Digitale Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern, die Bearbeitungszeit zu beschleunigen und Fehler zu minimieren. Dafür läuft ein großer Teil der sonst manuellen, repetitiven Bearbeitungsschritte digital mit KI-Unterstützung ab.
Erfahren Sie in unserem Video, wie ExB Ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen kann.
In 99 Sekunden erklären wir, welche Vorteile KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bietet, wie die IDP-Technologie von ExB funktioniert, welche unterschiedlichen Lösungen wir anbieten und welche Dokumentenarten ExB verarbeiten kann.
Typische Anwendungsfälle unserer KI-Software
Ob Schadensfall, Beschaffungsprozess oder Rechnungsverarbeitung – unsere KI-basierte IDP-Plattform löst eine Vielzahl von Anwendungsfällen und hilft so Unternehmen dabei, Ihre Effizienz zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und Risiken zu reduzieren.
Lieferscheine
Können auch Lieferscheine verarbeitet werden? Ja, das ist kein Problem. Lieferscheine begleiten die gelieferten Waren und bestätigen, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden. Sie sind wichtig für den Abgleich mit der Rechnung, um sicherzustellen, dass die gelieferten Artikel mit den in Rechnung gestellten Artikeln übereinstimmen.
Ihre Vorteile mit KI Lösungen von ExB
Zahlen, die überzeugen: Diese vier Vorteile machen deutlich, wie unsere IDP-Plattform Ihr Unternehmen verbessert.
Eine vollständig digitale Rechnungsverarbeitung mit KI umfasst folgende Schritte:
- Informationserkennung: Eingangsrechnungen werden automatisch auf relevante Informationen geprüft. Dazu gehören die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag sowie die detaillierten Leistungs- oder Lieferdaten. Eine IDP-Plattform ist in der Lage, die Daten ganz unterschiedlicher Rechnungsarten zu strukturieren und für die weitere Verarbeitung bereitzustellen.
- Rechnungsprüfung: Diese erfolgt im Rahmen der digitalen Rechnungsverarbeitung ebenfalls automatisch. Dazu gleicht die Software die Rechnungsdaten mit der Bestellung ab. Für einen reibungslosen Abgleich verfügt die Softwarelösung über Schnittstellen zu relevanten Ebenen, zum Beispiel zum ERP-System.
- Freigabe: Den Abschluss der digitalen Rechnungsverarbeitung bildet die Freigabe. Sofern alle Prüfungen positiv verlaufen sind, erfolgt die Zahlungsfreigabe automatisch.
Manuelle Prüfung nur noch bei Fehlern
Die Rechnungsverarbeitung mit KI-Unterstützung läuft im Idealfall ganz ohne manuellen Aufwand ab. Das heißt: Der gesamte Prozess vom Rechnungseingang bis zur Freigabe der Zahlung funktioniert. Ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter eingreifen muss. Nur wenn die Software Fehler aufdeckt – zum Beispiel Diskrepanzen zwischen Bestellung und Lieferung –, geht die betroffene Rechnung zur genaueren Prüfung in die manuelle Verarbeitung. Das entlastet die Buchhaltung von wiederkehrenden Aufgaben und spart wertvolle Ressourcen ein. In der Folge ist die Abteilung bei gleichem Personaleinsatz deutlich produktiver.
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
Rechnungen digital zu verarbeiten, führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung in Unternehmen. Das ist jedoch nicht der einzige Grund für eine Implementierung. Insgesamt gibt es eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Sicherheit: Die Rechnungsverarbeitung gehört zu den Prozessen mit hoher Fehleranfälligkeit, nicht zuletzt wegen der sich ständig wiederholenden Tätigkeit. Die moderne digitale Verarbeitung mit KI vermeidet diese Fehlerquelle und verfügt über eigene Prüfinstanzen, sodass nur korrekte Rechnungen freigegeben werden.
- Schnelligkeit: Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen erfolgt softwareseitig in Sekunden. Dadurch umgehen Unternehmen Probleme, wie zu spät bezahlte Forderungen, und können zugleich wichtige Zeitvorgaben einhalten, etwa Skontofristen.
- Kosteneinsparungen: Die Alternative zur digitalen Rechnungsverarbeitung ist die manuelle Zahlungsfreigabe. Diese bindet eine große Anzahl an Arbeitsstunden, die sich einsparen oder anderweitig nutzen lassen.
Kein Fachkräftemangel: Die digitale Rechnungsverarbeitung ist darüber hinaus eine sinnvolle Strategie gegen Fachkräftemangel in der Buchhaltung. Durch die große Arbeitserleichterung ist es möglich, mit weniger Personal gleiche oder höhere Pensen abzuleisten.
