Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um Unterlagen zu digitalisieren und Papierdokumente hinter sich zu lassen
Noch immer dominieren in vielen Unternehmen meterhohe Aktenstapel, papierbasierte Prozesse und manuelle Dateneingabe. Dabei ist längst klar: Die Digitalisierung von Unterlagen ist keine Option mehr, sondern ein Muss – für Effizienz, Rechtssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit.
Denn moderne Unternehmen müssen schnell auf Informationen zugreifen können – ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs. Dokumente auf Papier sind da ein echtes Hemmnis: schwer auffindbar, fehleranfällig, teuer in der Lagerung. Die Lösung? Digitalisieren, organisieren, automatisieren – und das möglichst intelligent.
5 Vorteile der Digitalisierung: Mehr als nur Papier sparen
Digitale Dokumente bieten einen immensen Mehrwert – weit über den reinen Scan hinaus. Hier einige der wichtigsten Vorteile:
Geschwindigkeit und Verfügbarkeit
Digitalisierte Dokumente lassen sich in Sekunden finden – unabhängig von Ort und Zeit. Statt in Aktenschränken oder Ordner-Archiven zu suchen, genügt ein Mausklick, um auf die gewünschten Informationen zuzugreifen. Besonders in dezentralen Strukturen oder im Homeoffice ist das ein enormer Vorteil. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale digitale Ablage ein einheitliches Wissensmanagement und vermeidet doppelte Ablagen oder veraltete Versionen.
Effizienzsteigerung durch automatisierte Workflows
Die Digitalisierung erlaubt nicht nur die digitale Ablage, sondern eröffnet die Möglichkeit zur Prozessautomatisierung. Mithilfe automatisierter Dokumentenverarbeitung (IDP) – oft gestützt durch Künstliche Intelligenz (KI) – lassen sich Dokumente automatisch erkennen, klassifizieren und verarbeiten. Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine werden beispielsweise direkt in die richtigen Systeme übernommen und in bestehende Workflows eingebunden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert manuelle Fehler und schafft Raum für höherwertige Aufgaben.
Reduktion von Fehlern
Fehlerquellen wie Zahlendreher bei der Dateneingabe, falsch abgelegte Dokumente oder verlorene Originale sind in papierbasierten Prozessen allgegenwärtig. Die digitale Dokumentenverarbeitung reduziert solche Risiken deutlich. Validierungsmechanismen, automatische Plausibilitätsprüfungen und die einfache Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten sorgen für eine durchgehend hohe Datenqualität – eine wichtige Grundlage für verlässliche Entscheidungen und revisionssichere Abläufe.
Sicherheit und Compliance
Papier ist anfällig – es kann beschädigt, verloren oder entwendet werden. Digitale Dokumente hingegen lassen sich verschlüsseln, versionieren und mit passgenauen Zugriffsrechten versehen. In Kombination mit sicheren Cloud-Lösungen sind sie vor unbefugtem Zugriff geschützt und können rechtskonform archiviert werden. Das ist gerade im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO oder GoBD von entscheidender Bedeutung. Auch Audits lassen sich durch die strukturierte Ablage und lückenlose Nachvollziehbarkeit deutlich einfacher bestehen.
Nachhaltigkeit
Ein papierloses Büro ist nicht nur effizient, sondern auch ökologisch sinnvoll. Die Einsparung von Papier, Druckertinte, Transportwegen und physischen Archivräumen wirkt sich positiv auf den CO₂-Fußabdruck eines Unternehmens aus. In einer Zeit, in der Nachhaltigkeit zunehmend zu einem Wettbewerbsfaktor wird – etwa bei Ausschreibungen oder in der Zusammenarbeit mit Großkunden – sendet die Digitalisierung ein starkes Signal: Wir handeln verantwortungsbewusst und zukunftsorientiert.
Welche Unterlagen dürfen digitalisiert werden – und welche nicht?
Viele Unternehmen fragen sich: „Welche Unterlagen dürfen wir überhaupt digitalisieren – und welche nicht?“
Die Antwort: Die meisten Dokumente im Unternehmensalltag lassen sich ohne Weiteres digitalisieren. Dazu zählen:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Lieferscheine
- Zollpapiere
- Versandetiketten
- Verträge (sofern keine Originalpflicht besteht)
technische Spezifikationen und Begleitdokumente
Aber Achtung: Manche Dokumente müssen zwingend im Original aufbewahrt werden – vor allem wenn sie Beweiskraft vor Gericht haben. Dazu gehören etwa:
- Notariell beglaubigte Urkunden
- Testamente
- Gesellschaftsverträge in Urschrift
bestimmte Zoll- und Steuerunterlagen je nach Land und Frist
Hier lohnt sich ein Blick in die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie ein Austausch mit dem Steuerberater oder dem internen Compliance-Team.
