Was ist automatisierte Dokumentenklassifizierung?
Die automatisierte oder auch automatische Dokumentenklassifizierung beschreibt den Prozess, bei dem Dokumente mithilfe moderner Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) ausgelesen und anschließend intelligent in vordefinierte Kategorien eingeteilt werden. Hierbei geht es über die bloße Extraktion textbasierter Informationen hinaus, denn auch unstrukturierte Daten können durch den Einsatz von OCR-Technologien klassifiziert werden. Dadurch ermöglicht die automatisierte Dokumentenklassifizierung nicht nur die Erfassung von Inhalten, sondern auch die Erkennung von Kontext und Bedeutung.
Warum ist die Dokumentenklassifizierung wichtig?
In Zeiten einer regelrechten Informationsflut ist die Klassifizierung von Dokumenten ein essenzieller Bestandteil der Automatisierung der Dokumentenverwaltung. Die fortschrittliche Methode der Dokumentenklassifizierung beeinflusst den Umgang mit großen Datenmengen und Informationen maßgeblich. Bei der automatischen Dokumentenklassifizierung werden Techniken des maschinellen Lernens (Machine Learning) und des tiefen Lernens (Deep Learning) verwendet, um Muster und Merkmale in Dokumenten zu erkennen und so eine präzise Kategorisierung zu ermöglichen.
Vorteile der automatischen Dokumentenklassifizierung
Die Vorteile der automatischen Klassifizierung von Dokumenten sind vielfältig und bedeutsam.
- Reduzierung von Fehlern: Da menschliche Eingriffe reduziert werden, sinkt auch die Fehlerquote.
- Verringerung der Bearbeitungszeit: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben werden Ressourcen und Zeit eingespart.
- Verbesserte Effizienz, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit: Durch die Automatisierung werden Prozesse optimiert, die Zuverlässigkeit gesteuert und eine problemlose Skalierung ermöglicht.
- Compliance: Die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien bezüglich des Datenschutzes verbessert sich.
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ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Wie funktioniert die Dokumentenklassifizierung?
Die automatische Dokumentenklassifizierung umfasst mehrere Schritte, die unter den folgenden Punkten zusammengefasst werden können.
- Datenvorbereitung: Daten werden in maschinenlesbare Formate umgewandelt. Hierbei kommen unter anderem fortschrittliche Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) zum Einsatz.
- Merkmalsextraktion: Die wesentlichen Merkmale der zu klassifizierenden Dokumente werden erkannt und extrahiert.
- Modelltraining: Um Muster in Daten zu erkennen, werden KI-Modelle und Softwares auf großen Datensätzen trainiert.
- Klassifizierung: Die trainierten Modelle ordnen Dokumente in vordefinierte Kategorien zu.
Vor der Dokumentenklassifizierung müssen Dokumente – sofern sie in Papierform vorliegen – eingescannt werden. Die digitalen Dokumente können anschließend je nach Anwendungsfall z. B. nach Ihrer Art klassifiziert werden: Rechnungen, Lieferscheine, Beschwerden. Softwares zur Dokumentenklassifizierung erkennen die Art der Dokumente anhand von Schlagworten, Aufbau und Layout.
Anwendungsfälle & Beispiele der automatischen Dokumentenklassifizierung
Die automatische Dokumentenklassifizierung findet in diversen Branchen statt. Ein Beispiel ist die automatische Zuordnung von Kundenanfragen zu den richtigen Abteilungen. Dies verbessert die Effizient des Kundensupports und somit auch die Customer Experience, da Anfragen schneller bearbeitet werden. In der Gesundheitsbranche kann die automatische Dokumentenklassifizierung Abrechnungsprozesse optimieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Geschäftsprozesse mit Dokumentenklassifizierung optimieren
Durch die präzise Kategorisierung und Klassifizierung von Dokumenten werden Unternehmensabläufe beschleunigt. Die automatisierte Dokumentenklassifizierung resultiert in gesteigerter Produktivität, geringeren Kosten und einem besseren Informationsmanagement.
KI-basierte Dokumentenklassifizierung mit ExB
Die automatische Dokumentenklassifizierung revolutioniert die Dokumentenverarbeitung von Unternehmen jeder Branche. Durch den Einsatz von innovativen, KI-gestützten Technologien können Dokumente präzise, effizient und kostengünstig in relevante Kategorien sortiert und somit klassifiziert werden. Vor allem die Klassifizierung unstrukturierter Daten kann sich schwierig und zeitaufwändig gestalten. Für ExB sind unstrukturierte Daten ein Kinderspiel. Unsere Plattform ermöglicht ML-gesteuerte Dokumentenklassifizierung: So transformiert unsere IDP-Plattform Ihr gesamtes Unternehmen. Unsere Lösung ist in der Lage, auch feinste Unterschiede zwischen einzelnen Dokumentenkategorien zu erkennen und diese präzise zu klassifizieren.
