In diesem Artikel erfahren Sie:
- was Process Mining wirklich leistet – und wie es Ihnen hilft, komplexe Prozesse endlich sichtbar zu machen,
- welche fünf zentralen Vorteile Unternehmen daraus ziehen – von klarer Transparenz bis zu messbaren Effizienzgewinnen,
- wie sich Process Mining von Task Mining unterscheidet – und wie Sie damit nicht nur Abläufe, sondern auch Tätigkeiten im Detail analysieren,
- und welche Rolle automatisierte Dokumentenverarbeitung (IDP) dabei spielt – um manuelle Arbeit zu reduzieren und Ihre Analyse zu beschleunigen.
Kurz: Sie erfahren, wie Sie mit Process Mining und den fünf wichtigsten Hebeln gezielt Optimierungspotenziale heben, Kosten senken und Ihre Prozesse nachhaltig steuern – datengestützt, effizient und ohne große IT-Aufwände.
Was ist Process Mining – und warum ist es so wirksam?
Process Mining ist eine technologiegestützte Methode, mit der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse nicht nur abbilden, sondern objektiv analysieren und bewerten können – auf Basis realer Daten.
Der Ausgangspunkt: In jedem Unternehmen laufen täglich Hunderte, oft Tausende Prozesse ab – von der Bestellung über die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Auslieferung. All diese Abläufe hinterlassen digitale Spuren in den eingesetzten IT-Systemen – etwa in SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics oder spezialisierten Logistik- und ERP-Lösungen.
Jede Buchung, jede Statusänderung, jede Systemaktion wird dort als sogenanntes Event gespeichert. Diese einzelnen Events – mit Zeitstempeln, Benutzer-IDs und Prozessbezügen – bilden die Grundlage für Process Mining.
Was daraus entsteht: Ein vollständiges Abbild der tatsächlichen Prozessrealität – nicht modelliert, nicht geschätzt, sondern exakt so, wie sie stattfindet. Dabei erkennt Process Mining:
- wie der Prozess tatsächlich durchlaufen wird – und wie oft,
- wo sich Prozesse verzweigen, wiederholen oder stocken,
- wo von definierten Soll-Prozessen abgewichen wird,
- wie viel Zeit einzelne Schritte benötigen – und warum.
Was GPS für den Lkw ist, ist Process Mining für Ihre Prozesse
Stellen Sie sich Ihre Geschäftsprozesse vor wie eine Lieferkette auf der Straße: Lkw fahren zwischen Standorten, Ware wird verladen, gestoppt, geprüft, weitergeleitet. Auf dem Papier ist die Route klar – aber was passiert wirklich unterwegs?
Process Mining funktioniert hier wie ein sehr genauer GPS-Tracker:
Er zeigt nicht nur, wo sich das Fahrzeug gerade befindet, sondern auch, wo es abweicht, bremst, umdreht oder im Stau steht – und warum.
Übertragen auf Ihre Prozesse bedeutet das: Sie sehen in Echtzeit, wo Ihre Abläufe reibungslos funktionieren – und wo sich Zeitfresser, Umwege oder unnötige Stopps eingeschlichen haben.
Der Vorteil: Unternehmen erhalten so eine objektive, datenbasierte Sicht auf ihre operativen Abläufe. Schwachstellen, Medienbrüche oder ineffiziente Varianten werden sichtbar – ohne langwierige Interviews oder manuelle Auswertungen.
Statt auf Annahmen zu vertrauen, liefert Process Mining belastbare Entscheidungsgrundlagen. Und das nicht nur als Schnappschuss, sondern kontinuierlich – wie ein Live-Navi für Ihre Geschäftsprozesse.
Kurz gesagt: Process Mining übersetzt Systemdaten in Prozesswissen – und Prozesswissen in messbaren Fortschritt.
Der Mehrwert: 5 gute Gründe für Process Mining
Process Mining ist weit mehr als ein Analyse-Tool. Es ist ein strategisches Instrument zur Steuerung, Optimierung und Absicherung Ihrer Geschäftsprozesse. Besonders in datenintensiven Branchen wie Logistik, Industrie oder Handel bringt die Methode messbare Vorteile – und das oft schneller, als erwartet.
Transparenz schaffen, wo bislang nur Vermutungen waren
Viele Prozesse im Unternehmen laufen über mehrere Abteilungen, Standorte oder IT-Systeme hinweg – was ihre Nachvollziehbarkeit erschwert. Zwar gibt es Prozessmodelle, Richtlinien und Tools – doch was davon wird im Alltag tatsächlich umgesetzt?
Process Mining liefert die Antwort: Es macht den realen Ist-Zustand Ihrer Prozesse sichtbar – automatisch, systemübergreifend und objektiv. Statt auf manuelle Interviews oder Bauchgefühl zu setzen, zeigt Ihnen die Analyse exakt, wie oft, wie lange und auf welchen Wegen Ihre Prozesse tatsächlich durchlaufen werden.
Das schafft Klarheit – und ist die Grundlage für jede fundierte Optimierung.
Schwachstellen gezielt identifizieren
In vielen Prozessen steckt enormes Verbesserungspotenzial – das im Tagesgeschäft untergeht. Ob Lieferverzug, doppelte Buchungen, manuelle Korrekturen oder aufwändige Rückfragen: Die Ursachen sind meist schwer zu erkennen, weil sie tief in IT-Systemen oder Schnittstellen verborgen liegen.
