Workflows: Das Herzstück jedes Unternehmens
Workflows bestehen aus wiederholbaren Abläufen, die erforderlich sind, um eine spezifische Aufgabe abzuschließen. Sie sind ein grundlegender Faktor bei der Organisation und Verwaltung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens – vom Projektstart bis zum Abschluss. Das Ergebnis eines effizienten Workflows ist eine gesteigerte Produktivität und eine verbesserte Effizienz innerhalb des Unternehmens.
Wie effizient ein Workflow ist, lässt sich daran messen, wie gut er Ressourcen einsetzt, um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben zu erledigen. Ein Workflow gilt dann als effizient, wenn er dazu beiträgt, die Betriebskosten zu senken und gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
Eine Möglichkeit, die Effizienz des Workflows zu messen, ist das Wertschöpfungsverhältnis – Value Added Ratio (VAR). Dieses Verhältnis berechnet die Zeit, die direkt zur Wertschöpfung eines Produkts oder einer Dienstleistung beiträgt, im Vergleich zur Gesamtzeit, die benötigt wird, um den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. In die Gesamtzeit fallen außerdem sowohl wertschöpfende als auch nicht-wertschöpfende Phasen. Mithilfe dieses Messwerts lässt sich die Effizienz eines Workflows klar bewerten und Ziele zur Verbesserung ableiten.
Neben dem Wertschöpfungsverhältnis gibt es weitere Kennzahlen, um die Effizienz von Workflows zu messen:
- Die Ressourcennutzung
- Produktionskapazitäten
- Das Fachwissen der Mitarbeitenden
- Betriebskosten
Fehlerquoten
Im Folgenden wollen wir sieben praxisnahe Schritte aufzeigen, mit denen Workflows optimiert werden können und in Folge dessen die Effizienz und Produktivität gesteigert werden kann.
Bestehende Workflows abbilden
Der erste Schritt zur Optimierung besteht darin, die bestehenden Prozesse klar zu visualisieren. Hierfür eignen sich Flussdiagramme, die jeden einzelnen Schritt sowie die verantwortlichen Personen oder Abteilungen aufzeigen. Eine visuelle Darstellung kann dabei helfen, Engpässe und ineffiziente Arbeitsprozesse darzustellen und zu identifizieren.
Beispielsweise lässt sich bei der Verarbeitung von Dokumenten, wie Lieferscheinen oder Zolldokumenten herausfinden, dass mithilfe von IDP-Plattformen manuelle Schritte automatisiert werden können. Dadurch lässt sich die Bearbeitungszeit stark verringern, was zu einer schnelleren Abwicklung und weniger Fehlern führt.
Bestehende Workflows bewerten
Sind die Workflows erstmal visualisiert, können sie bewertet werden. Ein besonderer Fokus sollte dabei auf den Faktoren Zeitaufwand, Kosten und Fehleranfälligkeit, beziehungsweise Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Kunden liegen. In der Logistik können Verzögerungen oder Fehler bei der Dokumentenverarbeitung, etwa bei Frachtbriefen, zu erheblichen Störungen in der Lieferkette führen.
Das Konzept der Theory of Constrains (TOC) kann dabei helfen, den kritischen Engpass zu identifizieren. Ein Prozess ist nur so effizient wie sein schwächstes Glied. TOC ermöglicht es, genau diese Schwachstelle zu finden und zu beheben, um den gesamten Ablauf zu verbessern.
Tipp: Verwenden Sie Tools wie Kanban-Boards (z.B. Trello oder Jira) oder Process-Mining-Tools (wie CeloniS), um Engpässe datenbasiert zu identifizieren.
Arbeitsschritte priorisieren
Nicht jeder Arbeitsschritt ist von gleicher Bedeutung. Einige Aufgaben haben unmittelbare Auswirkungen auf die nachfolgenden Schritte, während andere weniger dringend sind. Daher ist es entscheidend, die einzelnen Schritte nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren. Dies geschieht oft mithilfe des Konzepts des “kritischen Pfads”, der die längste Abfolge von Aufgaben beschreibt, die den Abschluss des gesamten Prozesses beeinflussen.
Warum ist Priorisierung wichtig?
Wenn Schritte mit hoher Prio nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, können sie den gesamten Workflow verzögern. Durch die Priorisierung kritischer Aufgaben lässt sich sicherstellen, dass Ressourcen und Aufmerksamkeit dort eingesetzt werden, wo sie den größten Einfluss haben
Wie lässt sich das umsetzen?
- Kritischen Pfad analysieren: Verwenden Sie Tools wie Microsoft Project oder Smartsheet, um den kritischen Pfad zu identifizieren.
- Ressourcen umverteilen: Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Personal und Ressourcen auf die kritischen Aufgaben verteilen, um Engpässe zu vermeiden.
- Automatisierung priorisieren: Automatisieren Sie repetitive Aufgaben mit geringem Mehrwert, um Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen.
Arbeitsschritte optimieren und automatisieren
Nach dem Sammeln von Feedback und der Analyse der Workflows ist es Zeit, die Arbeitsschritte zu optimieren. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben ist einer der effektivsten Wege, um die Effizienz zu steigern.
Warum sollte automatisiert werden?
- Repetitive Aufgaben: Automatisieren Sie einfache, wiederkehrende Tätigkeiten, die keine hohe Komplexität erfordern, wie die Eingabe von Daten oder das Versenden von Bestätigungen.
