In diesem Artikel erfahren Sie:
- Welche Prozesse sich besonders einfach digitalisieren lassen – und wo Sie schnell Ergebnisse sehen.
- Wo typische Stolpersteine lauern – und wie Sie sie elegant umgehen.
- Wie Ihr Unternehmen durch digitale Prozesse messbar Zeit, Geld und Nerven spart.
Und welche Tools, Methoden und Best Practices Sie dabei konkret unterstützen.
Ob Sie gerade erst starten oder bestehende Digitalisierungsprojekte optimieren wollen – dieser Leitfaden liefert Ihnen das nötige Wissen, um mit Struktur, Klarheit und Weitblick vorzugehen.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Prozessdigitalisierung beschreibt die Umwandlung von analogen oder manuellen Abläufen in digitale Prozesse mithilfe moderner Technologie und Software. Oder anders gesagt: Schluss mit der Zettelwirtschaft! Durch Automatisierung und digitale Workflows können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten, Fehler reduzieren und Ressourcen gezielter einsetzen.
Ein Beispiel ist die digitale Rechnungsverarbeitung: Statt Rechnungen per Post zu versenden und händisch zu prüfen, übernimmt eine Software diese Arbeit. Sie erkennt die Rechnungen, prüft sie automatisch auf Fehler und ordnet sie dem richtigen Prozess zu. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich.
Analoge Prozesse vs. digitale Prozesse - ein Vergleich
Viele Unternehmen setzen immer noch auf traditionelle, oft umständliche Prozesse. Dokumente werden per Hand ausgefüllt, durch verschiedene Abteilungen geschickt und landen schließlich in einem überfüllten Aktenordner. Das Problem? Diese Prozesse sind fehleranfällig und schwer nachvollziehbar.
Welche Prozesse lassen sich digitalisieren - und warum?
Die gute Nachricht zuerst: Fast alle administrativen Prozesse lassen sich heute digitalisieren – und das bringt nicht nur Komfort, sondern handfeste Vorteile wie Kostenersparnis, höhere Effizienz und bessere Skalierbarkeit.
Doch welche Prozesse eignen sich besonders gut? Und warum lohnt sich hier der Einstieg besonders? Hier ein Überblick über die wichtigsten Bereiche – inklusive konkreter Mehrwerte:
Finanz- und Buchhaltungsprozesse
Ein Bereich, der geradezu prädestiniert für die digitale Transformation ist, sind Finanz- und Buchhaltungsprozesse. Wer heute noch Eingangsrechnungen manuell prüft, verschenkt wertvolle Ressourcen. Automatisierte Systeme erfassen Rechnungen digital, prüfen sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit und ordnen sie direkt dem passenden Buchungsvorgang zu – und das innerhalb von Sekunden. Statt fehleranfälliger und zeitintensiver manueller Prüfungen entstehen so durchgehend nachvollziehbare Workflows. Studien wie die Deloitte Digital Accounting Study 2023 zeigen: Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse digitalisieren, können Ihre Bearbeitungszeiten um bis zu 70 % senken und die Fehlerquote um über 90 % reduzieren. Gerade für die Finanzabteilung, die mit hohen Dokumentationspflichten konfrontiert ist, bedeutet das nicht nur Effizienzgewinn, sondern auch mehr Rechtssicherheit und Transparenz.
Kundenservice
Ein weiteres Paradebeispiel für erfolgreiche Digitalisierung ist der Kundenservice. In einer Welt, in der Kunden sofortige Antworten erwarten, sind schnelle Reaktionszeiten entscheidend für die Zufriedenheit und Bindung. Digitale Self-Service-Portale ermöglichen es Kundinnen, rund um die Uhr Antworten auf häufige Fragen zu finden, während KI-gestützte Chatbots erste Anfragen eigenständig bearbeiten und nur komplexere Fälle an Service-Mitarbeitende weiterleiten. Automatisierte Ticket-Systeme sorgen dafür, dass Anliegen effizient priorisiert und bearbeitet werden – und das, ohne dass die Qualität leidet. Laut dem Zendesk Customer Experience Trends Report 2024 kann die Einführung solcher Systeme die Kundenzufriedenheit um bis zu 30 % erhöhen und gleichzeitig die Bearbeitungskosten pro Anfrage um bis zu 40 % senken. Unternehmen, die hier frühzeitig investieren, positionieren sich klar als serviceorientierte und moderne Anbieter.
Übrigens: Wenn Sie überlegen, welche Prozesse bei Ihnen sinnvoll digitalisiert werden können, stehen wir bei ExB gern unterstützend zur Seite. Mit unseren intelligenten Dokumentenlösungen helfen wir Unternehmen, nicht nur Papierberge zu vermeiden, sondern auch echte Effizienzgewinne zu erzielen – individuell zugeschnitten auf Ihre Anforderungen und Ihre Branche. Falls Sie dazu Fragen haben oder einen ersten Überblick möchten, sprechen Sie uns einfach an.
Logistik und Supply Chain
Die Digitalisierung von Logistikprozessen eröffnet enorme Effizienzpotenziale entlang der gesamten Lieferkette. Echtzeit-Tracking, automatisierte Bestell- und Lagerprozesse sowie intelligente Routenplanung sind heute bereits Standard bei modernen Unternehmen. Besonders spannend wird es, wenn Dokumentenprozesse automatisiert werden – genau hier setzt ExB an.
