Mit diesem 5-Schritte-Plan zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse automatisieren – schnell, skalierbar und mit messbarem Mehrwert.
Status quo erfassen
Bevor digitalisiert wird, muss klar sein, was überhaupt digitalisiert werden soll. Der erste Schritt ist daher eine Bestandsaufnahme der bestehenden dokumentenbasierten Prozesse.
Analysieren Sie:
- Welche Dokumentarten (z. B. Lieferscheine, Frachtbriefe, Zollformulare) sind im Umlauf?
- Woher stammen diese Dokumente (Lieferanten, Speditionen, eigene Fahrer)?
- Wie werden sie aktuell erfasst, geprüft, abgelegt oder weiterverarbeitet?
- Welche Medienbrüche, manuellen Arbeitsschritte oder Verzögerungen entstehen dabei?
➡️ Fokus setzen: Konzentrieren Sie sich auf Prozesse mit hohem Volumen und Standardisierungspotenzial. Besonders geeignet: Lieferscheine im Wareneingang oder Frachtbriefe im Versand.
➡️ Ziel: Transparenz schaffen, Schwachstellen identifizieren und so gezielt Ansatzpunkte für die Digitalisierung definieren.
Plattform vorbereiten
Die technische Grundlage für die automatisierte Dokumentenverarbeitung (IDP) kann schnell und schlank geschaffen werden – ohne große IT-Projekte.
Die ExB-Plattform wird in Ihre bestehende IT-Landschaft eingebettet:
- Anbindung an ERP-, WMS- oder TMS-Systeme via API oder bestehende Schnittstellen
- Keine langen Konfigurationsphasen: Die Lösung ist „ready to use“
- Modernste Optical Character Recognition (OCR) kombiniert mit domänenspezifischen KI-Modellen erkennt Inhalte automatisch – auch aus unstrukturierten oder schlecht lesbaren Scans
➡️ Vorteil: Sie müssen die KI nicht „trainieren“. Stattdessen arbeitet sie ab dem ersten Dokument zuverlässig – und wird mit jedem weiteren noch besser.
➡️ Ergebnis: Eine leistungsfähige Infrastruktur, die sofort produktiv einsetzbar ist und sich flexibel an Ihre Prozesse anpasst.
Der Weg zur Umsetzung – in 5 Schritten
Schritt | Ziel | Tipp |
1. Status quo erfassen | Welche Dokumente laufen heute wie? | Fokus auf Prozesse mit hohem Volumen & Wiederholrate |
2. Plattform vorbereiten | Anbindung der ExB-Plattform an bestehende Systeme (z. B. ERP/WMS) | Domänenspezifische Modelle direkt nutzbar |
3. Pilot starten | Kleiner Test mit realen Dokumenten | Ziel: < 4 Wochen Livegang |
4. Team einbinden | Schulung, Change-Kommunikation | Zeig konkret, wie die Lösung den Alltag verbessert |
5. Skalieren & ausrollen | Schrittweise weitere Prozesse einbinden | Zoll, Gefahrgut, Frachtbriefe folgen oft als Nächstes |
Pilot starten
Beginnen Sie gezielt – mit einem klar umrissenen Use Case, echten Dokumenten und einem definierten Zielkorridor.
Ein typischer Pilot:
- Konzentriert sich auf eine klar abgegrenzte Dokumentenart (z. B. Lieferscheine aus einem Lagerstandort)
- Wird mit realen Daten und aktuellen Workflows durchgeführt
- Bezieht Fachabteilungen von Anfang an mit ein
➡️ Ziel ist nicht ein „Test im Labor“, sondern ein produktionsnaher, schneller Start:
Live-Gang innerhalb von vier Wochen – mit sichtbarem Ergebnis, messbarem Nutzen und minimalem Risiko.
➡️ Tipp: Dokumentieren Sie Kennzahlen wie Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder Rückfragen – sie werden später zur Erfolgsmessung und internen Argumentation wichtig.
Team einbinden
Technologie allein bringt wenig – wenn das Team nicht mitzieht. Deshalb ist Change-Kommunikation entscheidend.
Das bedeutet konkret:
- Mitarbeitende frühzeitig einbinden, ihre Rückfragen und Sorgen ernst nehmen
- Den Nutzen klar machen: Weniger monotone Arbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben
- Mit einfach verständlichen Use Cases und „Aha“-Momenten arbeiten
- Kurze Schulungseinheiten, ggf. auch direkt im laufenden Prozess („Learning by Doing“)
➡️ Ziel: Akzeptanz schaffen, Berührungsängste abbauen – und Lust auf mehr Digitalisierung machen.
➡️ Tipp: Machen Sie Power-User oder Prozessverantwortliche zu „Digitalisierungsbotschaftern“, die das Kollegium begleiten und unterstützen.
Skalieren & ausrollen
Nach dem erfolgreichen Piloten folgt der Rollout auf breiter Front – schrittweise, aber mit System.
- Weitere Dokumenttypen integrieren: Zollpapiere, Frachtbriefe, Lieferscheine aus anderen Standorten
- Workflows nach und nach automatisieren: von der Erfassung bis zur Archivierung
- Prozesse in anderen Abteilungen übernehmen – etwa Einkauf, Retouren oder Service
➡️ Vorteil: Die Plattform wächst mit Ihren Anforderungen – ohne zusätzlichen Aufwand.
➡️ Ergebnis: Eine unternehmensweite Lösung, die papierbasierte Abläufe nachhaltig ersetzt und neue Effizienzpotenziale erschließt.
Mehr dazu können Sie auch in unserem Logistik-Leitfaden: Erste Schritte mit KI-gestützter Dokumentenautomatisierung erfahren.
Warum es sich lohnt: 4 starke Argumente
🧠 Weniger Fehler durch automatische Prüfung und Validierung
🚀 Schnellere Abläufe dank digitaler Datenflüsse ohne Wartezeiten
🛡️ Revisionssicherheit durch vollständige Nachvollziehbarkeit
📥 Weniger manuelle Arbeit – Fachkräfte werden entlastet
So funktioniert’s – konkret erklärt
- Scannen statt stapeln – mobil oder stationär
- Virtuelle Sachbearbeitung durch KI („Anna“) erkennt Inhalte automatisch
- Abgleich mit ERP – bei Abweichungen erfolgt eine automatische Eskalation
Daten fließen direkt weiter in Ihre Systeme
- Vollständiger Audit Trail – für Compliance, Zoll, Kundenservice
Best Practice: Digitalisierung im Lieferscheinprozess
Manuelle Stempel, lange Reaktionszeiten bei Abweichungen und überlastete Teams: In vielen Unternehmen ist das bei der Verarbeitung von Lieferscheinen noch Alltag. Häufig werden hunderte Dokumente täglich händisch geprüft, abgelegt und weiterverarbeitet – mit erheblichem Aufwand und deutlichen Auswirkungen:
Fazit: Automatisieren, was niemand mehr manuell will
Die Digitalisierung der Lieferpapierverarbeitung ist keine Zukunftsmusik – sie ist machbar, rechnet sich schnell und wird zur Voraussetzung für wettbewerbsfähige Logistikprozesse. Mit KI und OCR lassen sich Papierberge abbauen, Prozesse beschleunigen und Ressourcen besser nutzen. Wer heute einsteigt, profitiert morgen – und sichert sich einen entscheidenden Vorsprung in einer Branche, die auf Effizienz angewiesen ist.
Und nun stellen Sie sich die Frage: Wo stapeln sich bei Ihnen noch Lieferscheine? Starten Sie jetzt mit einer Demo – der Unterschied ist messbar.
