RPA-Software
RPA-Software basiert auf Robotic Process Automation, kurz: RPA. Dabei handelt es sich um eine Technologie, bei der Software repetitive manuelle Prozesse automatisiert. RPA-Software wird daher auch als Software-Roboter bezeichnet.
Erfahren Sie in unserem Video, wie ExB Ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen kann.
In 99 Sekunden erklären wir, welche Vorteile KI-gestützte Dokumentenverarbeitung bietet, wie die IDP-Technologie von ExB funktioniert, welche unterschiedlichen Lösungen wir anbieten und welche Dokumentenarten ExB verarbeiten kann.
Typische Anwendungsfälle unserer KI-Software
Ob Schadensfall, Beschaffungsprozess oder Rechnungsverarbeitung – unsere KI-basierte IDP-Plattform löst eine Vielzahl von Anwendungsfällen und hilft so Unternehmen dabei, Ihre Effizienz zu steigern, den Umsatz zu erhöhen und Risiken zu reduzieren.
Lieferscheine
Können auch Lieferscheine verarbeitet werden? Ja, das ist kein Problem. Lieferscheine begleiten die gelieferten Waren und bestätigen, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden. Sie sind wichtig für den Abgleich mit der Rechnung, um sicherzustellen, dass die gelieferten Artikel mit den in Rechnung gestellten Artikeln übereinstimmen.
Ihre Vorteile mit KI Lösungen von ExB
Zahlen, die überzeugen: Diese vier Vorteile machen deutlich, wie unsere IDP-Plattform Ihr Unternehmen verbessert.
Wie ein physischer Industrieroboter zum Beispiel den ganzen Tag lang Schrauben eindreht, ohne zu ermüden, kann RPA-Software (monotone) Aufgaben wie die Rechnungserfassung übernehmen.
Der Unterschied zu einfachen Algorithmen ist, dass RPA-Software menschenähnlich arbeitet, zum Teil direkt über eine grafische Schnittstelle, wie sie von Betriebssystemen bekannt ist. Auch die Komplexität der Anwendung übersteigt schlichte vorprogrammierte Makro-Befehle. Dennoch ist RPA-Software für Aufgaben ohne kreative Komponenten gedacht. Geht es um weitreichendere Automatisierung, eignet sich eine fortschrittliche KI mit Fähigkeit zum maschinellen Lernen besser.
Typische Aufgaben für eine RPA-Software
Die Einsatzzwecke für RPA-Software erstrecken sich über viele wiederkehrende Aufgaben rund um Datenerfassung und Datenauswertung. Definitionsgemäß – auch als Abgrenzung zu generativer KI – sind die Aufgaben für Robotic Process Automation regelbasiert. Das heißt, die Software folgt genau definierten Abläufen. Wir führen Sie durch einige häufige Anwendungsfälle.
Die Extraktion von Daten aus digitalen Quellen ist eine typische Anwendung für RPA-Software, etwa zur Übertragung von Rechnungsdaten ins ERP-System. Ein ähnliches Szenario ist die Datenmigration von einem System in ein anderes.
Zur Auswertung von Umfragen, zur Leadgenerierung oder für Newsletter – die Automatisierung der Formularverarbeitung ist in vielen Abteilungen eine effiziente Hilfe. Sie ersetzt die manuelle Arbeit, Daten vom Papier in die Software zu überführen. Stattdessen kann die jeweilige Abteilung direkt mit ihrer Kernaufgabe starten: Auswertung, Marketing, strategische Planung und vieles mehr mit einer soliden Datengrundlage.
RPA-Software kann auch in der Buchhaltung zum Einsatz kommen, unter anderem zur Validierung von Rechnungen oder für den automatischen Versand von Zahlungserinnerungen. Manuelle Eingriffe sind dann nur noch nötig, wenn unerwartete Fehler auftreten – zum Beispiel fehlerhafte Rechnungen oder Überweisungen.
Bei der Bestandskontrolle in der Lagerverwaltung prüft der Software-Roboter, ob ausreichend Ware vorrätig ist. Mit entsprechenden Regeln lässt sich auch die Nachbestellung weitgehend automatisieren. Gerade in der Lagerlogistik sind die Abläufe meist so gleichförmig, dass ein hoher Automatisierungsgrad möglich ist.
Unterschied zwischen IDP-Plattform und RPA-Software
Eine wichtige Abgrenzung besteht zwischen RPA und IDP (Intelligent Document Processing). Beide sind Teile der Prozessautomatisierung, haben jedoch unterschiedliche Aufgaben. Als Software-Roboter arbeitet RPA-Software grundsätzlich mit digitalen Daten, die zum Beispiel aus dem ERP-System stammen. Intelligent Document Processing nutzt hingegen unstrukturierte Daten als Quelle, die mithilfe künstlicher Intelligenz ausgelesen und strukturiert werden. Ein typisches Einsatzgebiet für die IDP-Plattform von ExB ist die digitale Rechnungsverarbeitung.
