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IDP Essentials – Antworten zu den FAQs von Logistikern

Intelligent Document Processing (IDP) gewinnt in der Logistikbranche zunehmend an Bedeutung. Der digitale Wandel und die wachsenden Anforderungen an Effizienz und Geschwindigkeit machen die Automatisierung von Dokumentenprozessen zur zentralen Herausforderung. Uns begegnen in der Praxis häufig ähnliche Fragen, denn viele Logistiker stehen vor den gleichen Herausforderungen und wissen noch nicht genau, wie IDP ihre bestehenden Arbeitsabläufe verbessern kann, welche Dokumente sich dafür eignen und welche Kosten damit verbunden sind.
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In diesem Blogartikel beantworten wir die häufigsten Fragen, die Logistiker rund um das Thema IDP haben. Wir zeigen auf, welche Vorteile IDP für Ihre Prozesse bieten kann, welche Dokumente verarbeitet werden können und wie Sie den richtigen Partner für die Implementierung finden.

Welche Art von Dokumenten eignet sich am besten für IDP?

Die Logistikbranche verarbeitet eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, die allesamt ideal für eine Automatisierung durch IDP geeignet sind. Hier sind einige konkrete Beispiele, die in nahezu jedem Logistikunternehmen anfallen:

Strukturierte Dokumente

  • Rechnungen: Sie folgen festen Formaten, bei denen bestimmte Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zahlungsbedingungen immer an denselben Stellen zu finden sind. Solche Dokumente lassen sich hervorragend automatisiert verarbeiten.
  • Lieferscheine: Diese Dokumente enthalten Informationen über den Inhalt von Sendungen und sind häufig standardisiert, was sie ideal für die automatische Datenerfassung macht.
  • Bestellungen: Eingehende Bestellungen können automatisiert verarbeitet und in das ERP-System übertragen werden, um die Bearbeitung zu beschleunigen.

Halbstrukturierte Dokumente

  • Transportaufträge: Diese variieren oft im Layout, aber mit IDP lassen sich die entscheidenden Informationen wie Abhol- und Lieferort, Frachtgut und Transportkosten zuverlässig auslesen.
  • Palettentauschbelege: Dokumente zum Austausch von Paletten sind häufig handschriftlich ergänzt. IDP-Systeme können jedoch sowohl maschinell generierte als auch handschriftliche Einträge erkennen und verarbeiten.

Unstrukturierte Dokumente

  • Frachtbriefe und Seefrachtsendungen: Diese Dokumente enthalten eine Mischung aus strukturierten und unstrukturierten Daten. IDP kann die relevanten Informationen extrahieren, auch wenn sie an unterschiedlichen Stellen im Dokument auftauchen.
  • Gutschriften: Häufig in einem weniger festen Format als Rechnungen, lassen sich aber ebenfalls mit IDP verarbeiten.

Hochkomplexe Dokumente

  • Wiegescheine: Bei Dokumenten zur Gewichtsbestimmung von Frachten handelt es sich oft um handschriftliche Einträge, die IDP-Systeme mit fortschrittlicher OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zuverlässig auslesen können. 

 

Durch die Vielfalt der dokumentenbasierten Prozesse in der Logistik kann IDP einen wesentlichen Beitrag zur Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerung leisten.

Wie hoch ist der erwartete Return on Investment (ROI) bei der Implementierung von IDP?

Der Return on Investment (ROI) bei der Implementierung von IDP in der Logistik ist in der Regel sehr hoch. Die genauen Einsparungen hängen jedoch von der Menge der zu verarbeitenden Dokumente und dem Grad der manuellen Prozesse ab, die durch IDP ersetzt werden können.

 

Wichtige Einsparungsfaktoren

  • Reduzierte Bearbeitungszeiten: Mit IDP können Dokumente wie Rechnungen oder Transportaufträge in Sekunden verarbeitet werden, statt in Minuten oder Stunden.
  • Weniger Fehler: Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, während IDP-Systeme konsistente und fehlerfreie Ergebnisse liefern.
  • Personalkosten: Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten wie dem Abgleich von Lieferscheinen mit Bestellungen können sich Mitarbeitende den wirklich wichtigen Aufgaben widmen.
 

Hier ein Praxisbeispiel:

Das Logistikunternehmen Hallog beispielsweise hat den Prozess der Dokumentenverarbeitung von über 4 Stunden täglich auf in unter einer Minute reduziert, was signifikante Einsparungen mit sich bringt. Zusätzlich zu diesen Einsparungen werden auch Fehlerkosten reduziert, was den ROI weiter steigert. 

Welche manuellen Prozesse lassen sich am besten mit IDP automatisieren?

