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So revolutioniert IDP die Rechnungsverarbeitung in Transportation-Management-Systemen (TMS)

In der dynamischen Welt der Logistik, wo Effizienz und Genauigkeit den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust bedeuten können, stellt die Integration von Intelligent Document Processing (IDP) in Transportation-Management-Systeme (TMS) eine revolutionäre Veränderung dar. Dieser Artikel beleuchtet, wie IDP die Rechnungsverarbeitung optimiert und welche Vorteile damit für TMS-Anbieter und ihre Kunden verbunden sind.
Darstellung von vernetzten Logistik Lieferketten anhand von LKWs auf einer Straße
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Herausforderungen in Transport & Logistik

Die Logistikbranche ist geprägt von komplexen Lieferketten, einem zunehmenden Handelsvolumen, variablen Kosten und dem ständigen Druck, Lieferzeiten und Effizienz zu verbessern. Ein zentrales Problem dabei ist die Abhängigkeit von papierbasierten Dokumenten – auch in der Rechnungsverarbeitung, die nicht nur zeitaufwendig in der Verarbeitung sind, sondern auch eine hohe Fehlerquote aufweisen können. Fehlinterpretationen, verlorene Dokumente und verzögerte Rechnungsabwicklungen sind nur einige der Herausforderungen, die täglich bewältigt werden müssen. Fakt ist, dass eine so dokumentenintensive Branche wie die Logistik es sich schlicht nicht leisten kann, Rechnungen noch manuell zu verarbeiten – und das auch vor dem Hintergrund des Fachkräftemangel. Denn in Zukunft wird es niemanden mehr geben, der eintönige, sich stark wiederholende Aufgaben erledigen kann und will.

Die Rolle von Transportation-Management-Systemen (TMS)

Transportation-Management-Systeme (TMS) dienen dem Ziel, Transportprozesse von der Planung über die Ausführung bis zur Optimierung effizient zu managen. Wichtige Funktionen neben der Tourenplanung oder der Sendungsverfolgung sind dabei die Kostenkalkulation sowie die Abrechnung, interne Verrechnung oder Anbindung nachgelagerter ERP-Systeme. Die Software stößt an ihre Grenzen, wenn es um die Verarbeitung komplexer, unstrukturierter Daten aus Papierdokumenten geht, wie es unter anderem bei der Rechnungsverarbeitung immer noch in vielen Unternehmen der Fall ist.

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Workflow der Rechnungsverarbeitung

Der Workflow der Rechnungsverarbeitung in der Transport- und Logistikbranche ist oft komplex und von manuellen Prozessen geprägt. Unternehmen erhalten Rechnungen in Papierform, die dann händisch bearbeitet und verwaltet werden müssen. Dies kann zu Ineffizienzen, Fehlern und Verzögerungen führen. Ein wachsender Anteil der Rechnungen wird elektronisch zum Beispiel als PDF übermittelt. Das erleichtert die Verarbeitung etwas, erfordert jedoch immer noch viele manuelle Arbeitsschritte. Einer davon ist die Prüfung und anschließende manuelle Datenübertragung von Daten wie Rechnungsnummer, Beträge und Lieferdetails in ein TMS oder Buchhaltungssystem. Veraltete Automatisierungslösungen können oft noch nicht mit verschiedenen Rechnungslayouts, der hohen Komplexität und dem geringen Standardisierungsgrad umgehen. Auch werden oft nur Standarddaten wie Kundennummer, Adressen, etc. erfasst. Sonderwünsche von Kunden zur Erfassung von Zahlungszielen oder ihrer Sendungsnummer sind nicht oder nur sehr schwer möglich.

Die Prüfung und der Abgleich mit Bestelldaten sowie der Genehmigungsprozess sind besonders in der Branche Transport & Logistik komplex, langwierig und so fehleranfällig. Für Mitarbeitende bedeutet dies, dass sie sehr monotone und repetitive Aufgaben wie den Abgleich von vielen verschiedenen Einzelposten mit dem Warenbestand verrichten müssen. Auch die Zahlung selbst und die ausführliche Dokumentation, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und für Audits nachweisbar zu sein, gehören dazu. Im letzten Schritt erfolgt die Archivierung. Damit ist die “konservative” Rechnungserstellung für Mitarbeitende eine sehr eintönige und fehleranfällige Arbeit.

Besonderheiten der Rechnungsverarbeitung in Transport & Logistik:

  • Komplexität der Rechnungsdaten
  • Hochvolumige Transaktionen
  • Regulatorische Compliance-Vorgaben
  • Beachtung nationaler wie internationaler Vorschriften
  • Gesetzliche Änderungen (wie Pflicht zur Umstellung auf E-Rechnungen, Real-time-Reporting…)
 

Das alles bringt eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich.

