Was bedeutet die Digitalisierung des Posteingangs?
Die Digitalisierung des Posteingangs umfasst den Prozess, physische und elektronische Dokumente, die über verschiedene Eingangskanäle in ein Unternehmen gelangen, in einer einheitlichen, digitalen Form zu verwalten. Dies betrifft nicht nur Briefe und andere Papierdokumente, sondern auch E-Mails, Rechnungen und weitere digitale Informationen. Mit Hilfe von Intelligent Document Processing (IDP)-Systemen wie der Plattform von ExB können alle Dokumente zentral erfasst, kategorisiert und sicher an die zuständigen Stellen innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden. Damit entfällt nicht nur die manuelle Verteilung der Post, sondern es werden sowohl Zeit als auch Ressourcen eingespart.
Vorteile eines digitalen Posteingang
Mit einem automatisierten Posteingang geht eine tiefgreifende Transformation einher, die sowohl interne Prozesse als auch die gesamte Unternehmensstrategie nachhaltig verbessert. Von der beschleunigten Bearbeitung eingehender Dokumente bis hin zur Optimierung des gesamten Informationsflusses – Unternehmen profitieren auf vielen Ebenen:
- Produktivitätssteigerung: Indem Sie Ihren Posteingang digitalisieren, entfällt die manuelle Verteilung von Dokumenten. Automatisierte Systeme wie das von ExB ermöglichen eine sofortige Kategorisierung und Weiterleitung der Eingangspost. Mitarbeitende können auf die relevanten Informationen sofort zugreifen, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
- Zeitersparnis: Der automatisierte Posteingang reduziert den Aufwand für das manuelle Sortieren, Verteilen und Archivieren von Dokumenten erheblich. Besonders bei hohem Postaufkommen bringt diese Lösung spürbare Entlastung, sodass sich Mitarbeitende auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
- Kostensenkung: Durch die Automatisierung der Posteingangsbearbeitung wird nicht nur das Personal entlastet, auch die Kosten für physische Lagerung und Transport der Dokumente sinken. Eine zentrale, digitale Posteingangslösung reduziert den Aufwand für die Verwaltung und Ablage von Papierdokumenten.
- Sicherer Zugriff und Datenschutz: Ein weiterer großer Vorteil der Digitalisierung ist der gesicherte Zugriff auf Dokumente. Anstatt physische Kopien zu verschicken oder zu lagern, werden alle Daten sicher in einem digitalen Archiv gespeichert. Dies erleichtert nicht nur den Zugriff, sondern auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
- Nachhaltigkeit: Die Reduzierung von Papierverbrauch und Transportwegen trägt aktiv zur Schonung von Ressourcen bei und unterstützt Unternehmen in ihrer nachhaltigen Entwicklung, besonders wenn sich Post vorher zwischen verschiedenen Entitäten bewegt hat.
Herausforderungen der Digitalisierung des Posteingangs
Der digitale Posteingang bringt nicht nur zahlreiche Vorteile, sondern auch einige Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Mit ExB lassen sich diese jedoch gezielt und erfolgreich angehen:
- Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen Informationen erfordert höchste Sicherheitsstandards. ExB bietet Ihnen maßgeschneiderte Lösungen und gewährleistet so, dass Ihre Daten jederzeit sicher und konform verarbeitet werden.
- Anpassung und Schulung der Mitarbeitenden: Der Wechsel auf ein digitales System bedeutet auch eine Umstellung für die Belegschaft. ExB unterstützt Sie nicht nur mit intuitiven Lösungen, sondern auch mit maßgeschneiderten Schulungsprogrammen, um die Akzeptanz und das Verständnis im Team zu fördern.
- Investitionskosten: Die Einführung eines digitalen Systems bringt zunächst Investitionen mit sich. ExB sorgt jedoch dafür, dass diese schnell durch signifikante Einsparung bei Zeit und Materialkosten übertroffen werden – so wird der Schritt zur Digitalisierung langfristig zur echten Effizienzsteigerung.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Wie können Sie Ihren Posteingang digitalisieren?
Die Automatisierung des Posteingangs erfordert eine klare Strategie und gut durchdachte Schritte, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Der erste Schritt besteht in einer umfassenden Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Posteingangsprozesses. Dabei sollten Sie klären, welche Arten von Dokumenten bei Ihnen eingehen und wie diese bisher verarbeitet werden. Wo liegen die größten Engpässe und Potenziale zur Verbesserung? Diese Analyse bildet die Grundlage für die Auswahl einer passenden digitalen Lösung.
Ein zentraler Aspekt ist die Wahl der richtigen Software. Hier kommt es darauf an, eine leistungsstarke und flexible Lösung zu finden, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist. ExB bietet Ihnen maßgeschneiderte IDP-Lösungen, die Informationen aus verschiedenen Dokumentenarten extrahieren können. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen effizient erfasst werden.
Ebenso wichtig ist die Integration in bestehende Systeme. Damit der digitale Posteingang nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe passt, muss die neue Software sich problemlos in bereits vorhandene Dokumentenmanagement-, ERP- oder CRM-Systeme einfügen. ExBs IDP-Lösungen sind so konzipiert, dass sie leicht in bestehende Infrastrukturen integrierbar sind und so die Arbeitsprozesse weiter optimieren.
Ein weiterer entscheidender Schritt ist die Automatisierung und Optimierung der Workflows. Mit Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) kann der Posteingang vollständig automatisiert werden. ExBs intelligente Software erkennt den Dokumententyp – wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – und leitet die relevanten Informationen automatisch an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen weiter. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler und erhöht die Effizienz.
Warum ExB der ideale Partner für die Digitalisierung des Posteingangs ist
ExB hebt sich durch maßgeschneiderte Lösungen von anderen Anbietern ab. Während viele Systeme nur Standardfunktionen bieten, passt sich ExB flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Unser IDP-System kann Informationen aus verschiedensten Dokumentenarten – egal ob Briefe, E-Mails, PDFs oder Rechnungen – präzise extrahieren. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, individuelle Workflows zu schaffen, die genau auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind.
Ein weiterer Vorteil ist der Datenschutz „made in Germany“, der höchste Sicherheitsstandards gewährleistet. Ihre Daten werden nicht in einer anonymen Cloud gespeichert, sondern in einer sicheren Umgebung, die den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien entspricht. Unternehmen, die ExB nutzen, profitieren nicht nur von der Automatisierung, sondern auch von der Sicherheit, dass ihre sensiblen Informationen geschützt bleiben.
Fazit: Digitalisieren Sie Ihren Posteingang effizient mithilfe von ExB
Die Digitalisierung Ihres Posteingangs bedeutet mehr als nur eine technische Verbesserung – sie ermöglicht schnellere Abläufe, spart Ressourcen und bietet Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil. Mit ExBs flexibler und sicherer IDP-Lösung schaffen Sie Ordnung im Dokumentenchaos und setzen wertvolle Kapazitäten frei.
Die Sicherheit Ihrer Daten steht bei ExB an erster Stelle. Unsere Lösungen entsprechen den strengen Anforderungen der DSGVO und gewährleisten höchste Datensicherheit
Ja, die ExB-Plattform ist hochgradig anpassungsfähig und lässt sich in bestehende Systeme wie DMS, ERP oder CRM integrieren
ExB bietet nicht nur die Software, sondern auch umfassenden Support bei der Implementierung und Schulung der Mitarbeiter, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten
