Doch es gibt eine Lösung: automatisierte Dokumentenverarbeitung (IDP). Dabei handelt es sich um eine Technologie, die Dokumentenprozesse nicht nur vereinfacht, sondern komplett transformiert. IDP kombiniert Technologien wie wie Optical Character Recognition (OCR), Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML), um Daten aus unstrukturierten Dokumenten präzise zu extrahieren und zu verarbeiten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen fünf der größten Herausforderungen der manuellen Dokumentenverarbeitung und wie IDP diese für Sie lösen kann.
Zeit- und ressourcenintensive Dokumentenverarbeitung
Ein häufig auftretendes Problem innerhalb von Unternehmen ist die schiere Menge an Zeit, die für die manuelle Verarbeitung von Dokumenten aufgewendet werden muss. Mitarbeiter sind stundenlang damit beschäftigt, Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie PDFs, E-Mails, Lieferscheinen oder Ähnlichem zu extrahieren. Von der Dateneingabe über die Überprüfung bis hin zur Archivierung verbringen Mitarbeiter laut Kyocera-Studie durchschnittlich 25 % ihrer Arbeitszeit mit wiederkehrenden administrativen Aufgaben wie der Dokumentenverarbeitung.
Das Problem wird besonders dann deutlich, wenn hohe Dokumentenvolumen ins Spiel kommen. Beispielsweise in der Logistik, wo täglich unzählige Frachtbriefe, Lieferscheine und Zollpapiere bearbeitet werden müssen. Oft bedeutet dies für Mitarbeiter, Überstunden zu leisten oder Arbeit liegen zu lassen, was sich wiederum auf den gesamten Workflow auswirkt und diesen behindert.
IDP verarbeitet Dokumente in Sekundenschnelle – und das ohne menschliches Eingreifen. Eine intelligente Kombination aus OCR und KI sorgt dafür, dass relevante Daten automatisch erkannt, extrahiert und weitergeleitet werden. Was früher Stunden dauerte, erledigt IDP in Bruchteilen der Zeit.
Ein Beispiel aus der Praxis: Unser Kunde Hallog spart dank der IDP-Lösung von ExB täglich bis zu 4,5 Stunden durch die Prozessautomatisierung. Dies bedeutet eine Zeitersparnis von über 60 % und lässt die Mitarbeitenden sich jetzt auf das Kerngeschäft konzentrieren.
Fehleranfälligkeit
Fehler sind menschlich – doch in der Geschäftswelt können sie teuer werden. Ob ein falsches Datum auf einer Rechnung oder ein Tippfehler auf einer Bestellung, die Auswirkungen können gravierend sein: Kundenbeschwerden, Verzögerungen und zusätzliche Kosten sind die Konsequenzen.
Besonders in Branchen wie der Logistik oder der Fertigungsindustrie, wo genaue Daten entscheidend sind, können Fehler zu Lieferengpässen und Unzufriedenheit bei Kunden führen.
IDP minimiert menschliche Fehler indem es Daten automatisch extrahiert und validiert. Mithilfe von KI wird die Genauigkeit von Informationen überprüft, Inkonsistenzen erkannt und anschließend weiterverarbeitet. Dadurch sinkt die Fehlerquote erheblich.
Ein weiterer Vorteil: Die IDP-Lösung von ExB lernt kontinuierlich dazu. Je mehr Dokumente verarbeitet werden, desto besser wird die Präzision. Unternehmen, die IDP einsetzen, können von einer fast vollständigen Eliminierung manueller Fehler berichten und damit von einer deutlichen Verbesserung ihrer Prozesse.
Ineffizienz und Engpässe
Manuelle Dokumentenprozesse kristallisieren sich oft als Bottleneck in Unternehmen heraus. Wenn Dokumente nicht rechtzeitig bearbeitet werden, führt das zu Verzögerungen in der gesamten Wertschöpfungskette. Besonders in Zeiten hoher Arbeitsbelastung – etwa zum Monatsende hin oder während der Steuerperiode – stoßen viele Unternehmen an ihre Kapazitätsgrenzen.
Verschärft wird das Problem durch inkonsistente Prozesse. Unterschiedliche Abteilungen verwenden häufig unterschiedliche Methoden der Dokumentenverarbeitung, was die Zusammenarbeit erschwert und zu weiteren Verzögerungen führt.
Durch IDP wird der gesamte Dokumentenworkflow standardisiert und automatisiert. Vom Eingang der Dokumente bis zur finalen Verarbeitung läuft alles reibungslos und effizient ab. Dabei integriert sich IDP nahtlos in bestehende Systeme, sodass alle Abteilungen auf dieselben Prozesse zurückgreifen können.
Skalierungsprobleme
Mit dem Wachstum des Unternehmens geht auch das vergrößerte Volumen an Dokumenten einher, welches verarbeitet werden muss. Manuelle Prozesse, die bei kleinen Unternehmen noch funktionieren mögen, stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Neue Mitarbeiter einzustellen ist oft keine langfristige Lösung, da dies hohe Kosten verursacht und die Einarbeitung Zeit in Anspruch nimmt.
Besonders problematisch wird es, wenn unterschiedliche Dokumententypen ins Spiel kommen. Rechnungen, Lieferscheine und Verträge haben oft unterschiedliche Formate, was die manuelle Verarbeitung zusätzlich erschwert.
IDP löst das Problem, da es skalierbar und flexibel ist. Es verarbeitet große Mengen an Dokumenten genauso effizient wie kleine. Dank intelligenter Klassifizierungsalgorithmen lassen sich verschiedene Dokumententypen automatisch erkennen und die Verarbeitung entsprechend anpassen.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Hohe Kosten der manuellen Verarbeitung
Zeit ist Geld – und manuelle Prozesse sind teuer. Die Kosten für Personal, Fehlerkorrekturen und langsame Abläufe summieren sich schnell. Dazu kommen versteckte Kosten, etwa durch verlorene Geschäftsmöglichkeiten oder unzufriedene Kunden.
IDP hilft, diese Kosten drastisch zu senken. Arbeitskräfte können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, während die Technologie die Routinearbeiten übernimmt. Die Reduzierung von Fehlern und die schnellere Verarbeitung sorgen für zusätzliche Einsparungen – eine Win-Win-Situation.
Fazit: Warum Sie auf IDP setzen sollten
Manuelle Dokumentenverarbeitung gehört der Vergangenheit an. Mit IDP können Sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Qualität Ihrer Prozesse verbessern und Ihr Unternehmen für die Zukunft rüsten. Nutzen Sie die Chancen, die Ihnen diese Technologie bietet – denn Papierstau und Tippfehler gehören bald genauso der Vergangenheit an wie das Faxgerät.
Also, warum noch zögern? Ihr Papierberg wird nicht kleiner, und die nächste falsch formatierte Rechnung lauert schon in Ihrem Posteingang. Schaffen Sie Freiräume für das, was wirklich zählt – für Sie und Ihr Team.