Wie der Weg zum papierlosen Büro gelingt: Methoden, Tools und Best Practices
Die Vision vom papierlosen Büro ist für viele Unternehmen greifbarer denn je – doch der Weg dorthin will gut geplant sein. Es geht nicht nur darum, Papier zu scannen und digital abzulegen, sondern darum, nachhaltige Prozesse zu etablieren, die echten Mehrwert schaffen: mehr Transparenz, höhere Effizienz und geringere Kosten. Die folgenden Methoden und Technologien helfen dabei, diesen Wandel erfolgreich zu gestalten.
Der Start: Scannen mit Verstand
Am Anfang steht das Digitalisieren bestehender Papierdokumente – doch nicht jeder Scan ist gleich ein digitaler Fortschritt. Entscheidend ist, wie „smart“ dieser erste Schritt erfolgt. Hochleistungsscanner mit automatischer Stapelverarbeitung, Barcode-Erkennung und Mehrfacheinzugskontrolle erleichtern den Massenscan. Doch ohne passende Software bleibt das Ergebnis oft nur ein Bild – ohne Kontext, ohne Struktur, ohne Nutzen.
Hier setzt intelligente Dokumentenverarbeitung an: Sie erkennt, strukturiert und analysiert die Inhalte bereits beim Scannen. Dokumente werden nicht nur erfasst, sondern auch gleich kategorisiert, mit Metadaten angereichert und sicher archiviert. So entsteht vom ersten Schritt an ein echter digitaler Wert.
OCR vs. IDP: Warum mehr geht
Lange Zeit war Optical Character Recognition (OCR) die zentrale Technologie zur Texterkennung in Dokumenten. OCR wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren Text um – eine wichtige Grundlage, aber nicht ausreichend für moderne Anforderungen. Denn: OCR „sieht“ nur Zeichen, aber versteht weder Zusammenhang noch Bedeutung.
IDP geht deutlich weiter. Mithilfe von KI, Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP) erkennt IDP nicht nur, was geschrieben wurde, sondern was es bedeutet – auch bei komplexen Inhalten wie Tabellen, Formularen, E-Mails oder handschriftlichen Notizen.
Die Vorteile für den Nutzer sind deutlich spürbar:
✅ Höhere Automatisierungsquote durch kontextbasierte Interpretation
✅ Weniger manuelle Nachbearbeitung dank strukturierter Datenausgabe
✅ Schnellere Verarbeitung auch großer Dokumentenmengen
✅ Bessere Skalierbarkeit bei wachsendem Belegaufkommen
Dank Technologien wie NLP und ML können heutige IDP-Systeme sogar unstrukturierte Dokumente wie Lieferscheine, E-Mails oder Freitextangebote zuverlässig verarbeiten.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung mithilfe von ExB
ExB ist ein Beispiel dafür, wie moderne IDP-Systeme in der Praxis funktionieren. Sie kombiniert bewährte OCR-Technologien mit selbstlernenden KI-Modellen, die sich individuell anpassen lassen – etwa auf die speziellen Anforderungen in der Logistik.
Ob Lieferscheine, Zolldokumente oder Frachtbriefe: ExB erkennt typische Dokumententypen automatisch, extrahiert relevante Daten präzise und leitet sie nahtlos in nachgelagerte Systeme weiter – zum Beispiel in ERP-, TMS- oder Buchhaltungslösungen. Mit jedem verarbeiteten Dokument „lernt“ die Software dazu, reduziert Fehler und steigert die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Für Unternehmen bedeutet das: weniger Aufwand, schnellere Durchlaufzeiten, geringere Kosten und ein klarer Wettbewerbsvorteil durch digitale Exzellenz.
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Wohin mit all den digitalen Dokumenten? Speicherstrategien im Überblick
Die Digitalisierung von Unterlagen bringt nicht nur neue Möglichkeiten – sie stellt Unternehmen auch vor neue Fragen. Eine der wichtigsten lautet: Wo und wie speichere ich meine digitalen Daten sicher, rechtskonform und zukunftsfähig?
Die Wahl der richtigen Speicherstrategie ist entscheidend für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts. Es geht nicht nur um Speicherplatz, sondern um Zugriffsgeschwindigkeit, Datenschutz, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und natürlich auch um Kosten. Im Folgenden ein Überblick über die gängigen Modelle und deren Vor- und Nachteile.
Lokale Server (On-Premise)
Bei der On-Premise-Variante werden alle Dokumente auf unternehmenseigenen Servern gespeichert – meist im firmeneigenen Rechenzentrum oder Technikraum.
Vorteile:
- Volle Datenhoheit und vollständige Kontrolle über Hard- und Software
- Kein Zugriff durch externe Anbieter oder Dritte
Oft bevorzugt bei besonders sensiblen oder branchenspezifisch regulierten Daten (z. B. im Gesundheitswesen oder bei Patenten)
Nachteile:
- Hoher Aufwand für Wartung, Updates, Datensicherung und Notfallkonzepte
- Erhöhte Investitionskosten für Hardware, Klimatisierung, Strom und IT-Personal
- Geringere Skalierbarkeit bei wachsendem Datenvolumen
Diese Variante eignet sich besonders für größere Organisationen mit eigener IT-Infrastruktur und klar geregeltem Sicherheitsbedarf oder wenn gesetzliche Vorgaben die Cloud-Nutzung einschränken.