Process Mining legt diese Schwachstellen offen: Es erkennt, wo Prozesse aus dem Takt geraten, wie oft bestimmte Schleifen auftreten oder welche Varianten besonders teuer oder fehleranfällig sind.
Das Ergebnis: Klare Erkenntnisse, wo sich Eingriffe lohnen – und wo kleine Korrekturen große Wirkung entfalten.
Compliance einfach und kontinuierlich nachweisen
Je komplexer ein Prozess, desto schwieriger ist es, die Einhaltung von Vorschriften, Richtlinien oder Prüfpfaden sicherzustellen. Besonders in regulierten Branchen (z. B. Pharma, Banking, Automotive oder Logistik) wird Compliance zur täglichen Herausforderung.
Mit Process Mining behalten Sie die Kontrolle: Die Technologie erkennt Abweichungen in Echtzeit – etwa fehlende Freigabeschritte, falsche Bearbeitungsreihenfolgen oder unautorisierte Umgehungen. Sie können nachvollziehen, ob definierte Prozessvorgaben eingehalten werden – und erhalten revisionssichere Auswertungen, ohne manuelle Recherchen.
So wird Compliance nicht zur Last – sondern zum integralen Bestandteil eines steuerbaren Prozesses.
Effizienz messbar verbessern
Effizienz ist keine Frage des Bauchgefühls – sondern der richtigen Stellschrauben. Process Mining zeigt Ihnen, wo und warum Prozesse unnötig Zeit, Ressourcen oder Geld kosten. Es quantifiziert genau, wie viel Aufwand hinter bestimmten Prozessvarianten steckt – und was Sie durch gezielte Maßnahmen einsparen könnten.
Ob Automatisierung, Reduktion von Prozessvarianten, bessere Schnittstellen oder klarere Zuständigkeiten: Die Technologie liefert die Datengrundlage für fundierte Entscheidungen – mit sichtbarem Effekt auf Kosten, Durchlaufzeiten und Qualität.
Und das Beste: Sie können vor und nach der Optimierung exakt messen, was sich verbessert hat.
Change-Management absichern
Veränderungen im Prozess sind wichtig – aber oft schwer messbar. Welche Maßnahme hatte wirklich einen Effekt? Wurde sie überall umgesetzt? Gab es unerwünschte Nebenwirkungen?
Process Mining schafft hier Sicherheit: Sie können Veränderungen datenbasiert begleiten und die Auswirkungen in Echtzeit beobachten. So lassen sich Erfolge belegen – und Schwächen frühzeitig erkennen und korrigieren.
Gerade in Transformationsprojekten (z. B. Digitalisierung, ERP-Rollouts, Shared Services) ist diese Transparenz entscheidend: Sie zeigt, ob Ihre Prozesse wirklich besser werden – oder nur anders.
Und Task Mining? Was Unternehmen zusätzlich analysieren können
Während Process Mining auf systemseitige Prozessdaten zugreift, geht Task Mining einen Schritt näher an den Menschen: Es analysiert einzelne Arbeitsschritte auf dem Desktop – Tastatureingaben, Klickpfade, Interaktionen mit Anwendungen.
Das ist besonders nützlich für wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten, etwa in der Sachbearbeitung, im Kundenservice oder in der Finanzbuchhaltung.
In Kombination liefern beide Methoden ein vollständiges Bild: vom übergeordneten Prozess bis zur täglichen Klickroutine.
Die Rolle von automatisierter Dokumentenverarbeitung (IDP) im Process Mining
Viele Prozesse beginnen mit Dokumenten: Lieferscheine, Rechnungen, Frachtbriefe, Auftragsbestätigungen. Doch diese Informationen liegen oft unstrukturiert vor – in PDFs, Scans oder E-Mails.
Hier kommt IDP ins Spiel. Sie liest, versteht und strukturiert Inhalte aus Dokumenten automatisch – und macht sie damit für Process-Mining-Tools nutzbar.
Konkret bedeutet das:
- Prozessanalysen können auch papierbasierte oder unstrukturierte Abläufe erfassen
- IDP schließt die Datenlücken zwischen Mensch, Maschine und System
- Workflows werden durchgängiger und vollständiger sichtbar
- Die Basis für Automation und Kontrolle wird erheblich verbessert
Ein Beispiel: Ein Logistikdienstleister erhält täglich hunderte Lieferscheine per E-Mail. Mit IDP werden die Daten ausgelesen, geprüft und in den Systemprozess eingespeist – inklusive Zeitstempel und Abgleich mit Transportdaten. Process Mining analysiert daraufhin automatisiert, wo sich Abläufe verzögern – etwa bei der Wareneingangsbuchung oder bei der Weiterleitung an Subunternehmer.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Fazit: Grundlage für bessere Prozesse schaffen
Process Mining war lange ein Thema für IT-Abteilungen. Heute ist es ein strategisches Werkzeug für Entscheidende. Wer Prozesse objektiv verstehen will – statt auf Bauchgefühl zu setzen – kommt an datenbasierten Methoden nicht vorbei.
In Verbindung mit Task Mining und intelligenter Dokumentenverarbeitung entsteht eine neue Qualität der Analyse: ganzheitlich, messbar, steuerbar.
Wer Prozesse kennt, kann sie verbessern. Wer sie misst, kann sie steuern. Und wer sie automatisiert, hat die Nase vorn.
