Dokumentenverarbeitung ist ein unverzichtbares Element im Logistikbetrieb, entwickelt sich jedoch häufig zum limitierenden Engpass, der Unternehmen an effizientem Wachstum hindert. Während Waren fließen, stapeln sich die Papierberge. Moderne KI-Technologie bietet praxisorientierte Lösungen für diese Herausforderung – selbst für Unternehmen ohne vorherige Erfahrung mit Künstlicher Intelligenz (KI).
Warum Dokumentenautomatisierung in Betracht ziehen?
Jedes Logistikunternehmen hat Erfahrungen mit den Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung. Vielleicht kennen Sie den saisonalen Ansturm, wenn sich Dokumente schneller stapeln, als Ihr Team sie bewältigen kann. Oder die ständige Sorge, neue Mitarbeiter zu finden und einzuarbeiten, um die wachsenden Dokumentenmengen zu bewältigen. Diese Herausforderungen sind nicht bloß Unannehmlichkeiten – sie signalisieren, dass ein Unternehmen von einer Automatisierung profitieren könnte. Hier einige typische Situationen, die darauf hindeuten, dass ein Umdenken hilfreich sein könnte:
Wachsendes Dokumentenvolumen
Möglicherweise hat Ihr Unternehmen mit saisonalen Versandspitzen zu kämpfen, bei denen die Dokumentenmenge drastisch zunimmt, oder Ihr Geschäft wächst schneller als die Kapazitäten Ihres Teams. Wenn die Dokumentenverarbeitung zum Wachstumshemmnis wird, ist Automatisierung nicht mehr nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung, sondern eine strategische Notwendigkeit.
Personalflexibilität
Qualifizierte Mitarbeiter für die Dokumentenverarbeitung zu finden und zu halten wird zunehmend schwierig. Wenn Teammitglieder während der Grippesaison ausfallen oder Stellen unbesetzt bleiben, kämpft das verbleibende Personal damit, die Dokumentenmengen fristgerecht zu verarbeiten. Automatisierung sorgt für Beständigkeit und Zuverlässigkeit und stellt sicher, dass Ihre Abläufe unabhängig von der Personalsituation reibungslos weiterlaufen.
Bessere Kontrolle und Compliance
Manuelle Dokumentenverarbeitung erzwingt häufig pragmatische Kompromisse – beispielsweise werden oft nur hohe Rechnungen gründlich mit Transportaufträgen und Ausschreibungen abgeglichen, während kleinere Transaktionen nur oberflächlich geprüft werden. Durch Automatisierung können Sie alle Dokumente mit derselben Gründlichkeit prüfen, was die Kostenkontrolle verbessert und die Einhaltung von Vorgaben bei sämtlichen Transaktionen sicherstellt.
Wie KI-gestützte Dokumentenverarbeitung funktioniert
Bei der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung hilft es, zu verstehen, wie ein KI-System Ihre Dokumente verarbeitet. Diese Schritte werden Ihnen bekannt vorkommen, wenn Sie bisher manuell gearbeitet haben – sie entsprechen der Arbeit Ihres Teams, nur automatisiert:
Alles beginnt damit, Ihre Dokumente in eine digitale Form zu bringen. In der Praxis ist dieser Prozess nicht immer einfach. Fahrer machen vielleicht schnelle Fotos von CMR-Frachtbriefen mit ihren Smartphones, Lagermitarbeiter scannen Dokumente hastig ein, und oft finden sich handschriftliche Notizen oder Stempel auf den Papieren. Die gute Nachricht: Moderne KI-Systeme bewältigen diese realen Dokumententypen bemerkenswert gut. Wie wir in unserem Artikel „Die neue Ära der Dokumentenautomatisierung: Warum KI der traditionellen OCR überlegen ist“ erläutern, kann heutige KI mit allen Dokumentenlayouts arbeiten, schlechte Fotoqualität verarbeiten und sogar handschriftliche Notizen lesen.
Dokumentenorganisation
Zunächst kümmert sich das System um die Dokumentenorganisation. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine PDF-Datei, die mehrere Dokumente für eine einzige Sendung enthält – etwa einen Seefrachtbrief, eine Handelsrechnung und eine Packliste, alle in einer einzigen Datei zusammengefasst. Das KI-System muss diese in einzelne Dokumente aufteilen. Dies ist entscheidend, da jeder Dokumenttyp unterschiedliche Informationen enthält und unterschiedlich behandelt werden muss.
