Der Standard-Workflow beim Rechnungseingang
Der Rechnungseingang folgt in vielen Unternehmen einem klassischen Ablauf, der auf den ersten Blick einfach erscheint, aber häufig ineffizient gestaltet ist. Der Prozess beginnt mit dem Erhalt der Rechnung. Sie erreicht das Unternehmen entweder auf Papier per Post, als PDF-Anhang per E-Mail oder über elektronische Plattformen wie Electronic Data Interchange (EDI).
Nach dem Eingang wird die Rechnung erfasst und registriert. Das bedeutet, dass relevante Daten, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant entweder manuell oder digital in ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Anschließend erfolgt die Prüfung der Rechnung. Dabei wird beispielsweise überprüft, ob die Rechnung mit den Angaben der Bestellung und des Lieferscheins übereinstimmt. Dieser sogenannte 3-Wege-Abgleich gehört zu den zeitaufwändigeren Schritten im Workflow.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Freigabe. Je nach Unternehmensstruktur wird die Rechnung an zuständige Personen oder Abteilungen weitergeleitet, die die Freigabe erteilen müssen. Erst nach der Freigabe wird die Rechnung gebucht und die Zahlung veranlasst. Zum Abschluss wird die Rechnung in Papierform oder digital archiviert.
Typische Pain Points: Wo der Workflow ins Stocken gerät
Trotz eines scheinbar klaren Ablaufs schleichen sich häufig Fehler und Ineffizienzen ein. Diese „Pain Points“ sind oft die Ursache für Verzögerungen, Mehrarbeit und zusätzliche Kosten. Zu den häufigsten Problemen gehören:
- Manuelle Datenverarbeitung: Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein Zahlendreher oder eine vergessene Position können weitreichende Folgen haben.
- Fehlende Transparenz: Papierbasierte oder dezentrale Rechnungsverwaltung macht es schwierig, den aktuellen Status einer Rechnung nachzuverfolgen. Das führt häufig zu Verzögerungen oder Doppelbearbeitungen.
- Komplexe Freigabeprozesse: Wenn keine klar definierten Workflows existieren, stockt der Prozess bei der Freigabe. Das ist vor allem bei großen Unternehmen oder internationalen Teams ein Problem.
- Fehlerhafte Rechnungen: Unvollständige Angaben oder formale Fehler in Rechnungen sind keine Seltenheit. Diese müssen korrigiert oder zurückgeschickt werden, was die Bearbeitungszeit verlängert.
- Verpasste Zahlungsfristen: Lange Bearbeitungszeiten können dazu führen, dass Fristen verpasst werden – mit der Folge von Mahngebühren oder dem Verlust von Skonto.
Workflow-Optimierung: So lassen sich Zeit und Kosten sparen
Ein optimierter Rechnungseingang beginnt mit der Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. Moderne Technologien ermöglichen es, viele manuelle Schritte zu eliminieren und so Fehlerquellen zu reduzieren. Die wichtigsten Ansätze für eine Optimierung sind:
- Digitalisierung der Rechnungen: Der erste Schritt ist, Rechnungen möglichst digital zu empfangen. Elektronische Formate wie PDF, ZUGFeRD oder XRechnung erleichtern die Weiterverarbeitung erheblich.
- Automatisierte Datenerfassung: Tools mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) oder Künstlicher Intelligenz können Rechnungsdaten automatisch auslesen und in Buchhaltungssysteme übertragen.
- Standardisierte Prozesse: Klare und einheitliche Workflows sorgen dafür, dass jede Rechnung denselben Prozess durchläuft. Eskalationsmechanismen verhindern, dass Freigaben verzögert werden.
- Einsatz von Workflowsystemen: Digitale Tools können Rechnungen automatisch an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten. Dadurch wird der Bearbeitungsstatus transparent und Fristen werden eingehalten.
- Integration von Systemen: Eine nahtlose Verbindung zwischen Buchhaltung, ERP-Systemen und Rechnungstools gewährleistet, dass Daten konsistent und effizient verarbeitet werden können.
Tools zur Digitalisierung des Rechnungseingangs
Technologien wie die IDP-Plattform (Intelligent Document Processing) von ExB sind eine geeignete Lösung, um den Rechnungseingang zu digitalisieren und zu optimieren. ExB geht weit über herkömmliche Ansätze hinaus und bietet eine hochentwickelte, KI-gestützte Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre dokumentenbasierten Workflows effizienter, präziser und skalierbarer zu gestalten.
Dabei kombiniert die Lösung von ExB Künstliche Intelligenz mit Machine Learning und verbindet dies mit einer tiefen Expertise im Bereich der Dokumentenverarbeitung. Im Fokus steht die Automatisierung komplexer Prozesse, die früher zeitaufwendig und fehleranfällig waren. Manuelle Dateneingaben gehören mit ExB der Vergangenheit an. Die Plattform nutzt fortschrittliche OCR-Technologien (Optical Character Recognition) und NLP-Modelle (Natural Language Processing), um relevante Informationen aus Rechnungen automatisch zu extrahieren – unabhängig vom Format oder Layout der Dokumente.
Die KI ist in der Lage, sich kontinuierlich zu verbessern und sogar unstrukturierte Daten aus unterschiedlichsten Quellen zu verarbeiten. Das bedeutet: Egal ob PDF, Bilddatei oder E-Rechnung – die Plattform erkennt und erfasst präzise alle notwendigen Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge, Zahlungsfristen und Lieferantendaten.
ExB versteht, dass kein Unternehmen wie das andere ist. Die Plattform bietet daher maximale Flexibilität und lässt sich individuell an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Vom kleinen Mittelständler bis hin zu multinationalen Konzernen – die Lösung ist skalierbar und wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Ein weiterer Vorteil: Die Integration in bestehende ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder andere Buchhaltungssoftware ist nahtlos möglich. Dadurch wird der Workflow noch effizienter und der Austausch von Daten reibungslos gestaltet.
Die IDP-Plattform von ExB kann mehr als nur Daten erfassen. Sie unterstützt auch bei der Automatisierung von Freigabeprozessen. Durch vordefinierte Workflows und intelligente Regelwerke leitet die Plattform Rechnungen automatisch an die richtigen Ansprechpartner*innen weiter – und das mit klaren Fristen und Benachrichtigungen.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Fazit
Ein ineffizienter Rechnungseingang kann Zeit, Geld und Ressourcen kosten. Unternehmen, die auf manuelle Prozesse setzen, riskieren nicht nur Fehler und Verzögerungen, sondern auch verpasste Einsparpotenziale. Die Digitalisierung bietet hier enorme Chancen. Durch die Nutzung moderner Technologien wie OCR, KI und Workflow-Automatisierung können Rechnungen effizienter, schneller und fehlerfreier bearbeitet werden.
Mit den richtigen Tools und einem durchdachten Workflow sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten, sondern schaffen auch die Grundlage für transparente und skalierbare Prozesse. Setzen Sie auf Digitalisierung und machen Sie Ihren Rechnungseingang fit für die Zukunft!
