Papierchaos, manuelle Dateneingabe, verlorene Informationen? Schluss damit! In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit automatisierter Dokumentenverarbeitung (IDP) Ihre Logistikprozesse radikal verschlanken, Fehler eliminieren und den kompletten Weg vom Wareneingang bis ins ERP-System automatisieren – und das ganz einfach.
Wo es heute noch hakt
In jeder Phase dieser Lieferkette – vom Wareneingang über den Transport bis zur möglichen Retoure – spielen Dokumente eine zentrale Rolle. Lieferscheine, Frachtbriefe, Zolldokumente oder Palettenetiketten begleiten die Ware. Doch diese Dokumente liegen in den unterschiedlichsten Formaten vor: mal als PDF, mal als eingescanntes Papier, mal handschriftlich ergänzt, oft in verschiedenen Sprachen. Sie stammen aus unterschiedlichen Systemen, die selten direkt miteinander „sprechen“ können.
Das Ergebnis:
Unternehmen brauchen Mitarbeiter, die sich darum kümmern. müssen eingreifen. Sie tippen Daten und gleichen Informationen ab, scannen Dokumente ein oder schicken sie per E-Mail weiter. Genau hier entstehen die sogenannten Medienbrüche – also Unterbrechungen im digitalen Informationsfluss.
Was das für Unternehmen bedeutet
Diese Brüche haben ganz konkrete Folgen:
- ❗Manuelle Erfassung: Mitarbeitende verbringen viel Zeit damit, Daten von einem System ins andere zu übertragen. Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
- ⚠️ Fehlerquellen: Wo Menschen Informationen per Hand übertragen, passieren zwangsläufig Fehler – ein Zahlendreher, ein vergessenes Feld, ein falsch gesetzter Haken.
- 🕒 Zeitverlust: Prozesse verlangsamen sich. Entscheidungen ziehen sich in die Länge. Die Reaktionsfähigkeit auf Kundenwünsche oder Lieferengpässe sinkt.
- 🔍 Intransparenz: Informationen liegen verstreut vor – in E-Mails, Excel-Tabellen oder Papierstapeln. Eine durchgängige Übersicht über den aktuellen Status fehlt.
Der Wendepunkt:
Was wäre, wenn Dokumente mitreisen könnten?
Stellen Sie sich vor, das ERP-System wäre im Moment der Anlieferung bereits im Bilde: Artikelnummern, Mengen, Absender – alles automatisch erkannt. Kein Scannen. Kein Tippen. Keine Rückfragen.
🧠 IDP bringt Struktur ins Dokumentenchaos
Intelligent Document Processing (IDP) löst das Problem am Ursprung: Es liest, versteht und verarbeitet Dokumente automatisch. Ob PDF, Scan oder E-Mail – IDP verwandelt Inhalte in strukturierte Daten, die direkt in ERP-, WMS- oder TMS-Systeme fließen.
IDP geht weiter als klassische OCR. Während OCR nur Text erkennt, versteht IDP Inhalte im Kontext:
- „Menge: 24“ = Artikelanzahl
- „Rechnung Nr. 2891“ = Belegnummer
„Lieferdatum“ = relevante Deadline
Damit werden Prozesse schneller, Fehler reduziert und Informationen direkt verarbeitet.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Die IDP von ExB –
für die Logistik, direkt aus der Praxis
ExB hat IDP neu gedacht – nicht als theoretisches System, sondern als sofort einsetzbare Lösung, speziell für die Anforderungen in der Logistik- und Lieferkette.
Sofort einsetzbar – ohne Training oder Setup
Mit ExB sparen Sie sich die langwierige Vorarbeit: Unsere vortrainierte KI-Plattform ist sofort produktiv – ganz ohne Datenanlieferung, Schulung oder tagelange Einrichtung. Die Lösung funktioniert ab Tag 1.
Spezialisiert auf Logistikdokumente
ExB wurde auf Basis von realen Logistikprojekten entwickelt. Unsere KI „versteht“, unabhängig vom Absender, Layout oder Sprache, typische Dokumente wie:
- Lieferscheine
- Frachtbriefe (z. B. CMR)
- Zolldokumente
- Palettenetiketten
- Rechnungen und Gutschriften
Cross-Dokument-Prüfung
Ein echter Vorteil: IDP-Plattformen wie ExB können Daten über mehrere Dokumente hinweg abgleichen.
Beispiel: Stimmen die Positionen im Lieferschein mit der Bestellung überein? Gibt es Mengenabweichungen oder Preisfehler in der Rechnung? So erhöhen Sie automatisch Ihre Datenqualität – und vermeiden manuelle Rückfragen, Abstimmungen oder Reklamationen.
🔧 Keine IT-Großprojekte nötig
ExB fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft ein – ob SAP, TMS, WMS oder DMS. Unsere Lösung kommt mit offenen Schnittstellen, modernen APIs und ist Cloud-fähig. Die Einführung dauert nicht Monate, sondern nur wenige Tage.