Dokumentenerkennung
Als nächstes folgt die Dokumentenerkennung. Erfahrene Mitarbeiter betrachten ein Dokument und erkennen sofort, ob es sich um einen Frachtbrief oder eine Rechnung handelt. Ein KI-System leistet dasselbe durch Klassifizierung, die bestimmt, wie jedes Dokument verarbeitet werden sollte. Dies ist wichtig, da Sie aus verschiedenen Dokumenttypen unterschiedliche Informationen extrahieren – beispielsweise Containernummern aus Frachtbriefen, Beträge aus Rechnungen und Mengen aus Packlisten.
Datenextraktion
Der Kernschritt ist die Datenextraktion, bei der das System die spezifischen Informationen, die Sie benötigen, aus jedem Dokument liest und erfasst. Denken Sie daran, was Ihr Team normalerweise überprüft oder in Ihre Systeme eingibt, wie z.B. Referenznummern, Daten, Beträge, Containernummern und so weiter. Ein KI-System kann so konfiguriert werden, dass es diese Informationen findet und extrahiert – selbst wenn sie an unerwarteten Stellen oder in ungewöhnlichen Formatierungen auftauchen.
Rückgabe verarbeiteter Ergebnisse
Der letzte Schritt ist die Rückgabe verarbeiteter Ergebnisse, wobei das System alle extrahierten und verifizierten Informationen in das Format umwandelt, das ihr Workflow benötigt. Überlegen Sie, wie Ihr Team heute mit Dokumenten umgeht. Vielleicht aktualisieren Sie Excel-Tabellen zur Sendungsverfolgung oder geben Informationen manuell in Ihr Transportmanagementsystem ein. Ob Sie eine einfache Tabelle zur Überprüfung benötigen oder die Informationen direkt in Ihr TMS einfließen sollen – ein Automatisierungssystem gewährleistet präzise Datenübertragung ohne wiederholtes Kopieren und Einfügen.
Erste Schritte: Der praktische Einstieg
Der Einstieg in die Dokumentenautomatisierung ist oft einfacher als gedacht. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung für den Start.
Klein anfangen und validieren
Bei ExB empfehlen wir, mit einem einfachen Extraktionsfall zu beginnen, um zu sehen, wie unsere KI Ihre Dokumente verarbeitet. Wählen Sie einen in Ihrem Betrieb häufigen Dokumenttyp, beispielsweise Handelsrechnungen oder Frachtbriefe. Unser System ist bereits auf Logistikdokumente vortrainiert, sodass Sie die Extraktionsgenauigkeit sofort mit Ihren Dokumenten testen können. Dieser Test erfordert keine komplexe Einrichtung, Trainingsperioden oder kommerzielle Verpflichtungen – laden Sie einfach einige Dokumente hoch und betrachten Sie die Ergebnisse.
Integrationspunkte definieren
Nach der Prüfung der Extraktionsqualität gilt es zu bewerten, wie die Automatisierung in Ihre täglichen Abläufe eingebunden werden kann. Ermitteln Sie zunächst die wichtigsten Anforderungen und Schnittstellen für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe.
Eingehende Dokumente
Wie gelangen Dokumente in das Automatisierungssystem? Beispielsweise durch das Senden von E-Mails mit Anhängen, das Hochladen von Dateien über eine Weboberfläche oder die Einrichtung automatisierter Dateiübertragungen via SFTP. Die beste Lösung ist die, die sich am natürlichsten in Ihren bestehenden Dokumentenfluss einfügt.
Verarbeitete Ergebnisse
In welchem Format benötigen Sie die extrahierten Daten? Übliche Optionen umfassen Excel-Tabellen für manuelle Überprüfung, strukturierte Dateien für Systemintegration oder direkte Verbindung zu Ihrem Transportmanagementsystem (TMS).
Verarbeitungsgeschwindigkeit
Überlegen Sie, wie sich die Dokumentenverarbeitung in Ihre täglichen Abläufe einfügt und wie Ihre Verarbeitungsvolumina schwanken. Benötigen Sie Informationen sofort, etwa wenn Sie eine Sendung auf den Weg bringen und diese Dokumentenprüfungen schnell abschließen müssen? Oder besteht Ihre Herausforderung eher in der effizienten Bearbeitung großer Stapel, wie der Verarbeitung hunderter Lieferdokumente, die jeden Montagmorgen eintreffen?