Hürden der manuellen Rechnungsverarbeitung:

  • Langsame Verarbeitungszeiten: Manuelle Dateneingaben und Kontrollen sind zeitaufwendig
  • Hohe Fehleranfälligkeit: Manuelle Datenübertragung führt oft zu Eingabefehlern
  • Compliance-Risiken: Fehlerhafte Rechnungsverarbeitung kann zu Compliance-Problemen führen
  • Kostenintensiver Prozess: Der hohe manuelle Aufwand kostet Zeit, ist ineffektiv und bindet personelle Ressourcen.

Herausforderungen für TMS-Anbieter

Software-Anbieter stehen vor einer Reihe von Herausforderungen: Sie müssen ihre Software kontinuierlich weiterentwickeln und neueste Technologien integrieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn der Wettbewerbsdruck ist hoch. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen der Kunden. Die Anwender erwarten eine benutzerfreundliche Oberfläche, die leicht zu bedienen ist und eine hohe User Experience aufweist. Zudem ist es im Interesse von TMS-Anbietern, die STP-Rate (Straight-Through-Processing) – auch bei der Rechnungsverwaltung – kontinuierlich zu steigern, um die Datenqualität und -konsistenz im TMS zu erhöhen. Kostendruck und die Herausforderungen im Bereich Sicherheit sowie Datenschutz kommen in der Liste der Herausforderungen noch hinzu. Auch der Fachkräftemangel macht der Branche zu schaffen. Damit wird es in Zukunft noch schwer, Mitarbeitende zu finden, die repetitive Aufgaben wie Dateneingaben, Sortieren von Dokumenten oder Datenabgleich erledigen wollen.

Hier setzt intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) an: Denn für Anwender transformiert IDP die Art und Weise, wie Rechnungen in Transportation-Management-Systemen verarbeitet werden, grundlegend und verbessert Genauigkeit, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz. Für TMS-Anbieter löst IDP gleich mehrere Herausforderungen: Mit IDP können sie ein KI-basiertes Tool nahtlos und kosteneffizient in ihre Kernsoftware integrieren und damit den Funktionsumfang sowie die User-Experience steigern. Gleichzeitig fallen zahlreiche eintönige Aufgaben rund um den Umgang mit Dokumenten weg, Effizienz plus Effektivität steigen und die Betriebskosten werden gesenkt.

IDP als Schlüsseltechnologie

Durch der Einsatz von KI-, OCR-, und ML-Technologien revolutioniert intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) die Rechnungsverarbeitung innerhalb von Transportation-Management-Systemen. Denn durch die automatische Erfassung, Klassifizierung und Extraktion von Daten aus jeglichen Rechnungsformaten wird der Prozess der Rechnungsverarbeitung beschleunigt und qualitativ verbessert. Bei der Rechnungsautomatisierung steigen Genauigkeit und Geschwindigkeit, die Kosten reduzieren sich, die STP-Rate nimmt zu. 

WICHTIG: IDP kann mit jedem Typ von Dokument umgehen – nicht nur mit Rechnungen. So können beispielsweise auch Frachtbriefe, Transportaufträge, Lieferscheine, Packlisten, Lieferantenerklärungen, Begleitpapiere, Zolldokumente, Konnossement, uvm. digital verarbeitet werden.

So optimieren IDP-Lösungen die Rechnungsverarbeitung:

  1. Optimierung der Frachtkostenberechnung: Durch die Automatisierung des Imports und der Verarbeitung von Frachtangeboten wird die Effizienz gesteigert. Zudem gleicht IDP mittels intelligentem Matching und Optimierungsalgorithmen die erfassten Daten automatisch mit den entsprechenden Frachtaufträgen und Verträgen ab. Dies stellt sicher, dass alle berechneten Kosten korrekt sind. Dadurch minimieren sich die Frachtkosten.

  2. Detaillierte und automatisierte Rechnungsdatenimportierung: IDP bietet besonders für komplexe Logistikrechnungen, die mehrere Parteien und Adressen umfassen, Vorteile. Denn es werden automatisch sehr umfassende Daten zu Sender und Versender sowie zu  mehreren Transporteuren und Lade- plus Entladepunkten erfasst und verarbeitet.

  3. Verbesserte Compliance und Transparenz: IDP ermöglicht die vollständige Erfassung, Archivierung und somit auch Nachverfolgbarkeit aller Transaktionen im Einklang mit GoBD. Das erleichtert die Einhaltung komplexer nationaler und internationaler Vorschriften auf gesetzlicher, vertraglicher und regulatorischer Ebene.  

  4. Reduktion von Fehlern und manueller Eingabe: IDP-Lösungen schützen vor häufigen Fehlern in der Rechnungsverarbeitung und reduzieren die Notwendigkeit manueller Eingaben, was zu einer weiteren Kostensenkung führt.

