Automatisierte Rechnungsprüfung
Die manuelle Prüfung von Eingangsrechnungen ist oft zeitintensiv, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen in der Buchhaltung.
Erfahren Sie in unserem Video, wie wir Ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen kann.
In 99 Sekunden erklären wir, welche Vorteile KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bietet, wie unsere IDP-Technologie funktioniert, welche unterschiedlichen Lösungen wir anbieten und welche Dokumentenarten wir verarbeiten können.
Typische Anwendungsfälle unserer KI-Software
Ob Schadensfall, Beschaffungsprozess oder Rechnungsverarbeitung – unsere KI-basierte IDP-Plattform löst eine Vielzahl von Anwendungsfällen und hilft so Unternehmen dabei, Ihre Effizienz zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und Risiken zu reduzieren.
Lieferscheine
Können auch Lieferscheine verarbeitet werden? Ja, das ist kein Problem. Lieferscheine begleiten die gelieferten Waren und bestätigen, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden. Sie sind wichtig für den Abgleich mit der Rechnung, um sicherzustellen, dass die gelieferten Artikel mit den in Rechnung gestellten Artikeln übereinstimmen.
Ihre Vorteile mit KI-Lösungen von ExB
Zahlen, die überzeugen: Diese vier Vorteile machen deutlich, wie unsere IDP-Plattform Ihr Unternehmen verbessert.
Die automatisierte Rechnungsprüfung bietet eine effiziente Lösung: Durch den Einsatz moderner Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und Künstlicher Intelligenz (KI) werden Eingangsrechnungen digital erfasst, auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Pflichtangaben geprüft und mit Bestellungen abgeglichen. Der gesamte Prozess, von der Prüfung bis zur automatischen Freigabe, Zahlung und Archivierung der Rechnungen, wird durch automatisierte Workflows optimiert. Unternehmen profitieren nicht nur von erheblichen Zeiteinsparungen und der Reduzierung manueller Fehler, sondern auch von einer höheren Transparenz, einem optimierten Cashflow und einer verbesserten Compliance.
Was bedeutet Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung ist ein wichtiger Bestandteil der Finanz- und Buchhaltungsprozesse in Unternehmen. Sie dient dazu, die Richtigkeit und Vollständigkeit von Eingangsrechnungen zu überprüfen, bevor Zahlungen vorgenommen werden. Die Rechnungsprüfung erfolgt sowohl nach formellen als auch nach sachlichen Kriterien.
Bei der formellen Rechnungsprüfung wird geprüft, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben wie Rechnungsnummer, Datum und Steuersatz ordnungsgemäß angegeben sind.
Die sachliche Rechnungsprüfung stellt sicher, dass die Rechnung mit den erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren übereinstimmt und keine Fehler bei Beträgen oder vertraglichen Vereinbarungen vorliegen. Erst nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe erfolgt die Zahlung der Rechnung. Eine gründliche Rechnungsprüfung ist entscheidend, um Fehler in Eingangsrechnungen zu vermeiden, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen und mögliche Risiken wie Betrug vorzubeugen. Sie trägt zur finanziellen Transparenz und zum effizienten Ausgabenmanagement bei und schützt das Unternehmen vor finanziellen Verlusten.
Darüber hinaus ist eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung notwendig, um die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften und regulatorischer Compliance-Anforderungen zu gewährleisten.
Was bedeutet KI-basierte automatisierte Rechnungsprüfung?
Die KI-basierte automatisierte Rechnungsprüfung optimiert die Kreditorenbuchhaltung durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie KI, Maschinelles Lernen (ML) und OCR. Diese Lösungen automatisieren den gesamten Prüfprozess von Eingangsrechnungen, wodurch manuelle Fehler reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routineaufgaben entlastet werden.
Moderne Software, wie die IDP-Plattform von ExB, extrahiert Rechnungsdaten automatisch und überprüft sie auf Richtigkeit, Vollständigkeit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zudem erfolgt ein automatischer Abgleich der Eingangsrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Auftragsbestätigungen, um sicherzustellen, dass alle Vertragskonditionen eingehalten wurden. So können fehlerhafte Rechnungen oder Unstimmigkeiten in Echtzeit erkannt und zurückgewiesen werden.
