Workflow digitaler Posteingang
Im Geschäftsalltag erreichen uns täglich Unmengen an Dokumenten – E-Mails, Faxe und Briefe. Mit der IDP-Plattform von ExB automatisieren Sie Ihren Posteingang, sodass eingehende Korrespondenz schnell und präzise erfasst, kategorisiert und an die richtigen Stellen weitergeleitet wird.
Erfahren Sie in unserem Video, wie ExB Ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen kann.
In 99 Sekunden erklären wir, welche Vorteile KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bieten, wie die IDP-Technologie von ExB funktioniert, welche unterschiedlichen Lösungen wir anbieten und welche Dokumentenarten ExB verarbeiten kann.
Typische Anwendungsfälle unserer KI-Software
Ob Schadensfall, Beschaffungsprozess oder Rechnungsverarbeitung – unsere KI-basierte IDP-Plattform löst eine Vielzahl von Anwendungsfällen und hilft so Unternehmen dabei, Ihre Effizienz zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und Risiken zu reduzieren.
Lieferscheine
Können auch Lieferscheine verarbeitet werden? Ja, das ist kein Problem. Lieferscheine begleiten die gelieferten Waren und bestätigen, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden. Sie sind wichtig für den Abgleich mit der Rechnung, um sicherzustellen, dass die gelieferten Artikel mit den in Rechnung gestellten Artikeln übereinstimmen.
Ihre Vorteile mit KI Lösungen von ExB
Zahlen, die überzeugen: Diese vier Vorteile machen deutlich, wie unsere IDP-Plattform Ihr Unternehmen verbessert.
Was bedeutet die Digitalisierung des Posteingangs?
Die tägliche Bearbeitung der Eingangspost ist für die meisten Unternehmen mit einem erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Große Mengen an Dokumenten treffen über analoge und digitale Wege ein und müssen schnell an die verschiedenen Abteilungen verteilt und dort bearbeitet werden. Dieser Prozess ist oft zeitintensiv und fehleranfällig, wenn er manuell erfolgt. Ohne klare Strukturen und eine standardisierte Aufbereitung der Post gehen dabei also wertvolle Ressourcen verloren.
Ein digitaler Posteingang bietet hier eine effiziente Lösung: Dieser automatisiert den herkömmlichen manuellen Posteingangsprozess und ermöglicht die zentrale Verwaltung physischer und elektronischer Dokumente, die über verschiedene Kanäle in ein Unternehmen gelangen. Dazu zählen nicht nur Briefe und Papierdokumente, sondern auch E-Mails, Rechnungen und andere digitale Informationen.
Mithilfe einer Intelligent Document Processing (IDP)-Software, wie der Plattform von ExB, werden sämtliche Dokumente zentral erfasst, analysiert und nach ihrem Inhalt kategorisiert. Anschließend leitet das System die Informationen an die entsprechende Abteilung oder den zuständigen Sachbearbeiter weiter, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dadurch werden Fehler reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Ressourcen geschont.
Vorteile eines digitalen Posteingangs für Ihren Workflow
- Ressourcen schonen: Automatisierte Posteingänge reduzieren den Aufwand für das manuelle Sortieren, Verteilen und Archivieren, was insbesondere bei hohem Postaufkommen zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden führt. Dadurch können freiwerdende Ressourcen effizienter an anderen Stellen eingesetzt werden.
- Kostensenkung: Unternehmen profitieren von erheblichen Kosteneinsparungen durch den reduzierten Bedarf an Papier, Druckmaterialien und physischen Lagerräumen. Zudem reduziert die Automatisierung den manuellen Arbeitsaufwand, wodurch Personalkosten gesenkt werden können.
- Sicherheit und Datenschutz: Digitale Posteingänge gewährleisten durch Verschlüsselung und Zugangskontrollen den Schutz sensibler Daten und fördern die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
- Effizienzsteigerung: Alle geschäftsrelevanten Dokumente sind jederzeit und überall für jeden Mitarbeitenden im Unternehmen verfügbar, was zu reibungsloseren Abläufen und beschleunigten Entscheidungsprozessen führt. Zudem erhöht die digitale Posteingangsverarbeitung die Transparenz und schafft die Grundlage für eine einheitliche, unternehmensweite Informationslogistik.
Post digitalisieren: Funktionsweise und Workflow
- Zentraler digitaler Posteingang: Alle digital zugestellten Dokumente werden zentral im digitalen Posteingang gesammelt, unabhängig vom Dateiformat.
