mails in einer kürzeren Zeit verarbeitet werden, wodurch die Skalierbarkeit des Unternehmens verbessert wird.

2. Fehlerminimierung

Menschliche Fehler bei der E-Mail-Verarbeitung sind nicht ungewöhnlich. Oft sind es zu viele Informationen, die in kürzester Zeit verarbeitet werden müssen, was zu Zeitdruck und Fehleranfälligkeit führt. Durch die Automatisierung können diese Fehler minimiert oder sogar vermieden werden. IDP ist in der Lage, Muster zu erkennen und E-Mails präzise und konsistent entsprechend den voreingestellten Regeln und Parametern zu verarbeiten. Dadurch wird die Genauigkeit verbessert, und es entstehen weniger Fehler, die zu Missverständnissen oder Verzögerungen führen könnten.

3. Schnellere Reaktionszeiten

Die Automatisierung beschleunigt den gesamten Prozess der E-Mail-Verarbeitung erheblich. E-Mails werden sofort nach Empfang klassifiziert, priorisiert und an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Dadurch können Kundenanfragen, Mails von Geschäftspartnern oder andere wichtige Anliegen schneller bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit erhöht, Kooperation angenehmer gestaltet und das Unternehmen insgesamt agiler macht.

4. Optimierte Workflows

Intelligent Document Processing ermöglicht außerdem eine bessere Organisation und Nachverfolgung von E-Mails. Sie kann E-Mails mit ähnlichem Inhalt oder Thema gruppieren, relevante Informationen extrahieren und sie in bestimmten Datenbanken oder Systemen ablegen. Dies führt zu optimierten Workflows und einem reibungslosen Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens.

5. Konformität

Viele Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte E-Mails aufzubewahren und zu archivieren. Die automatische Erfassung und Archivierung aller eingehenden E-Mails erleichtert folglich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien. IDP kann auch dabei helfen, sensible oder vertrauliche Informationen zu identifizieren und angemessen zu behandeln, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Zusammenfassend ermöglicht die automatisierte E-Mail-Verarbeitung durch IDP eine effizientere Nutzung von Ressourcen, eine verbesserte Genauigkeit und schnellere Reaktionszeiten sowie eine erleichterte Einhaltung von Vorschriften. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und Effizienz im Unternehmen und verbessert letztendlich die Kundenzufriedenheit.

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Automatisierte E-Mail-Verarbeitung von ExB

Bei ExB bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Verarbeitung mit unserer eigenen Intelligent-Document-Processing-Software zu automatisieren. Unsere KI-basierte Plattform lässt sich in diversen Branchen einsetzen und kann jegliche Art von Dokumenten verarbeiten – sei es gescannte oder fotografierte Dokumente, E-Mail-Anhänge, Finanzdokumente oder Kundenanfragen. Unsere KI lässt sich leicht in bestehende Prozesse integrieren und bietet ein hohes Maß an Individualität. Das ultimative Ziel ist es, Dokumente letztendlich in Sekunden statt in Tagen zu verarbeiten. 

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Inhaltsverzeichnis

Geschrieben von:

Dr. Ramin Assadollahi

CEO & Gründer ExB

Dr. Ramin Assadollahi ist Computerlinguist, Erfinder und klinischer Psychologe und gilt als einer der KI-Vordenker in Deutschland.
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