So funktioniert’s in der Praxis
Eingang:
Dokumente treffen ein – per E-Mail, Upload oder direkt aus Scanner/Posteingang.
Automatische Verarbeitung:
- Die IDP von ExB erkennt: Absender und Empfänger
- Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen, Gewichte
- Referenzen wie Bestell- oder Lieferscheinnummern
- Beträge, Währungen, Zahlungsfristen
Datenextraktion & Übergabe:
Strukturierte Daten werden automatisch extrahiert und ans Zielsystem übergeben (z. B. ERP, TMS, SAP etc.).
Validierung:
Abgleich mit Bestelldaten → Bei Abweichungen: automatische Warnung oder Rückmeldung ans Team.
💡 Der Mehrwert für Ihr Unternehmen
- Zeitersparnis:
Kein Abtippen mehr – die Durchlaufzeit pro Dokument sinkt drastisch. - Weniger Fehler:
Automatisierte Prüfung und Datenübertragung reduzieren klassische Eingabefehler. - Schnellere Prozesse:
Dokumente fließen ohne Verzögerung ins System – auch außerhalb der Geschäftszeiten. - Bessere Transparenz:
Vollständige, strukturierte Datensätze schaffen Klarheit für Controlling, Einkauf und Kundenservice. - Entlastung der IT:
Kein monatelanges Projekt, keine eigene KI-Entwicklung – einfach starten und profitieren.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Konkrete Use Cases aus der Logistikwelt
Sie fragen sich, wie Intelligent Document Processing mit ExB ganz konkret in Ihrem Unternehmen funktionieren könnte? Deshalb zeigen wir Ihnen reale Anwendungsbeispiele aus der Welt der Logistik.
📦 Use Case 1: Automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen im Wareneingang
Ausgangssituation:
Ein Großhändler erhält täglich hunderte Warensendungen mit Lieferscheinen in verschiedenen Formaten – oft handschriftlich ergänzt, teils in Fremdsprachen, häufig per E-Mail oder beigelegt als Ausdruck.
Wie ExB hilft:
- Die Lieferscheine werden automatisch ausgelesen – ganz gleich ob PDF, Scan oder Kamera-Foto.
- Artikelnummern, Mengen, Bestellreferenzen und Lieferdaten werden zuverlässig erkannt.
- Die Daten werden direkt ins ERP-System übertragen – inklusive Abgleich mit den erwarteten Bestellungen.
- Bei Abweichungen erfolgt eine automatische Benachrichtigung an das Lagerteam.
Ihr Vorteil:
✔️ Keine manuelle Eingabe mehr
✔️ Weniger Verzögerungen im Wareneingang
✔️ Schnellere Buchung und Einlagerung der Waren
🚛 Use Case 2: Verarbeitung von Frachtbriefen und Zolldokumenten im Transportprozess
Ausgangssituation: Ein Logistikdienstleister erhält täglich Frachtpapiere aus ganz Europa – jedes Format, jede Sprache, unterschiedlich aufgebaut. Die manuelle Erfassung war aufwändig und fehleranfällig.
Wie ExB hilft:
- CMR-Frachtbriefe und Zolldokumente werden automatisch erfasst – auch bei stark variierendem Layout.
- Transportdaten wie Versender, Empfänger, Warenbeschreibung, Gewicht und Zolltarifnummern werden erkannt.
- Die Daten fließen automatisch in das TMS (Transport Management System).
- Bei fehlenden Angaben werden Alerts ausgelöst.
Ihr Vorteil:
✔️ Automatisierte Transportdokumentation
✔️ Erfüllung von Compliance-Vorgaben
✔️ Deutlich reduzierte Bearbeitungszeit pro Sendung
📠 Use Case 3: Cross-Dokument-Prüfung zwischen Bestellung, Rechnung und Lieferschein
Ausgangssituation: Ein Handelsunternehmen musste bei jeder eingehenden Rechnung manuell prüfen, ob die gelieferte Menge mit der bestellten übereinstimmt – ein zeitraubender Prozess mit vielen Rückfragen.
Wie ExB hilft:
- Eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen werden gemeinsam analysiert.
- Die IDP prüft automatisch Mengen, Preise und Artikelnummern auf Konsistenz.
- Abweichungen werden erkannt und zur Klärung an das Einkaufsteam gemeldet – inklusive Belegverlinkung.
Ihr Vorteil:
✔️ Keine manuelle Prüfung mehr
✔️ Höhere Datenqualität in der Buchhaltung
✔️ Schnellere Rechnungsfreigabe und weniger Rückläufer
Fazit: Automatisieren, was wirklich zählt
Dokumente sind kein Nebenschauplatz – sie sind der Informationsfluss Ihrer Logistik. Wer diese Daten automatisiert erfasst und verarbeitet, schafft die Grundlage für stabile, skalierbare Prozesse. Mit ExB schließen Sie die Lücke zwischen LKW und ERP – ohne IT-Aufwand, aber mit echtem Mehrwert.
Jetzt testen: Wie gut versteht ExB Ihre Logistikdokumente?
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