Die digitale Rechnungsprüfung umfasst dabei nicht nur die Erfassung und Prüfung von Rechnungen, sondern auch deren Freigabe, Buchung und Archivierung, was eine vollständige Automatisierung der Finanzprozesse ermöglicht und die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung erheblich steigert.
Automatisierung der Rechnungsprüfung: So funktioniert‘s
Die automatisierte Rechnungsprüfung mithilfe von Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht eine schnelle, präzise und fehlerfreie Prüfung von Eingangsrechnungen. Intelligente Lösungen, wie die , kombinieren Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen, um den gesamten Prüfprozess zu automatisieren. Die digitale Rechnungsprüfung mit IDP umfasst dabei folgende Schritte:
- Rechnungseingang und Datenextraktion: Rechnungen gelangen in verschiedenen Formaten ins Unternehmen, z. B. als Papierdokumente, PDF-Dateien oder EDI-Formate. Eingangsrechnungen in Papierform werden gescannt und digitalisiert, während digitale Formate direkt importiert werden. Anschließend erfolgt die Datenextraktion mittels OCR, um Texte und Zahlen von der digitalen Rechnung zu erfassen. Mithilfe von OCR-Technologie werden relevante Daten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Beträge automatisch ausgelesen und für die weitere Rechnungsverarbeitung
- Abgleich der Rechnungen: Durch den Einsatz von KI und ML werden die extrahierten Rechnungsdaten analysiert. Die Software vergleicht die Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestell- und Lieferdaten sowie den vertraglichen Vereinbarungen. Dabei wird geprüft, ob die berechneten Beträge, Mengen und Preise korrekt sind und mit den ursprünglichen Bestellungen übereinstimmen. Abweichungen, wie falsche Beträge oder fehlende Positionen, werden sofort erkannt und markiert.
- Automatische Genehmigung und Freigabe der Rechnung: Nach der erfolgreichen Validierung wird die Rechnung in den automatisierten Genehmigungsprozess überführt. Über vordefinierte Workflows wird automatisch entschieden, welche Rechnungen direkt zur Zahlung freigegeben werden können und welche einer manuellen Prüfung durch die zuständigen Fachabteilungen bedürfen. Fehlerfreie Rechnungen werden umgehend zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet, während abweichende oder fehlerhafte Eingangsrechnungen zur manuellen Klärung weitergeleitet werden. Der automatisierte Freigabeprozess sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Prüfung, wodurch Verzögerungen bei der Zahlungsfreigabe vermieden werden.
- Zahlungsabwicklung und digitale Archivierung: Nach der Genehmigung der Rechnung wird der Zahlungsprozess automatisch angestoßen, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen. Gleichzeitig erfolgt die digitale Archivierung der Rechnung, die nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zur Dokumentation erfüllt, sondern auch eine schnelle und effiziente Suche und Verwaltung der Rechnung ermöglicht.
Vorteile einer automatisierten Rechnungsprüfung
Die automatisierte Rechnungsprüfung bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Prozesssicherheit erheblich steigern. Durch den Einsatz von Software für die digitale Rechnungsprüfung können Unternehmen ihre Workflows automatisieren, manuelle Tätigkeiten reduzieren und Fehlerquellen minimieren. Unternehmen, die auf digitale Softwarelösungen zur Rechnungsprüfung setzen, verschaffen sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil und legen den Grundstein für eine zukunftsfähige und effiziente Finanzbuchhaltung. Die wesentlichen Vorteile umfassen:
- Reduzierung von Fehlerquoten: Die automatisierte Rechnungsprüfung ermöglicht eine schnelle und präzise Überprüfung von Eingangsrechnungen auf Plausibilität, Korrektheit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die automatische Validierung von Rechnungsdaten, wie etwa der Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen, reduziert menschliche Fehler und sorgt für eine effiziente und fehlerfreie Rechnungsbearbeitung. Die digitale Rechnungsprüfung steigert somit die Sicherheit und Genauigkeit der Buchhaltungsprozesse und senkt das Risiko von Doppelzahlungen oder Zahlungsverzögerungen.
