Was das ist? Eine völlig neue Generation der Automatisierung. Statt stumpfer Regelwerke arbeiten autonome KI-Agenten, die mitdenken, kommunizieren und selbstständig handeln. Sie lösen Probleme, reagieren flexibel auf Veränderungen – und machen aus fragmentierten Abläufen schlanke, durchgängige Prozesse.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was Agentic Process Automation genau bedeutet
- Wie sie sich von Robotic Process Automation und automatisierter Dokumentenverarbeitung (IDP) unterscheidet
- Wie agentenbasierte Systeme funktionieren und warum sie echten Mehrwert liefern
- Für welche Unternehmensbereiche sich APA besonders lohnt
- Und: Was Sie beachten sollten, wenn Sie jetzt den Umstieg wagen
Klingt nach Science-Fiction? Ist längst Realität und könnte schon bald zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen werden.
Was ist Agentic Process Automation?
Agentic Process Automation ist ein neues Paradigma innerhalb der modernen Prozessautomatisierung. Im Zentrum stehen autonome Software-Agenten, die nicht nur feste Aufgaben nach definierten Regeln abarbeiten, wie bei RPA, sondern Ziele verfolgen, sich an neue Situationen anpassen und Entscheidungen eigenständig treffen können.
Ein agentisches System denkt nicht mehr nur in „Wenn-Dann“-Logik. Es analysiert, plant, agiert – und kann seine Handlungen auf Basis von Feedback optimieren. APA nutzt dabei eine Kombination aus:
- Künstlicher Intelligenz (z. B. NLP, Machine Learning, LLMs)
- Workflow-Orchestrierung
- Zielbasiertem Handeln statt regelbasiertem Reagieren
Der große Unterschied zur klassischen Automatisierung liegt also in der Zielorientierung, Flexibilität und Eigenständigkeit der Prozesse – und im echten Einsatz von KI-Agenten, die aktiv mitdenken.
APA vs. RPA vs. IDP: Was unterscheidet die Ansätze wirklich?
Merkmal | RPA | IDP | APA |
Fokus | Aufgabenautomatisierung | Dokumentenverarbeitung | Zielgerichtete Prozesssteuerung |
Technologie | Regelbasierte Skripte | KI-gestützte Extraktion | Autonome Multi-Agenten-Systeme |
Flexibilität | Gering (bei Ausnahmen) | Mittel | Hoch (dynamisch lernend) |
Entscheidungsfähigkeit | Keine | Teilweise (z. B. Validierung) | Ja, kontextbezogen |
Use Case | Transaktionsprozesse | Dokumentenbasierte Prozesse | Komplexe, vernetzte Workflows |
Skalierbarkeit | Begrenzte Reusability | Mittel | Sehr hoch |
unendliche Möglichkeiten.
ExB ist eine Intelligent-Document-Processing-Plattform, die unstrukturierte Daten aus jeder Art von Dokumenten in strukturierte Ergebnisse verwandelt. Unsere KI-basierte Software kann nicht nur alle relevanten Informationen Ihrer Dokumente auslesen, sondern diese auch verstehen. So können Sie Ihre Prozesse automatisieren und sparen sowohl Zeit & Geld, während sich gleichzeitig Ihre Customer Experience und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Win-win.
Wie funktionieren agentenbasierte Systeme?
Agentenbasierte Systeme bestehen aus mehreren autonomen „Software-Agenten“, die jeweils eine definierte Rolle innerhalb eines Prozesses übernehmen. Jeder Agent verfügt über:
- Ein Ziel oder eine Absicht (z. B. „Genehmige diese Rechnung“)
- Fähigkeiten (Datenzugriff, Kommunikation, Interaktion)
- Entscheidungslogik (über KI oder definierte Policies)
Diese Agenten kommunizieren untereinander, mit Systemen und Menschen – und treffen eigene Entscheidungen, wenn nötig auch gemeinsam. Prozesse lassen sich dadurch schneller, robuster und intelligenter automatisieren.
Technologischer Unterbau
- LLMs (Large Language Models): Für Interpretation unstrukturierter Daten und Kommunikation
- Knowledge Graphs: Zur Kontextverankerung
- Multi-Agent-Systeme: Für rollenbasiertes, verteiltes Handeln
- Reinforcement Learning: Für kontinuierliche Verbesserung
Ein gutes Bild für APA ist ein Team gut geschulter Kollegen – nur digital. Jeder erledigt seine Aufgabe, kommuniziert mit anderen, übernimmt Verantwortung und lernt dazu.
Warum Agentic Process Automation ein echter Gamechanger ist
1️⃣ Höhere Automatisierungstiefe bei komplexen Aufgaben
APA ist nicht auf einfache Tätigkeiten beschränkt. Auch komplexe Prozesse, die viele Variablen, Ausnahmen oder Kontextabhängigkeiten enthalten, lassen sich durch autonome KI-Agenten zuverlässig abbilden. Genau hier liegt der strategische Vorteil: Entscheidungen werden dynamisch getroffen, statt über starre Regelwerke.
2️⃣ Weniger Regelpflege, mehr Skalierbarkeit
Während klassische Automatisierung viel Pflege durch IT erfordert, lernt ein agentenbasiertes System aus Daten – und verbessert sich kontinuierlich. Das erhöht die Effizienz im Alltag deutlich: Manuelle Prüfungen, Nachbearbeitungen oder Eskalationen werden reduziert. So entstehen schlanke Workflows, die flexibel skalieren.
3️⃣ Bessere Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine
APA basiert auf einer neuen Generation von Technologien: Large Language Models, strukturierte Wissensgraphen und semantische Analyse helfen dabei, Entscheidungen nicht nur schneller, sondern auch intelligenter zu treffen. Die Agenten handeln nicht blind nach Regeln, sondern analysieren Daten kontextbezogen – und reagieren adaptiv.