IDP eignet sich hervorragend für die Automatisierung von wiederkehrenden, manuellen Prozessen in der Logistik, bei denen große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden. Zu den Prozessen, die sich besonders gut für die Automatisierung eignen, gehören:

  • Rechnungsverarbeitung: Automatische Erfassung, Validierung und Archivierung von Rechnungen.
  • Verarbeitung von Transportaufträgen: Erfassung von Transportdetails und automatische Weiterleitung an das TMS (Transport Management System).
  • Palettentauschbelege: Automatische Verarbeitung von Informationen über Palettentauschvorgänge, einschließlich handschriftlicher Notizen.
  • Frachtbriefe: Auslesen und Verarbeiten von Frachtinformationen und deren Abgleich mit Bestellungen und Rechnungen.
  • Lieferscheine: Automatische Erfassung von Sendungsinformationen und Weiterleitung an das WMS (Warehouse Management System).
  • Gutschriften: Automatisierte Verarbeitung und Buchung von Gutschriften in das ERP-System.
 

Welche Kosten entstehen bei der Implementierung von IDP?

Die Kosten für die Implementierung von IDP hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Dokumententyp und dem Volumen der zu verarbeitenden Dokumente. Bei ExB bieten wir ein flexibles Preismodell, das auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten ist. Je mehr Dokumente Sie verarbeiten, desto günstiger wird der Preis pro Dokument. Für einfache Dokumente wie Rechnungen sind die Kosten niedriger, während komplexere Dokumente wie handschriftliche Palettentauschbelege oder Frachtbriefe höhere Verarbeitungskosten verursachen können.

Wir bieten flexible Zahlungsoptionen an – monatlich, vierteljährlich oder jährlich – und passen unser Modell gern Ihren Bedürfnissen an.

Um ein maßgeschneidertes Angebot zu erhalten und mehr über unsere transparenten Preise zu erfahren, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. Wir besprechen Ihre individuellen Anforderungen und erstellen ein passendes Angebot für Sie.

Wie funktioniert IDP mit unstrukturierten Dokumenten?

Unstrukturierte Dokumente, die keine festen Datenfelder oder klar definierte Layouts aufweisen, können dank moderner KI-Technologien problemlos mit IDP verarbeitet werden. IDP nutzt Techniken wie maschinelles Lernen (ML) und Natural Language Processing (NLP), um wichtige Informationen in solchen Dokumenten zu erkennen und zu extrahieren.

Beispiel:

Ein unstrukturierter Frachtbrief könnte auf den ersten Blick chaotisch erscheinen, da die relevanten Informationen an unterschiedlichen Stellen im Dokument verteilt sind. IDP kann die Frachtgutdetails, Absender- und Empfängerinformationen und die Lieferzeiten automatisch erkennen und extrahieren, ohne dass eine manuelle Überprüfung notwendig ist.

Ein weiteres Beispiel sind E-Mails, die oft relevante Informationen zu Lieferungen oder Bestellungen enthalten. IDP kann den Text analysieren, relevante Daten herausfiltern und an die entsprechenden Systeme übermitteln.

Wie sicher ist der Umgang mit sensiblen Daten bei der Nutzung von IDP?

Die Sicherheit sensibler Daten ist bei der Verarbeitung mit IDP von zentraler Bedeutung, insbesondere in der Logistikbranche, wo häufig persönliche Daten, Zahlungsinformationen oder vertrauliche Geschäftsdaten verarbeitet werden.

Datensicherheit bei ExB

Unsere Lösungen sind „Made in Germany“ und stehen für Qualität und Sicherheit auf höchstem Niveau. Wir bieten Ihnen verschiedene Optionen für die sichere Datenverarbeitung an, die höchsten Sicherheitsstandards entsprechen:

  • ISO-zertifizierte Cloud-Lösung: ExB betreibt eine ISO27001-zertifizierte Cloud in Deutschland, die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards entspricht.
  • On-Premises-Lösung: Alternativ können unsere Lösungen auch direkt bei Ihnen vor Ort installiert werden, sodass alle sensiblen Daten innerhalb Ihres eigenen Netzwerks bleiben.

Umgang mit sensiblen Daten

  • Trennung von Daten: ExB bietet spezielle Sicherheitsmechanismen zur Trennung von Gesundheits-, Personen- und Transaktionsdaten, um höchste Datensicherheit zu gewährleisten.
  • Anonymisierung und Pseudonymisierung: Sensible Daten können auf Wunsch anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um den Datenschutz zu erhöhen.
  • Datenlebenszyklus: Nach Abschluss eines Projekts werden die Daten gemäß gängiger Standards sicher gelöscht. Während des gesamten Prozesses haben nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten.

Zertifizierungen

ExB ist als AWS-Partner und nach ISO27001 zertifiziert. Diese Zertifizierungen unterstreichen unser starkes Engagement für Sicherheit, Datenschutz und Compliance. So können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten bei uns in sicheren Händen sind.

Wie finde ich den richtigen IDP-Partner?

