Checkliste: Ist meine Logistik IDP-ready?

Prüfen Sie mithilfe unserer Checkliste, ob Ihr Unternehmen bereit ist, automatisierte Dokumentenverarbeitung erfolgreich einzuführen und zu nutzen:

1. Haben Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse klar im Blick? 

IDP entfaltet seinen Nutzen dort, wo es Engpässe, Medienbrüche oder unnötige manuelle Aufwände gibt. Voraussetzung: Sie wissen genau, welche Dokumente in Ihrem Unternehmen anfallen, wie sie verarbeitet werden und wo es hakt. Eine strukturierte Prozessaufnahme – idealerweise mit einem erfahrenen Partner – ist der erste Schritt.

2. Gibt es digitale Schnittstellen für Ihre Workflows? 💻

IDP arbeitet am effektivsten in digitalen Umgebungen. Papierbasierte Prozesse sind nicht per se ein Ausschlusskriterium – mit Scans lassen sich auch physische Dokumente automatisiert verarbeiten. Doch je mehr systemische Anknüpfungspunkte bestehen, desto besser funktioniert die Integration. Haben Sie bereits ein ERP-, TMS- oder DMS-System im Einsatz? Ein Pluspunkt.

3. Wie steht es um Ihre Datenqualität? 

Eine oft unterschätzte Herausforderung. IDP lebt von Daten – und leidet unter unvollständigen, veralteten oder fehlerhaften Informationen. Überprüfen Sie, ob Ihre Stammdaten aktuell sind, ob Ihre Dokumente standardisiert vorliegen und ob Metadaten korrekt gepflegt werden. Saubere Daten bedeuten bessere Erkennung, schnellere Verarbeitung und weniger manuelle Nachbearbeitung.

4. Gibt es internes Know-how zu KI und IDP? 🧠

Sie müssen keine eigene Data-Science-Abteilung aufbauen. Aber: Ein Grundverständnis für Funktionsweise, Potenziale und Grenzen von KI-Systemen hilft, realistische Erwartungen zu setzen – und intern für Akzeptanz zu sorgen. Schulungen, Webinare und externe Sparringspartner können helfen, das nötige Basiswissen im Team aufzubauen.

5. Gibt es eine zentrale Projektverantwortung? 

IDP-Projekte brauchen klare Verantwortlichkeiten. Wer treibt das Thema voran? Wer ist zuständig für Auswahl, Implementierung und Weiterentwicklung? Wer kümmert sich um das Stakeholder-Management? Ohne eine zentrale Ansprechperson laufen Projekte Gefahr, sich zu verzetteln oder zu versanden.

6. Haben Sie einen konkreten Use Case für den Einstieg? 🚛

Starten Sie nicht mit der größten Herausforderung – sondern mit einem klar umrissenen Anwendungsfall. Ideale Pilotprozesse sind häufige, standardisierte Dokumenttypen mit hohem manuellem Aufwand. Zum Beispiel: die Verarbeitung von Frachtbriefen, Eingangsrechnungen oder Zollpapieren. So lassen sich schnelle Erfolge erzielen und der Business Case beweisen.

7. Können Sie auf bestehende Systeme aufbauen? 

Automatisierte Dokumentenverarbeitung ist kein Inselsystem. Es entfaltet seine volle Wirkung dann, wenn es in bestehende Systeme integriert werden kann. Achten Sie bei der Anbieterauswahl auf Schnittstellen-Kompatibilität, Integrationsfähigkeit und Flexibilität. Moderne Plattformen wie ExB bringen APIs, Konnektoren und Templates für zahlreiche Systeme bereits mit.

8. Ist Ihr Team bereit für Veränderung? 👥

Technik ist das eine – Change Management das andere. Akzeptanz entsteht durch Einbindung, Schulung und transparente Kommunikation. Nehmen Sie Ängste ernst, machen Sie Erfolge sichtbar und geben Sie Raum für Fragen. Nur so wird IDP nicht als Bedrohung, sondern als Entlastung wahrgenommen.

9. Planen Sie schrittweise Skalierung? 

Automatisierte Dokumentenverarbeitung ist kein Big-Bang-Projekt. Wer zu viel auf einmal will, riskiert Überforderung. Erfolgreiche Unternehmen starten klein, lernen aus ersten Projekten und skalieren dann gezielt. Wichtig: Dokumentieren Sie Erfolge, quantifizieren Sie Nutzen und bauen Sie intern ein skalierbares Rollout-Modell auf.

10. Haben Sie realistische Erwartungen? ⏳

IDP kann viel – aber nicht alles sofort. Rechnen Sie mit Anlaufphasen, Iterationen und einem gewissen Aufwand zu Beginn. Aber: Der Return on Investment (ROI) kommt meist schneller, als gedacht. Vor allem dort, wo Prozesse heute noch stark manuell laufen, zeigt sich das Potenzial besonders deutlich.