- Fehleranfällige Schritte:
Aufgaben, die häufig Fehler verursachen, sollten priorisiert automatisiert werden, um die Fehlerquote zu senken.
Durch den Einsatz einer IDP-Plattform lassen sich viele Prozesse vollständig automatisieren. Dadurch werden Fehler minimiert und Bearbeitungszeiten drastisch gekürzt.
Ergebnisse messen und weiter verfeinern
Workflows zu optimieren ist kein einmaliges Projekt. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, bei dem regelmäßige Messungen der Ergebnisse unerlässlich sind. Dies hilft, sicherzustellen, dass die eingeführten Optimierungen auch langfristig erfolgreich sind.
Was sollten Sie messen?
- Value Added Ratio (VAR): Dieser Wert misst, wie viel der Zeit, die in einen Workflow investiert wird, tatsächlich zur Wertschöpfung beiträgt.
- Durchsatz: Wie viel Output (z. B. bearbeitete Dokumente) generiert der Workflow in einer bestimmten Zeit?
Eine regelmäßige Überwachung dieser Kennzahlen kann dabei helfen, mögliche Rückschritte zu erkennen und die Workflows kontinuierlich zu verbessern.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Feedback sammeln
Um sicherzustellen, dass die vorgenommenen Änderungen in den Workflows tatsächlich Verbesserungen bringen, sollte regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden eingeholt werden, da diese oft wertvolle Einblicke darin haben, wie Prozesse verbessert werden können.
Warum ist Feedback wichtig?
- Direkte Erfahrung: Mitarbeitende arbeiten tagtäglich mit den Workflows und haben ein tiefes Verständnis für ihre Schwächen und Stärken.
Akzeptanz von Änderungen: Wenn Sie die Mitarbeitenden in den Optimierungsprozess einbeziehen, erhöhen Sie deren Akzeptanz für die eingeführten Änderungen.
Wie kann Feedback gesammelt werden?
- Nutzen Sie Tools wie Google Forms oder SurveyMonkey, um einfache und schnelle Umfragen zu erstellen. Fragen Sie dabei nicht nur nach Problemen, sondern auch nach möglichen Lösungsansätzen.
Arbeitsschritte optimieren und automatisieren
Nach dem Sammeln von Feedback und der Analyse der Workflows ist es Zeit, die Arbeitsschritte zu optimieren. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben ist einer der effektivsten Wege, um die Effizienz zu steigern.
Warum sollte automatisiert werden?
- Repetitive Aufgaben: Automatisieren Sie einfache, wiederkehrende Tätigkeiten, die keine hohe Komplexität erfordern, wie die Eingabe von Daten oder das Versenden von Bestätigungen.
- Fehleranfällige Schritte:
Aufgaben, die häufig Fehler verursachen, sollten priorisiert automatisiert werden, um die Fehlerquote zu senken.
Durch den Einsatz einer IDP-Plattform lassen sich viele Prozesse vollständig automatisieren. Dadurch werden Fehler minimiert und Bearbeitungszeiten drastisch gekürzt.
Ergebnisse messen und weiter verfeinern
Workflows zu optimieren ist kein einmaliges Projekt. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, bei dem regelmäßige Messungen der Ergebnisse unerlässlich sind. Dies hilft, sicherzustellen, dass die eingeführten Optimierungen auch langfristig erfolgreich sind.
Was sollten Sie messen?
- Value Added Ratio (VAR): Dieser Wert misst, wie viel der Zeit, die in einen Workflow investiert wird, tatsächlich zur Wertschöpfung beiträgt.
- Durchsatz:
Wie viel Output (z. B. bearbeitete Dokumente) generiert der Workflow in einer bestimmten Zeit?
Eine regelmäßige Überwachung dieser Kennzahlen kann dabei helfen, mögliche Rückschritte zu erkennen und die Workflows kontinuierlich zu verbessern.
Fazit
Durch die systematische Analyse und Visualisierung bestehender Prozesse wird schnell klar, wo Engpässe und ineffiziente Abläufe den Fortschritt behindern. Die Priorisierung wichtiger Arbeitsschritte sorgt dafür, dass Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Einfluss haben. Feedback von Mitarbeitenden bietet wertvolle Einblicke in die täglichen Herausforderungen und hilft, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Mit der Automatisierung repetitiver Aufgaben lassen sich Fehler minimieren und die Arbeitszeit für wertschöpfendere Tätigkeiten freisetzen.
Moderne Technologien wie Intelligent Document Processing (IDP) von ExB bieten eine umfassende Lösung, um dokumentenbasierte Workflows zu automatisieren. Insbesondere in stark regulierten und datenintensiven Branchen wie der Logistik oder dem Finanzwesen eröffnet IDP neue Möglichkeiten, Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer zu gestalten. Durch die Kombination von Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning (ML) und anderen fortschrittlichen Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) ermöglicht ExB Unternehmen, Dokumente in Sekunden zu verarbeiten, die zuvor Tage in Anspruch nahmen.
Kurz gesagt: Eine durchdachte und optimierte Workflow-Strategie, unterstützt durch moderne Automatisierungstechnologien wie die ExB-Plattform, führt zu einer nachhaltigen Verbesserung der Prozesse, senkt die Betriebskosten und steigert die Produktivität. Unternehmen, die ihre Workflows kontinuierlich verbessern und dabei auf moderne Technologien setzen, schaffen einen langfristigen Wettbewerbsvorteil und bleiben flexibel für die Herausforderungen der Zukunft.