  5. Automatisierte Gutschriftverfahren: Durch die Integration einer IDP-Lösung können Gutschriften effizienter verarbeitet und automatisch mit entsprechenden Rechnungen abgeglichen werden. Das spart Zeit und Arbeit. Ebenso werden fehlerhafte Beträge in Gutschriften automatisch erkannt.

  6. Verbesserte Synchronisation von Lieferdokumenten: Der automatische Import von Lieferscheinen und deren Abgleich mit den zugehörigen Rechnungen sorgt für eine schnellere und genauere Buchhaltung.

  7. Beschleunigte Rechnungsbearbeitung: Durch automatisierte Prozesse wird die Bearbeitungszeit von Rechnungen deutlich reduziert. Darüber hinaus können TMS-Anwender von Skonti profitieren, die oft mit der schnellen Bezahlung von Rechnungen einhergehen. Auch ist ein besseres Management des Cashflows möglich. 

  8. Echtzeit-Überblick und Entscheidungsfindung: Der Echtzeit-Einblick in alle Rechnungsprozesse ermöglicht schnellere und fundiertere Entscheidungsprozesse sowie strategische Planungen.

In der Praxis gibt es zahlreiche Anwendungsfälle, wo IDP heute bereits in vielen Unternehmen den Umgang mit jeder Art von Rechnung (Frachtrechnungen, Versicherungsrechnungen, Lagerabrechnungen, Zollrechnungen, Verzugs- und Ladegeldrechnungen, etc.) revolutioniert.

Use Cases: IDP in der Praxis

Optimierung der internationalen Frachtabrechnung

Herausforderung:
Die Verarbeitung internationaler Frachtrechnungen ist besonders komplex, da sie oft mehrere Währungen, unterschiedliche Steuersätze und diverse rechtliche Rahmenbedingungen umfasst. Traditionelle manuelle Prozesse, bei denen Daten aus verschiedenen Dokumenten händisch extrahiert, abgeglichen und übertragen werden müssen, sind fehleranfällig und ineffizient. Dies führt zu Verzögerungen, Eingabefehlern, ungerechtfertigten Ausgaben oder potenziellen Compliance-Problemen.

Lösung mit IDP:
Die Implementierung von intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) bietet eine zuverlässige Lösung für die Herausforderungen internationaler Frachtabrechnungen:

  • Multidokument-Erfassung: IDP-Systeme besitzen dank kognitiver Datenextraktion die Fähigkeit, sehr unstrukturierte Rechnungen unabhängig von Format, Layout, Währung, Sprache, etc. zu verstehen und wichtige Informationen herauszuziehen. 

  • Hohe und individuelle Datenmengen: IDP kann hohe Mengen von Rechnungen automatisiert verarbeiten und aus diesen individuell vordefinierte Daten wie beispielsweise Zahlungsziel, Rechnungsnummer, Güter, Sendungsnummer, etc. erfassen. Damit passt sich IDP flexibel an die Wünsche der Kunden an und geht über Standardlösungen zur automatisierten Dokumentenerfassung hinaus.

  • Intelligente Datenklassifizierung: KI-Algorithmen kategorisieren Frachtabrechnungen auf der Grundlage von Kontext und Inhalt. Für die Anwender bedeutet dies, dass verschiedene Arten von Frachtabrechnungen unabhängig von ihrem Format oder ihrer Quelle sofort erkannt und klassifiziert werden. 

  • Datenkonsolidierung und -integration in TMS: Extrahierte Rechnungsdaten können kontextualisiert, entsprechend des gewünschten Workflows gespeichert und nahtlos in angrenzende Systeme – wie TMS – überführt werden. Im TMS stehen die Daten dann aufbereitet in Echtzeit den Anwendern zur Verfügung.

  • Compliance und Fehlerprüfung: IDP greift auf vordefinierte Regeln zurück, um Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

  • Klassifizierung von verschiedenen Dokumententypen: IDP kann für vielfältige Dokumente wie Rechnungen, Frachtbriefe, Transportaufträge, Lieferscheine, Packlisten oder auch Lieferantenerklärungen genutzt werden.

Fakten:

  • 85 % Automatisierungsgrad
  • 60 % Kostenersparnis gegenüber herkömmlicher, manueller Rechnungsverarbeitung 
  • 95 % Reduktion der Bearbeitungszeit

Vorteile der KI bei der Rechnungsautomatisierung

KI-basierte Technologien ermöglichen eine schnelle und präzise Rechnungsverarbeitung. Zudem wird Machine Learning bei IDP verwendet, um Modelle zu trainieren, die Rechnungen automatisch kategorisieren, relevante Informationen extrahieren und Vorhersagen treffen können, basierend auf historischen Daten und menschlichem Feedback. TMS-Hersteller geben mit IDP ihren Kunden damit ein leistungsstarkes Tool an die Hand, das auf modernster Technologie basiert. IDP-Anwender können effizienter arbeiten und senken erheblich ihre Betriebskosten, da die arbeitsintensiven, manuellen Prozesse für die Mitarbeitenden entfallen. Zugleich werden bei einer automatisierten Rechnungsverarbeitung Bußgelder, Mahngebühren, etc. vermieden. Durch die Reduzierung manueller Eingriffe senkt IDP menschliche Fehler und gewährleistet, dass datenintensive Abläufe wie die Rechnungsverarbeitung korrekt sind.