Denn auch im Logistikbereich sind die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten – etwa Frachtpapiere, Lieferscheine, Zollformulare oder Eingangsrechnungen – häufig noch papierbasiert oder semi-digitalisiert. Manuelle Eingaben kosten nicht nur Zeit, sondern bergen auch ein hohes Fehlerrisiko.
Mit intelligenten Dokumentenprozessen, wie sie ExB ermöglicht, werden diese Schwachstellen eliminiert:
- Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und relevante Informationen extrahiert.
- Workflows wie Freigaben oder Archivierungen laufen nahtlos digital und regelbasiert ab.
- Unternehmen behalten in Echtzeit den Überblick über alle relevanten Unterlagen – von der Bestellung bis zur Auslieferung.
Das Ergebnis? Logistikunternehmen sparen nicht nur massiv Zeit und Personalkosten, sondern verbessern auch ihre Transparenz und Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern. Gerade in Zeiten fragiler Lieferketten und steigender Anforderungen an Flexibilität wird eine schnelle, fehlerfreie und nachvollziehbare Dokumentenverarbeitung zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Wie Digitalisierung konkret Kosten spart
Digitalisierung ist längst kein Luxusprojekt mehr – sie ist einer der schnellsten Hebel, um Unternehmensausgaben nachhaltig zu senken. Wer seine Prozesse gezielt digitalisiert, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern vor allem Geld.
Schnellere Durchlaufzeiten – mehr Effizienz, weniger Personalkosten
Digitale Prozesse eliminieren unnötige Wartezeiten und Handarbeit. Rechnungen, Aufträge oder Anträge werden automatisiert erfasst, verarbeitet und freigegeben – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. Laut dem AIIM Industry Watch Report 2023 verkürzen digitalisierte Unternehmen ihre Bearbeitungszeiten im Schnitt um beeindruckende 30 %. Das bedeutet: Ihre Teams können mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen – oder Kapazitäten für wertschöpfende Projekte freimachen.
Papier- und Verwaltungskosten einsparen
Die Zeiten, in denen Dokumente physisch gedruckt, abgeheftet und kilometerweit durch Unternehmen getragen wurden, sind vorbei. Digitalisierung senkt Kosten für Druck, Lagerung, Porto und Archivierung drastisch. Moderne Dokumentenmanagementsysteme ersetzen teure Aktenarchive durch sichere Cloud-Lösungen – skalierbar, platzsparend und effizient.
Intelligente Logistik – schnellere Warenströme, geringere Lagerkosten
Gerade in der Logistik und Supply Chain entfaltet Digitalisierung enorme Sparpotenziale. Mit automatisierten Bestellprozessen, Echtzeit-Tracking und KI-gestützter Lageroptimierung reduzieren Unternehmen ihre Lagerbestände und vermeiden Engpässe. Weniger Kapitalbindung, weniger Überbestände, weniger Leerlauf: Das Ergebnis ist eine hochagile, kosteneffiziente Lieferkette.
Smartere Entscheidungen dank Datenanalyse
Digitale Systeme liefern auf Knopfdruck alle relevanten Zahlen und KPIs. So treffen Unternehmen Entscheidungen schneller und präziser – und vermeiden teure Fehlplanungen. Echtzeitauswertungen machen Trends frühzeitig sichtbar und helfen, Budgets gezielt dort einzusetzen, wo der größte Return on Investment wartet.
Welche Prozesse sollten nicht digitalisiert werden?
Natürlich gibt es auch Bereiche, in denen eine vollständige Digitalisierung nicht sinnvoll ist. Beispielsweise erfordern komplexe Kundenberatungen ein hohes Maß an Empathie, das Maschinen schlicht nicht leisten können. Auch kreative Prozesse, wie Marketingstrategien oder Produktentwicklungen, profitieren oft von menschlichem Austausch und spontanen Ideen.
Zudem sollten ethische und juristische Entscheidungen nicht vollständig automatisiert werden. Künstliche Intelligenz kann zwar viele Dinge effizient erledigen, aber ob sie in einer sensiblen Personalfrage eine faire Entscheidung treffen kann? Wohl kaum.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Herausforderungen der Prozessdigitalisierung
Natürlich bringt die Digitalisierung auch Herausforderungen mit sich:
- Investitionskosten: Die Einführung neuer Systeme kann anfangs teuer sein.
- Schulungsaufwand: Nicht alle Mitarbeitenden sind sofort mit neuen Tools vertraut.
- Datenschutz & Sicherheit: Sensible Daten müssen geschützt werden.
Interne Widerstände: Veränderung bedeutet Umstellung – und nicht jeder Mitarbeitende ist begeistert von neuen digitalen Prozessen.
Diese Herausforderungen sind jedoch überwindbar – mit einer guten Strategie, klarer Kommunikation und praxisnahen Schulungen.
Fazit: Warum Unternehmen jetzt digitalisieren sollten
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist längst kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Abläufe setzen, riskieren nicht nur Effizienzverluste, sondern auch den Anschluss im Wettbewerb.
Automatisierte Prozesse sparen messbar Zeit, Geld und Nerven – und ermöglichen eine moderne, zukunftsfähige Arbeitsweise.
Wichtig ist dabei, strategisch vorzugehen: Nicht alles muss sofort digitalisiert werden. Vielmehr geht es darum, Prozesse klug auszuwählen, die größten Hebel zuerst zu nutzen und Mitarbeiter auf dem Weg mitzunehmen.
Und falls Sie dabei Unterstützung brauchen: Bei ExB stehen wir Ihnen gerne zur Seite, wenn es darum geht, Dokumente, Informationen und Prozesse clever in die digitale Welt zu überführen.
