Die Postbearbeitung gilt als eine der Haupttätigkeiten kleiner und mittlerer Betriebe und beschäftigt sich mit dem Posteingang, der Postverteilung und dem Postausgang. Dabei kann genau diese sich als langwierig und fehleranfällig erweisen, wenn sie manuell geschieht. Die Lösung stellt die Digitalisierung der Postbearbeitung dar, welche nicht nur effizienter ist, sondern auch den Weg für Technologien, wie Intelligent Document Processing (IDP), ebnet.
Der Ablauf im Überblick
Viele Unternehmen setzen bei der Postbearbeitung bisher größtenteils auf manuelle Prozesse. So müssen eingehende Sendungen entgegengenommen und sortiert werden, um sie an die entsprechende Abteilung oder ein spezifisches IT-System weiterzuleiten. Damit ist die Organisation der Eingangspost aufwändig, ein wesentlicher Ausgabenposten und gleichzeitig der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Unternehmen, bei dem sich Fehler und Ineffizienz besonders schnell bemerkbar machen.
Gleichzeitig gilt die Poststelle als ein Bereich im Unternehmen, an dem nicht gespart werden sollte. Das richtige Management ist entscheidend, damit alle Dokumente schnell und zuverlässig beim jeweiligen Empfänger ankommen und die damit einhergehenden Aufgaben zuverlässig bearbeitet werden können. Die manuelle Postbearbeitung ist dabei längst nicht mehr zeitgemäß..
Die Schwachstellen der manuellen Postbearbeitung
Der Einsatz manueller Prozesse innerhalb der Postbearbeitung kann zu Problemen führen, da dieser nicht nur unübersichtlich ist, sondern auch zeitaufwendig. Die Nachteile auf einen Blick:
- Fehleranfälligkeit: eine falsche Zuordnung, der Verlust von Dokumenten oder eine unvollständige Bearbeitung der Eingangspost sind Schwachstellen, die eine manuelle Postbearbeitung mit sich bringt.
- Mangelnde Skalierbarkeit: Mit steigendem Postaufkommen wird eine manuelle Bearbeitung schnell ineffizient und überlastet die bestehenden Kapazitäten.
- Zeitaufwendigkeit: Der Aufwand für das Öffnen, Sortieren und Weiterleiten der Sendungen raubt wertvolle Zeit, die die Mitarbeiter an anderer Stelle aufwenden könnten.
- Höhere Kosten: Die manuelle Postbearbeitung ist zeit- und personalintensiv, verursacht Material- und Lagerkosten und stellt somit eine finanzielle Belastung für Unternehmen dar.
Die Digitalisierung der Postbearbeitung
Die digitale Postbearbeitung umfasst die Verarbeitung von digitalen, ebenso wie von analogen Dokumenten. Geht die Eingangspost nicht bereits elektronisch in das Unternehmen ein, wird sie mittels Einscannen digitalisiert und so für die digitale Postbearbeitung vorbereitet. Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und IDP werden hierbei verwendet, um den Text zu erkennen und mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP) zu analysieren, relevante Inhalte zu erkennen und in vorhandene Systeme überführt zu werden.
Die Vorteile:
- Kostensenkung: Durch die digitale Postbearbeitung können Material- und Personalkosten eingespart werden.
- Entlastung der Mitarbeiter: Durch die automatisierte Bearbeitung können Mitarbeiter an wichtigeren Stellen eingesetzt werden.
- Datenschutz: Die Integration der Postbearbeitung in ein Dokumenten-Management-System (DMS) entspricht den höchsten Anforderungen der DSGVO und gewährleistet somit die Sicherheit sensibler Daten.
- Effiziente Workflows: Ein schneller Zugriff auf Daten und die digitale Weiterverarbeitung sorgen im Rahmen der Postbearbeitung für mehr Effizienz innerhalb der Arbeitsprozesse.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Die Funktionsweise der digitalen Postbearbeitung
Um von analog auf digital zu wechseln, ist es notwendig, eingehende Dokumente zu erfassen und zu digitalisieren. Mithilfe von OCR- und KI-Tools wird dann der Inhalt analysiert, klassifiziert und sofort an eine bestimmte Abteilung oder ein spezifisches IT-System gesendet.
Ein typischer Workflow könnte folgendermaßen aussehen:
- Erfassen: Physische Post wird gescannt, während digitale Dokumente automatisch in das System eingespeist werden.
- Kategorisieren: KI erkennt den Dokumententyp und ordnet ihn den passenden Kategorien wie „Rechnungen“ oder „Lieferscheine“ zu.
- Weiterleiten: Die extrahierten Daten werden direkt in relevante Anwendungen wie Buchhaltungs- oder CRM-Systeme eingespeist.
Archivieren: Alle Dokumente werden sicher und gesetzeskonform gespeichert, wodurch der Zugriff erleichtert und der Papierverbrauch reduziert wird.
Durch Technologien wie IDP wird dieser Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch zuverlässiger. Die KI lernt fortwährend, wodurch die Genauigkeit mit der Zeit wächst.
ExB als Partner für Ihren digitalen Wandel
Mit der Digitalisierung der Postbearbeitung gehen zahlreiche Vorteile einher, die nicht nur Zeit- und Kosteneinsparungen herbeiführen, sondern auch für eine höhere Effizienz und Skalierbarkeit innerhalb eines Unternehmens sorgen. Zudem können Fehlerquoten minimiert werden und die Mitarbeiter können sich auf strategisch bedeutsame Aufgaben fokussieren.
Warum ExB als Partner?
Mit unserer IDP-Plattform erhalten Sie für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen, die sich problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen. Unsere KI verarbeitet Dokumente unterschiedlicher Formate und lässt sie von einer hohen Skalierbarkeit profitieren. Ob kleines Unternehmen oder Konzern – unsere Lösung wird Ihren Anforderungen gerecht.
Ihre Vorteile als Kunde:
- Zeitersparnis: Dokumente lassen sich in Sekunden verarbeiten.
- Minimale Fehlerquote: KI-basierte Validierungen verringern menschliche Pannen.
- Datenschutz: Unsere Cybersecurity-Standards “made in Germany” sorgen für die Sicherheit sensibler Daten.
Fazit
Die Digitalisierung gilt als eine der zentralen Ziele von Unternehmen. In diesem Sinne ist die Digitalisierung der Postbearbeitung in Unternehmen ein erster Meilenstein, der die eigene Strategie vorantreibt. In Zusammenarbeit mit ExB können Sie als Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch eine Grundlage für eine zukunftssichere, nachhaltige und effiziente Arbeitsweise schaffen.
Setzen Sie auf Innovation und seien Sie mit der digitalen Postbearbeitung ein Beispiel moderner und effizienter Arbeit!