IDP und RPA sind unterschiedliche Lösungen, die sich hervorragend ergänzen. Beispielsweise kann IDP hochwertige strukturierte Daten aus Rechnungen zur Verfügung stellen, die RPA dann weiterverarbeitet. Richtig implementiert reihen sich solche Verfahren nahtlos aneinander, sodass der manuelle Aufwand auf ein Minimum sinkt.
Ist RPA gleich KI?
Häufig wird RPA-Software mit künstlicher Intelligenz gleichgesetzt. Das entspricht jedoch nicht der Definition. So läuft klassische Robotic Process Automation rein regelbasiert und eignet sich für in immer gleicher Form wiederkehrende Aufgaben.
KI ist darüber hinaus in der Lage, Probleme durch menschenähnliches Strukturieren und Lernen zu lösen – die Möglichkeiten einer KI-gestützten Lösung gehen also über traditionelle RPA hinaus. Richtig ist allerdings, dass moderne RPA-Software häufig mit KI ausgestattet ist, um ihren Funktionsumfang zu erweitern.
Vorteile von RPA-Software für Unternehmen
Wie beschrieben, gibt es für RPA-Software viele Use-Cases. Entsprechend vielfältig sind die möglichen Vorteile, die aus dem Einsatz resultieren.
- Kosteneffizienz: RPA-Software erledigt Aufgaben, die sonst manuell ausgeführt werden müssen. Dadurch spart das Programm wertvolle Ressourcen ein.
- Produktivitätssteigerung: Neben der Kostensenkung wird die Bearbeitung der Aufgaben beschleunigt. Das führt zu spürbaren Produktivitätssprüngen in den Abteilungen.
- Unabhängigkeit: Mit RPA-Software sind Prozesse unabhängig von menschlichen Ressourcen oder Drittanbietern. Das sorgt für Planbarkeit und Skalierbarkeit.
- Sicherheit: Robotic Process Automation gilt als besonders sicher. Zum einen, weil die Software Flüchtigkeitsfehler vermeidet. Zum anderen, weil strenge Datenschutzstandards eingehalten werden.
Mitarbeiterzufriedenheit: Wiederkehrende Aufgaben sind bei Mitarbeitenden nicht beliebt. Indem die Software ihnen diese abnimmt, haben sie mehr Zeit für ihre Kernkompetenz – mit den positiven Effekten von mehr Motivation und zunehmender Treue.
RPA richtig implementieren
Um die Vorteile von RPA-Software im Unternehmen zu entfalten, ist die richtige Implementierung wichtig. Ein bewährtes Vorgehen sorgt außerdem für maximale Akzeptanz in der Belegschaft und in der Geschäftsführung für diese Innovation.
- Geeignete Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial auswählen
- Eine Risikobewertung mit Hinblick auf Compliance vornehmen
- Die passende RPA-Plattform auswählen, zum Beispiel anhand eines Lastenhefts
- Ein Pilotprojekt durchführen, um die Machbarkeit zu testen
- Automatisierungsskripte für die RPA erstellen
- Die Plattform testen, Ergebnisse validieren und Abläufe evaluieren
- Mitarbeiter schulen, um die Akzeptanz von Anfang an zu gewährleisten
- RPA-Lösung in Betrieb nehmen
- Den Prozess bewerten und die RPA-Lösung laufend optimieren, um die Effizienz zu maximieren
- Ein stetiges Monitoring einrichten und die RPA-Software regelmäßig aktualisieren
Lohnt sich KI?
Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in unseren Alltag und entsprechende Lösungen werden in den nächsten Jahren ein selbstverständlicher Baustein des digitalen Wandels in Großunternehmen und auch im deutschen Mittelstand. Doch lohnt sich KI auch für Ihr Unternehmen?
„Dank der Software von ExB konnten wir die Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung in der Logistikbranche meistern. Die automatische Zuordnung von Auftragspapieren und die Generierung von Handlungsanweisungen für unsere Mitarbeiter haben unsere Prozesse signifikant vereinfacht und beschleunigt.“
„Dank der fortschrittlichen Technologie von ExB konnten wir AGILAs Herausforderungen in der Tierkrankenversicherung nicht nur bewältigen, sondern auch einen Mehrwert bieten. Die hohe Präzision und Automatisierung von ExBs KI-Extraktion war dabei ein entscheidender Faktor.“
„Wenn es um Innovation geht, sehen wir ExB als Vordenker im Bereich KI und IDP und als wertvollen Sparringspartner, der in der Lage ist, sich für die strategische Schlüsselrolle von Machine Learning und Automatisierung einzusetzen.”
„Dank der Zusammenarbeit mit ExB konnten wir unsere E-Mail-Prozesse in Verbindung mit unserem Procurement-System enorm optimieren. Es ist, als ob wir eine digitale Verlängerung unseres Teams erhalten hätten, die unermüdlich und präzise arbeitet.”
Weitere Informationen zu RPA Software von ExB
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