Viele Betriebe stehen vor beiden Szenarien: dringende Dokumente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, plus jene vorhersehbaren, aber umfangreichen Stapel, die in regelmäßigen Abständen auf Ihrem Schreibtisch landen. Sowohl sofortige Verarbeitung als auch die Bewältigung großer Stapel sind mit modernen KI-Lösungen möglich. Ein klares Bild von Ihren Spitzenvolumina und zeitlichen Anforderungen hilft dabei, eine Lösung zu finden, die zu Ihrem Betrieb passt.
Erfolg messen
Mit etablierten Integrationspunkten besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass Ihr System die benötigte Genauigkeit liefert.
Ein guter Ansatz ist, mit einer kleinen Auswahl repräsentativer Dokumente zu beginnen und Ihr Team die extrahierten Daten sorgfältig prüfen zu lassen – um zu kontrollieren, dass Daten, Zahlen, Namen und andere wesentliche Details korrekt erfasst werden. Dies vermittelt einen ersten Eindruck von der Systemleistung und hilft, notwendige Anpassungen zu identifizieren.
Sobald Sie überprüft haben, dass die Automatisierung bei einer kleinen Stichprobe gut funktioniert, besteht der nächste Schritt darin, sie an einer breiteren Auswahl Ihrer Dokumente zu testen. So sehen Sie, wie sie mit realen Variationen umgeht – inklusive der „Problemfälle“, der verwackelten Fotos oder der Dokumente mit ungünstigen Stempeln. Die gute Nachricht: Ihre Automatisierungsplattform vereinfacht diesen Schritt, indem sie automatisch die Genauigkeit für Ihren gesamten Dokumentensatz bewertet. Diese Bewertungen fungieren wie ein Leistungszeugnis, das Ihnen einen klaren Überblick verschafft, wie gut das System Informationen extrahiert und verarbeitet. Eine kurze Durchsicht des Berichts hilft Ihnen festzustellen, ob die Extraktionsqualität Ihren Anforderungen entspricht.
Profi-Tipp
Hier ein Ratschlag aus vielen erfolgreichen Automatisierungsprojekten: Bleiben Sie pragmatisch! Ja, einige Informationen müssen unbedingt perfekt sein, wie Geldbeträge, die Zahlungen beeinflussen, oder Containernummern für die Sendungsverfolgung. Jedoch kann das Bestehen auf nahezu perfekter Genauigkeit für jedes einzelne Feld Ihr Projekt unnötig verlangsamen und Frustration verursachen. Für viele Arten von Informationen, wie allgemeine Beschreibungen oder Notizen, ist eine perfekte Extraktion nicht zwingend erforderlich. Nach unserer Erfahrung erzielen Unternehmen die besten Ergebnisse, wenn sie der Präzision bei ihren wirklich essentiellen Datenpunkten Priorität einräumen.
Noch besser: Ihre bestehenden Systeme helfen oft dabei, KI-extrahierte Ergebnisse zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise Daten aus Ihrem Transportmanagementsystem der Automatisierungslösung zur Verfügung stellen, können fehlende Informationen verifiziert oder ergänzt werden, was effektiv eine 90%-genaue Extraktion in eine 100% zuverlässige Automatisierung verwandelt.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Testen Sie es mit Ihren Dokumenten
Die Logistik-Dokumentenverarbeitung befindet sich inmitten einer bedeutenden Transformation. Aufgaben, die früher stundenlange manuelle Arbeit erforderten, wie das Erfassen von Daten aus Frachtbriefen oder die Überprüfung von Rechnungsbeträgen, können jetzt dank Künstlicher Intelligenz mit hoher Genauigkeit automatisiert werden.
Bei ExB haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Kraft der KI für Logistikunternehmen jeder Größe zugänglich zu machen. Unser Ziel ist es, die Automatisierung von Dokumenten-Workflows so schnell und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Keine langwierigen Projekte oder großen Budgets nötig – beginnen Sie mit nur wenigen Beispieldokumenten und bringen Sie Ihre erste Automatisierung in nur wenigen Minuten zum Laufen.
Bereit, Automatisierung selbst zu erleben? Kontaktieren Sie uns, und wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie Sie Ihren spezifischen Anwendungsfall automatisieren können. Lassen Sie uns zeigen, wie viel Zeit und Mühe Sie sparen können, wenn Sie die Dokumentenverarbeitung unserer KI überlassen.