Private oder Public Cloud
Die Cloud bietet maximale Flexibilität. Dokumente werden auf Servern externer Anbieter gespeichert. Je nach Modell entweder exklusiv (Private Cloud) oder gemeinsam mit anderen Kunden (Public Cloud). Der Zugriff erfolgt über das Internet, meist über browserbasierte Anwendungen oder APIs.
Vorteile:
- Schnell skalierbar und kosteneffizient. Sie zahlen meist nur, was Sie tatsächlich nutzen
- Standortunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente – ideal für Homeoffice und verteilte Teams
Automatische Updates, Backups und Sicherheits-Patches durch den Anbieter
Nachteile:
- Abhängigkeit vom gewählten Cloud-Anbieter (Vendor Lock-in möglich)
- Strenge Anforderungen an Datenschutz, insbesondere bei personenbezogenen Daten
Unsicherheiten bei internationalen Anbietern mit Serverstandorten außerhalb der EU
Tipp: Wählen Sie Cloud-Dienstleister mit Rechenzentren in Europa und DSGVO-konformer Datenverarbeitung. Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 oder TÜV-geprüfte Datenschutzmechanismen bieten zusätzliche Sicherheit.
Hybride Modelle
In hybriden Szenarien werden lokale Server und Cloudlösungen kombiniert. So lassen sich geschäftskritische oder sensible Dokumente intern speichern, während weniger kritische Daten flexibel in der Cloud verwaltet werden.
Vorteile:
- Höchste Flexibilität bei gleichzeitigem Schutz besonders sensibler Daten
- Optimale Lastverteilung: große Datenmengen wandern in die Cloud, sensible Kerndaten bleiben lokal
Ideal für Unternehmen, die schrittweise digitalisieren und ihre Infrastruktur weiterentwickeln möchten
Nachteile:
- Komplexeres IT-Setup, insbesondere bei der Synchronisation und beim Rechte-Management
Erhöhter Abstimmungsbedarf zwischen lokalen und cloudbasierten Systemen
Best Practice:
Achten Sie bei hybriden Modellen auf klare Regeln zur Datenklassifikation: Welche Dokumente dürfen in die Cloud, welche müssen intern bleiben? Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) unterstützen solche Konzepte mit konfigurierbaren Ablagestrategien.
Praxisbeispiel: Wie ein Logistikunternehmen 75 Prozent der Bearbeitungszeit einsparte
Unser Kunde Hallog, Ein mittelständisches Logistikunternehmen aus Süddeutschland stand vor einer typischen Herausforderung: täglich große Mengen an Lieferscheinen, Rechnungen und Begleitpapieren mussten manuell bearbeitet, sortiert und weitergeleitet werden. Die papierbasierte Abwicklung war zeitintensiv, fehleranfällig und band wertvolle personelle Ressourcen.
Die Lösung: Die Einführung einer KI-gestützten IDP-Lösung von ExB, die speziell für logistische Dokumentenprozesse konzipiert wurde.
Die Ergebnisse im Überblick
- Zeitersparnis von bis zu 75 % bei der Dokumentenverarbeitung – Aufgaben, die zuvor mehrere Stunden beanspruchten, werden nun in nur einer Stunde erledigt.
- Reduktion der Personalkosten um 66 %: Statt drei Minijob-Kräften reicht heute eine Mitarbeitende zur Nachkontrolle.
- 80–100 Aufträge pro Stunde können digital verarbeitet werden – früher war dafür ein kompletter Nachmittag nötig.
- Die Durchlaufzeit sank von 200 auf nur 30 Minuten bei der Bearbeitung von 100 Aufträgen.
- Papierverluste wurden nahezu eliminiert – alle gescannten Dokumente sind eindeutig digital auffindbar und revisionssicher archiviert.
- Über-Nacht-Bereitstellung: Was am Nachmittag gescannt wird, steht am nächsten Morgen systemseitig bereit.
- Entlastung statt Abbau: Durch die Automatisierung konnte eine in den Ruhestand gehende Fachkraft ersetzt werden, ohne neue Mitarbeitende einstellen zu müssen. So wurde das bestehende Team entlastet, ohne Know-how oder Kapazität zu verlieren.
Fazit: Digitalisierung von Unterlagen ist kein Luxus – sondern strategischer Vorteil
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein entscheidender Schritt hin zu mehr Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit – gerade in der Logistik. Sie entlastet Ihre Mitarbeitenden, beschleunigt Prozesse und schützt gleichzeitig Ihre Daten. Mit den richtigen Tools, einem klaren Fahrplan und einem starken Partner wie ExB an Ihrer Seite wird aus Papierchaos ein digitaler Erfolgsfaktor.
Starten Sie jetzt – und machen Sie Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft.