🔎 Laut der McKinsey-Studie „Superagency in the workplace: Empowering people to unlock AI’s full potential“ zeigt sich klar: Unternehmen, die auf intelligente, agentenähnliche KI-Systeme setzen, erzielen signifikante Effizienzgewinne und steigern ihre Produktivität deutlich.
4️⃣ Transparenz und Kontrolle
APA bietet nicht nur mehr Automatisierung, sondern auch mehr Kontrolle: Alle Entscheidungen werden protokolliert, alle Abläufe sind nachvollziehbar. Das hilft bei Compliance-Fragen, schafft Vertrauen – und reduziert operative Risiken. Besonders in regulierten Branchen ein echter Vorteil.
5️⃣ Schnellere Umsetzung, geringere Kosten
Da keine starren Regeln programmiert werden müssen, lassen sich APA-Systeme oft schneller implementieren und einfacher anpassen – besonders bei wechselnden Anforderungen.
Trend statt kurzfristiger Hype
APA ist keine Spielerei – sondern Teil eines strukturellen Wandels in der Prozessautomatisierung. Der Trend geht klar in Richtung intelligenter, autonomer Systeme, die sich nahtlos in bestehende Workflows integrieren. Wer früh investiert, sichert sich Vorteile in einer zunehmend datengetriebenen Welt.
Für welche Unternehmensbereiche eignet sich APA besonders?
Agentic Automation entfaltet überall dort ihr volles Potenzial, wo Prozesse komplex, wiederkehrend und variabel sind. Besonders geeignet sind:
📦 Logistik & Supply Chain
- Proaktive Dokumentenverarbeitung (z. B. Lieferscheine, Zollpapiere)
- Adaptive Routenplanung
- Rückfragenmanagement bei Abweichungen
👉 ExB unterstützt genau hier – mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung, die sich in APA-Strategien integrieren lässt.
🧾 Finanz- und Rechnungswesen
- Automatisierte Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
- Abgleich von Rechnungen und Bestellungen inkl. Klärfällen
- Audit-Protokollierung durch Agenten
📧 Customer Service & Operations
- Dynamische Ticketbearbeitung mit Agenten
- Weiterleitung und Lösungsvorschläge per Natural Language Processing (NLP)
- Eskalationssteuerung bei komplexen Fällen
⚙️ IT & Compliance
- Agenten prüfen Zugriffsrechte, Log-Daten, Sicherheitsverletzungen
- Automatisieren Security Audits und Vorabprüfungen
Was Unternehmen beachten sollten, wenn sie APA einführen
Ziele definieren, nicht Aufgaben
Bei APA geht es nicht darum, einen bestehenden Ablauf 1:1 zu „automatisieren“. Stattdessen steht das Ziel im Vordergrund (z. B. „Rechnung korrekt prüfen“) – der Weg dorthin ist flexibel.
Mit kleinen, lernfähigen Agenten starten
„Small is beautiful“ gilt auch bei APA. Beginnen Sie mit klar abgrenzbaren Agentenrollen, die später skalieren können, z. B. ein Eingangsrechnungs-Agent, der später mit einem Freigabe-Agent kooperiert.
Qualitätsdaten schaffen
Wie jede KI-Anwendung lebt APA von guten Trainingsdaten. Unternehmen sollten daher in saubere Dokumente, strukturierte Workflows und Feedbackprozesse investieren.
Change Management nicht vergessen
Mitarbeitende müssen verstehen, dass APA nicht ersetzt, sondern unterstützt. Transparente Kommunikation, Pilotprojekte und Schulungen sind zentral für den Erfolg.
Partner mit KI-Kompetenz einbinden
Technologieanbieter wie ExB kombinieren praxiserprobte KI mit domänenspezifischem Wissen, z. B. in der Logistik, und helfen beim Übergang zu agentenbasierten Workflows.
„Die Modernisierung oder der Austausch der Kernsysteme ist entscheidend, um in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, die Effizienz zu steigern und auf die sich ständig verändernde Landschaft der Versicherungsbranche zu reagieren.“
Zukunftsausblick: Was APA für die digitale Transformation bedeutet
Agentic Process Automation ist mehr als ein technologischer Trend – sie verändert die Art, wie Unternehmen Prozesse denken, aufbauen und steuern. Statt „Automatisierung der Vergangenheit“ mit starren Regeln und Templates rückt eine neue Ära in den Fokus: Systeme, die sich selbst organisieren, handeln und optimieren können.
Der Übergang zur agentischen Organisation – in der digitale Agenten wie Mitarbeitende Prozesse vorantreiben – ist bereits im Gange. APA ist dabei das zentrale Bindeglied zwischen KI, Automatisierung und digitaler Unternehmensstrategie.
Fazit: Agentic Process Automation als strategischer Hebel
Die klassische Automatisierung hat ihre Vorteile, aber auch ihre Grenzen. APA geht den entscheidenden Schritt weiter: von reaktiv zu proaktiv, von starr zu adaptiv, von Regel zu Ziel.
Unternehmen, die sich heute mit Agentic Process Automation beschäftigen, verschaffen sich nicht nur Effizienzgewinne – sie schaffen sich einen echten strategischen Vorteil – mehr Agilität, schnellere Prozesse, zufriedenere Kunden und motivierte Teams.
🚀 Lassen Sie sich von ExB zeigen, wie Sie Ihre Prozesse mit intelligenter Dokumentenverarbeitung und agentischer Steuerung auf ein neues Level bringen.