Die Technik hinter digitaler Rechnungsverarbeitung
Vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe kann der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung digital ablaufen. Dafür greifen verschiedene KI-gestützte Arbeitsschritte ineinander. Zu den zentralen Funktionen der IDP-Plattform von ExB gehört die Optical Character Recognition (OCR), bei der die Rechnung automatisch ausgelesen wird. Auf diese Weise lassen sich papiergebundene genauso wie digitale Rechnungen verarbeiten.
In den nächsten Schritten folgt die Analyse des Inhalts. In diesem Zusammenhang prüft die Software KI-basiert relevante Daten wie zum Beispiel die in der Rechnung angegebene Liefermenge. Die Anbindung ans CRM- oder ERP-System erlaubt es, diese Daten automatisch abzugleichen. Hierfür kommen Methoden der Inhaltserkennung und des maschinellen Lernens zum Einsatz. So ist es möglich, selbst komplexe Rechnungsprüfungen digital abzubilden.
Branchenübergreifende Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit ExB ist für zahlreiche Branchen optimiert. Dazu berücksichtigt die Softwarelösung spezifische Herausforderungen, wie etwa in der Gesundheitsbranche. Die IDP-Plattform von ExB eignet sich für sämtliche medizinische Einrichtungen. Neben der Zeitersparnis bietet die digitale Rechnungsverarbeitung eine deutliche Verbesserung der Dokumentationsqualität.
Auch die Fertigungsindustrie kann von digitaler Rechnungsverarbeitung profitieren: Zusätzlich zu Rechnungen lassen sich in der Industrie auch weitere Dokumente mit der Software verarbeiten, darunter Lieferscheine und Formulare zur Qualitätssicherung. In der Logistik wiederum sind schnelle und effiziente Abläufe besonders wichtig, auch um sich einen Vorteil im Wettbewerb zu verschaffen. Ähnliche Vorteile ergeben sich im Handel. Hier fällt eine große Anzahl von Eingangsrechnungen an. Digitale Erfassung, Analyse und Prüfung optimieren die Arbeitsabläufe erheblich.
Banken haben wiederum besondere Anforderungen an Datensicherheit und Fehlerfreiheit, beides lässt sich mit digitaler Rechnungsverarbeitung verbessern. Das System wird dafür bedarfsgerecht in die bestehende IT-Architektur integriert.
Fazit: individuelle Rechnungsverarbeitung mit ExB und KI
Zusammenfassend zeigt sich: Um jeweils die hohen Anforderungen von Kunden und Mitarbeitenden sowie gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, muss ein System für digitale Rechnungsverarbeitung zahlreiche Prozessschritte ausführen und erfassen können. Die branchenspezifischen Lösungen von ExB meistern das mit einer individuell angepassten KI-Strategie. Neuartige Technologien wie ML, OCR und IDP liefern hierfür die Grundlage. Die nahtlose Integration in die bestehende IT-Umgebung stellt sicher, dass die KI-Lösung alle Vorteile voll ausschöpfen kann.
Lohnt sich KI?
Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in unseren Alltag und entsprechende Lösungen werden in den nächsten Jahren ein selbstverständlicher Baustein des digitalen Wandels in Großunternehmen und auch im deutschen Mittelstand. Doch lohnt sich KI auch für Ihr Unternehmen?
„Dank der Software von ExB konnten wir die Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung in der Logistikbranche meistern. Die automatische Zuordnung von Auftragspapieren und die Generierung von Handlungsanweisungen für unsere Mitarbeiter haben unsere Prozesse signifikant vereinfacht und beschleunigt.“
„Dank der fortschrittlichen Technologie von ExB konnten wir AGILAs Herausforderungen in der Tierkrankenversicherung nicht nur bewältigen, sondern auch einen Mehrwert bieten. Die hohe Präzision und Automatisierung von ExBs KI-Extraktion war dabei ein entscheidender Faktor.“
„Wenn es um Innovation geht, sehen wir ExB als Vordenker im Bereich KI und IDP und als wertvollen Sparringspartner, der in der Lage ist, sich für die strategische Schlüsselrolle von Machine Learning und Automatisierung einzusetzen.”
„Dank der Zusammenarbeit mit ExB konnten wir unsere E-Mail-Prozesse in Verbindung mit unserem Procurement-System enorm optimieren. Es ist, als ob wir eine digitale Verlängerung unseres Teams erhalten hätten, die unermüdlich und präzise arbeitet.”
Weitere Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung mit ExB
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