Ausblick

KI ist auf dem Vormarsch. Die Transport- und Logistikkonzepte der Zukunft basieren auf einer intelligent gesteuerten Routenplanung und Ladungsbildung sowie vorausschauendem Bestands- und Assetmanagement. Es wird zudem wichtiger, die zunehmend knapper werdenden Ressourcen möglichst effizient zu nutzen. Auch werden das Dokumentenvolumen und die Datenmenge weiter wachsen. Ein “mitwachsendes” KI-basiertes Tool für die Dokumentenverarbeitung, das sich nahtlos skalieren lässt, ohne dass sich die Kosten oder die Bearbeitungszeit proportional erhöhen, wird für Unternehmen damit immer unverzichtbarer. In der sich ständig weiterentwickelnden globalen und dynamischen Wirtschaft wird der Faktor Zeit eine zunehmend entscheidende Rolle spielen, um rentabel zu sein, und rentables, effizientes Wirtschaften gelingt nicht ohne Automatisierung. Die aufkommenden neuen Technologien wie Blockchain, Augmented Reality (AR), Artificial Intelligence (AI) oder Internet of Things (IoT) wird die Transport & Logistik Branche ebenso verändern, wie die Technologien Einfluss auf Software-Hersteller haben werden. Mit IDP sind Anwender und TMS-Anbieter schon heute einen Schritt in der Zukunft. Denn IDP fügt sich in die kommende digitale Welt nahtlos ein. So könnten in einigen Jahren IDP-Plattformen Synergien schaffen, wenn IoT-Geräte in der Logistik alltäglich werden.

Schlussfolgerung

Die Integration von Intelligent Document Processing in ein TMS bietet nicht nur eine Lösung für die aktuellen Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung in der Transport & Logistik Branche, die durch papierbasierte Prozesse verursacht werden, sondern stellt auch eine bedeutende Innovation dar, die TMS-Anbieter nutzen können, um sich als Marktführer zu positionieren. Durch die Verbesserung der Genauigkeit, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz der Rechnungsverarbeitung können TMS-Anbieter ihren Kunden einen deutlichen Mehrwert bieten. 

IDP von ExB ist eine beispielhafte OEM-Lösung, die es Software-Anbietern ermöglicht, IDP-Funktionen nahtlos in ihre Kernsoftware zu integrieren, was wiederum den Gesamtnutzen steigert und die Benutzererfahrung optimiert.

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FAQ
  • Dateninput: Unsere IDP-Software nimmt eine Vielzahl von Dokumententypen in unterschiedlichen Formaten auf.
  • Datenklassifikation: Die Modelle klassifizieren die Dokumente basierend auf ihrem Inhalt und ihrer Struktur.
  • Datenextraktion: Die Modelle extrahieren relevante Daten aus den Dokumenten.
  • Datenvalidierung: Unsere Algorithmen validieren die extrahierten Daten bzgl. Genauigkeit.
  • Datenbereitstellung: Die strukturierten und validierten Daten werden dann für die weitere Nutzung über eine Schnittstelle bereitgestellt, ob in einer öffentlichen oder privaten Cloud.
  • Optical Character Recognition (OCR): Zum Scannen und Konvertieren von Texten aus Bildern und gescannten Dokumenten in maschinenlesbare Formate.
  • Natural Language Processing (NLP): Zum Verstehen der menschlichen Sprache, einschließlich der Grammatik, des Kontexts und der Semantik.
  • Machine Learning (ML) und künstliche Intelligenz (KI): Zum Erkennen von Mustern und zum Lernen aus früheren Interaktionen, um zukünftige Anfragen besser verarbeiten zu können.
  • Computer Vision: Zum Verstehen und Interpretieren von visuellen Informationen, die in Form von gescannten Bildern oder Fotos vorliegen.

Eine schnellere, genauere und kosteneffizientere Dokumentenverarbeitung, die dabei hilft, ihre Wettbewerbsposition zu stärken und aufrechtzuerhalten.

Inhaltsverzeichnis

Geschrieben von:

Simon Rauch

Content Creator bei ExB

Simon ist bei ExB für die Erstellung von Marketing-Content verantwortlich. Mit seiner Expertise in den Bereichen KI-Trends und Redaktion bereichert er das Informationsangebot von ExB – auf unserem Blog, auf LinkedIn und Youtube.
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