Ein vertrauenswürdiger IDP-Partner sollte nicht nur über fundiertes technologisches Know-how verfügen, sondern auch Ihre branchenspezifischen Herausforderungen verstehen. Hier sind einige Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl eines Partners helfen:

  • Branchenerfahrung: Hat der Anbieter Erfahrung in der Logistikbranche? Versteht er die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen?
  • Technologie: Verwendet der Anbieter moderne KI- und Machine-Learning-Technologien, um eine hohe Automatisierungsgenauigkeit zu gewährleisten?
  • Sicherheitszertifizierungen: Besitzt der Anbieter Zertifizierungen, die seine Expertise im Bereich Datensicherheit und Datenschutz belegen?
  • Flexibilität: Bietet der Anbieter sowohl vortrainierte Modelle als auch maßgeschneiderte Lösungen an, um auf Ihre individuellen Bedürfnisse einzugehen?
Eine Platt­form,
un­endliche Möglich­­keiten.

ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.

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Wie lange dauert die Implementierung einer IDP-Lösung?

Die Dauer der Implementierung hängt von der Komplexität der Lösung und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Ein typischer Implementierungsprozess gliedert sich in folgende Phasen:

  • Bedarfsanalyse: Hier wird ermittelt, welche Dokumente und Prozesse automatisiert werden sollen. Diese Phase dauert in der Regel 1-2 Wochen.
  • Pilotphase: In einer kleinen Testumgebung wird die IDP-Lösung auf eine begrenzte Anzahl von Dokumenten angewendet, um ihre Effektivität zu überprüfen. Dies dauert in der Regel 4-6 Wochen.
  • Vollständige Implementierung: Nach der erfolgreichen Pilotphase erfolgt die Implementierung der Lösung für alle relevanten Dokumente und Systeme, was 3-6 Monate in Anspruch nehmen kann.

Welche Vorteile bieten vortrainierte IDP-Modelle im Vergleich zu individuell angepassten Lösungen?

Vortrainierte Modelle

  • Schnelle Implementierung: Vortrainierte Modelle sind sofort einsatzbereit und bieten eine schnelle Lösung für standardisierte Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Gutschriften.
  • Geringere Kosten: Da keine zusätzlichen Trainingsdaten oder Modellanpassungen erforderlich sind, sind vortrainierte Modelle kostengünstiger.
 

Individuell angepasste Lösungen

  • Höhere Genauigkeit: Maßgeschneiderte Lösungen sind ideal, wenn Sie mit komplexen oder untypischen Dokumenten zu tun haben, die spezifische Anforderungen erfüllen müssen.
  • Flexibilität: Solche Lösungen können auf Ihre individuellen Prozesse und Dokumente zugeschnitten werden, was ihre Effizienz und Genauigkeit weiter erhöht.

Wie lässt sich IDP in bestehende WMS-, TMS- oder ERP-Systeme integrieren?

Eine der großen Stärken von IDP ist die einfache Integration in bestehende Systeme wie WMS (Warehouse Management System), TMS (Transport Management System) und ERP (Enterprise Resource Planning). ExB bietet standardisierte Schnittstellen (APIs), um die Anbindung an diese Systeme zu ermöglichen:

  • WMS: Lieferscheine und Palettentauschbelege können automatisch verarbeitet und direkt in Ihr WMS integriert werden.
  • TMS: Transportaufträge und Frachtbriefe können automatisiert in Ihr TMS übertragen werden, um eine schnellere Abwicklung zu ermöglichen.
  • ERP: Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen lassen sich automatisch auslesen und ins ERP-System einpflegen, was den Abgleich und die Bearbeitung enorm beschleunigt.

Dank dieser nahtlosen Integration wird die Effizienz in der Dokumentenverarbeitung erheblich gesteigert und menschliche Fehler minimiert.

Fazit

IDP bietet für die Logistikbranche enormes Potenzial, um die Effizienz zu steigern und manuelle Prozesse zu automatisieren. Mit ExB als Partner profitieren Sie nicht nur von technologischer Expertise, sondern auch von höchster Datensicherheit und flexiblen Lösungen, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. 

Um Ihre Prozesse besser zu verstehen und zielgerichtet zu optimieren, schlagen wir einen gemeinsamen Workshop vor. Dabei führen wir eine gründliche Bedarfsanalyse durch. Entscheiden Sie sich für eine Zusammenarbeit, übernehmen wir die Kosten für diesen Workshop. Gemeinsam erarbeiten wir dann einen detaillierten Projektplan, inklusive klar definierter Meilensteine für die Umsetzung. 

Inhaltsverzeichnis

Geschrieben von:

Jo Junkel

Content Creator bei ExB

Jo’s Leidenschaft für Innovation und KI prägt ihre Arbeit bei ExB. Sie entwickelt Inhalte, die praktische Einblicke in die Welt der KI geben und neue Perspektiven eröffnen.
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