- Erhöhte Transparenz und Compliance: Die automatisierte Rechnungsprüfung steigert die Transparenz in der Buchhaltung durch eine lückenlose Dokumentation aller Transaktionen. Die Integration von Compliance-Regeln in automatisierte Rechnungsprüfungsprozesse stellt zudem sicher, dass alle Eingangsrechnungen systematisch auf gesetzliche Vorgaben sowie interne Richtlinien geprüft werden. Diese Automatisierung hilft, Compliance-Risiken zu minimieren und schützt Unternehmen vor kostspieligen Fehlern, die zu rechtlichen Problemen führen könnten.
- Zeiteffizienz und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung können Unternehmen den Zeitaufwand für manuelle Prüfprozesse erheblich reduzieren und den gesamten Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess von Rechnungen schneller und effizienter zu gestalten. Dies führt zur Freisetzung wertvoller Ressourcen und einer Steigerung der Produktivität. Gleichzeitig werden Fehlerquellen minimiert und der Aufwand für Korrekturen verringert, was zu erheblichen Einsparungen bei den Kosten für Fehlerbehebungen führt
. Automatisierte Systeme zur Rechnungsprüfung gewährleisten zudem eine schnellere Zahlungsabwicklung, indem sie sicherstellen, dass Zahlungen termingerecht und ohne Verzögerungen erfolgen.
Automatisierte Rechnungsprüfung mit ExB
Die IDP-Software von ExB nutzt IDP, um Rechnungen zu analysieren, relevante Informationen zu extrahieren und diese automatisch mit Ihren Systemdaten abzugleichen. Unsere KI-basierte IDP-Plattform vergleicht Rechnungsdaten mit Lieferantenverträgen und internen Buchhaltungsrichtlinien, erkennt Abweichungen und informiert umgehend die verantwortlichen Mitarbeiter.
ExB bietet eine Lösung für die automatisierte Rechnungsprüfung, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Unsere IDP-Plattform extrahiert und validiert Daten aus allen Arten von Rechnungen, erkennt Unstimmigkeiten und weist automatisch auf Fehler hin. Die Softwarelösung lässt sich nahtlos in bestehende Finanz- oder ERP-Systeme integrieren, sodass der gesamte Rechnungsprüfungsprozess effizient und fehlerfrei abläuft. Mit ExB profitieren Sie nicht nur von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen durch automatisierte Workflows, sondern gewährleisten auch die Einhaltung aller Compliance-Vorgaben und minimieren das Risiko finanzieller Verluste aufgrund manueller Fehler.
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Lohnt sich KI?
Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in unseren Alltag und entsprechende Lösungen werden in den nächsten Jahren ein selbstverständlicher Baustein des digitalen Wandels in Großunternehmen und auch im deutschen Mittelstand. Doch lohnt sich KI auch für Ihr Unternehmen?
„Dank der Software von ExB konnten wir die Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung in der Logistikbranche meistern. Die automatische Zuordnung von Auftragspapieren und die Generierung von Handlungsanweisungen für unsere Mitarbeiter haben unsere Prozesse signifikant vereinfacht und beschleunigt.“
„Dank der fortschrittlichen Technologie von ExB konnten wir AGILAs Herausforderungen in der Tierkrankenversicherung nicht nur bewältigen, sondern auch einen Mehrwert bieten. Die hohe Präzision und Automatisierung von ExBs KI-Extraktion war dabei ein entscheidender Faktor.“
„Wenn es um Innovation geht, sehen wir ExB als Vordenker im Bereich KI und IDP und als wertvollen Sparringspartner, der in der Lage ist, sich für die strategische Schlüsselrolle von Machine Learning und Automatisierung einzusetzen.”
„Dank der Zusammenarbeit mit ExB konnten wir unsere E-Mail-Prozesse in Verbindung mit unserem Procurement-System enorm optimieren. Es ist, als ob wir eine digitale Verlängerung unseres Teams erhalten hätten, die unermüdlich und präzise arbeitet.”
Weitere Informationen zur automatisierten Rechnungsprüfung mit ExB
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