- Digitalisierung von Papierpost: Auch physisch eingehende Dokumente lassen sich problemlos digitalisieren. Einfach einscannen, und der Scanner überträgt die Dateien an den digitalen Posteingang zur weiteren Verarbeitung.
- Intelligente Dokumentenerfassung: Die IDP-Plattform analysiert die Dokumente, erkennt deren Inhalt und weist jedem Dokument eine entsprechende Kategorie Sie können wählen, ob die Kategorisierung nach Dokumentenart (z. B. Rechnung, Vertrag, Bewerbung) oder anhand inhaltlicher Aspekte erfolgt.
- Automatische Weiterleitung: Anhand der erkannten Informationen leitet die intelligente Software die Dokumente gezielt an den entsprechenden Ansprechpartner oder die zuständige Abteilung weiter.
- Integration mit bestehenden Systemen: Um den digitalen Posteingang nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren, muss die Software sich problemlos in bereits vorhandene Dokumentenmanagement-, ERP- oder CRM-Systeme einfügen. ExBs IDP-Lösungen sind hochgradig anpassungsfähig ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Infrastrukturen.
ExB – Die ideale Lösung für die sichere Digitalisierung Ihres Posteingangs
ExB bietet maßgeschneiderte Lösungen zur sicheren Digitalisierung Ihres Posteingangs und passt sich flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Unsere IDP-Plattform ermöglicht die präzise Extraktion von Informationen aus unterschiedlichsten Dokumentenarten – seien es Briefe, E-Mails, PDFs oder Rechnungen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, individuelle Workflows zu gestalten, die optimal auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind.
Unternehmen, die ExB nutzen, profitieren nicht nur von der Effizienz automatisierter Prozesse, sondern auch dem zuverlässigen Schutz sensibler Informationen. Unsere IDP-Lösung entspricht den strengen Anforderungen der DSGVO und garantiert höchste Sicherheitsstandards.
ExB unterstützt Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Posteingangsprozesse. Neben unserer leistungsstarken Software bieten wir umfassende Unterstützung bei der Implementierung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. So stellen wir sicher, dass der Übergang zu automatisierten Dokumentenprozessen reibungslos und effizient verläuft. Für weitere Informationen oder bei Fragen zum Thema digitaler Posteingang stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
Lohnt sich KI?
Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in unseren Alltag und entsprechende Lösungen werden in den nächsten Jahren ein selbstverständlicher Baustein des digitalen Wandels in Großunternehmen und auch im deutschen Mittelstand. Doch lohnt sich KI auch für Ihr Unternehmen?
„Dank der Software von ExB konnten wir die Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung in der Logistikbranche meistern. Die automatische Zuordnung von Auftragspapieren und die Generierung von Handlungsanweisungen für unsere Mitarbeiter haben unsere Prozesse signifikant vereinfacht und beschleunigt.“
„Dank der fortschrittlichen Technologie von ExB konnten wir AGILAs Herausforderungen in der Tierkrankenversicherung nicht nur bewältigen, sondern auch einen Mehrwert bieten. Die hohe Präzision und Automatisierung von ExBs KI-Extraktion war dabei ein entscheidender Faktor.“
„Wenn es um Innovation geht, sehen wir ExB als Vordenker im Bereich KI und IDP und als wertvollen Sparringspartner, der in der Lage ist, sich für die strategische Schlüsselrolle von Machine Learning und Automatisierung einzusetzen.”
„Dank der Zusammenarbeit mit ExB konnten wir unsere E-Mail-Prozesse in Verbindung mit unserem Procurement-System enorm optimieren. Es ist, als ob wir eine digitale Verlängerung unseres Teams erhalten hätten, die unermüdlich und präzise arbeitet.”
Weitere Informationen zum digitalen Posteingang mit ExB
Erkunden Sie unsere umfassende Plattformübersicht, entdecken Sie die Vorteile für Ihre Branche und erweitern Sie Ihr Wissen mit unserem informativen IDP Blog und Ratgeberbereich.
Erfahren Sie, was IDP ist, wie unsere Plattform funktioniert und welche Vorteile sie bietet.
Mit ExB automatisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung – ganz egal, zu welcher Branche Ihr Unternehmen gehört.
In unserem Blog berichten wir Ihnen von den neuesten Entwicklungen und erläutern spannende Trends rund um IDP und KI.
Wir sind für Sie da.
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